Importer des écritures comptables (journal, grand livre, FEC)

Pourquoi c'est utile

Votre cabinet tient une partie des écritures, ou votre ancien logiciel en contient des milliers. Plutôt que de les ressaisir, importez un journal, un grand livre ou un FEC : chaque écriture est recréée avec sa pièce, ses comptes et son journal.

Résumé

Votre cabinet ou votre ancien logiciel vous a remis vos écritures ? Inutile de les ressaisir : Genuka importe un journal, un grand livre ou un FEC (CSV ou Excel) et recrée chaque écriture, avec sa pièce, ses comptes et son journal. C'est possible même si la comptabilité est déjà initialisée et l'exercice déjà commencé : il n'y a ni clôture ni remise à zéro à faire.

Prérequis

• Droit Gérer la comptabilité (accounting.*).
• Un exercice ouvert couvrant les dates des écritures (créez-le avant si besoin). Les écritures d'un exercice clôturé ou d'une période clôturée sont refusées.

Étapes

1. Comptabilité › Fiscal › Imports, onglet Écritures (/accounting/imports?type=journal-entries). Un modèle CSV montre le format attendu.
2. Réglez les options :
   • journal par défaut, pour un fichier sans colonne journal ;
   • statut : écritures validées (par défaut) ou en brouillon, à relire avant validation ;
   • Importer à partir du / Importer jusqu'au : la date de bascule (voir plus bas).
3. Chargez le fichier et vérifiez l'association des colonnes. Seule la date est obligatoire, avec les montants : colonnes Débit/Crédit, ou Montant + Sens (D/C). Les noms de colonnes d'un FEC et des exports français courants sont reconnus d'office.
4. Vérifiez l'aperçu : nombre d'écritures, écritures rejetées et pourquoi, doublons, journaux et comptes qui seront créés, et surtout l'avertissement de chevauchement.
5. Importez. Au-delà de 500 lignes, l'import tourne en arrière-plan : suivez sa progression dans l'historique, sous les onglets.

Comment les écritures sont reconstituées

• Par numéro d'écriture s'il existe, sinon par n° de pièce + date, sinon par une référence glissée dans le libellé (BNK1/2025/00461), sinon en regroupant les lignes consécutives d'un même journal et d'une même date jusqu'à l'équilibre.
• Dans un grand livre, le compte écrit sur la ligne d'en-tête (« 401100 Fournisseurs ») est reporté sur les lignes en dessous ; les lignes de total sont ignorées.
• La pièce devient la référence de l'écriture ; Genuka attribue son propre numéro d'écriture. Le numéro d'origine, le compte auxiliaire et le lettrage sont conservés sur les lignes.
• Les journaux et comptes absents sont créés à partir du fichier ; les existants ne sont pas modifiés.

Cas limites & erreurs fréquentes

• Compter deux fois. C'est le piège principal : si Genuka a déjà enregistré des ventes ou des paiements sur la même période, importer le journal de l'ancien logiciel les comptabiliserait une seconde fois. L'aperçu indique combien d'écritures Genuka contient déjà sur la période, par journal. Fixez alors une date de bascule (« Importer jusqu'au ») : les écritures de l'ancien logiciel avant, celles de Genuka après.
• À-nouveaux en double. Si le fichier contient les à-nouveaux (journal AN) et que vous avez aussi importé une balance d'ouverture, ils sont comptés deux fois. Excluez l'un des deux.
• Écriture déséquilibrée ou à une seule ligne. Elle est rejetée seule, avec ses numéros de ligne ; les autres sont importées. Corrigez-la dans le fichier et réimportez.
• Réimporter le même fichier. Sans danger : une écriture déjà présente (même journal, même référence, même date) est ignorée et comptée comme doublon.
• Date illisible. Les formats 31/01/2025, 2025-01-31, 20250131 et les dates Excel sont lus ; une ligne à la date illisible est signalée et son écriture rejetée.

FAQ

Faut-il clôturer l'exercice ou tout effacer avant ? Non. L'import ajoute les écritures dans l'exercice ouvert. Clôturer ne servirait à rien : la clôture reporte les soldes, elle n'efface rien.

Je n'ai que la balance, pas le détail ? Importez la balance (onglet Balance) : vous reprenez les soldes d'ouverture, sans le détail des opérations.

Puis-je importer d'abord mes journaux ? Oui, onglet Journaux : code, intitulé et type. Un journal existant voit son intitulé mis à jour, jamais son type.

Voir aussi

• Importer une balance (à-nouveaux)
• Exercices et périodes comptables
• Le plan comptable