Comprendre la comptabilité Genuka

Pourquoi c'est utile

La comptabilité est un module optionnel de Genuka : vous pouvez vendre, gérer votre stock et vos dépenses sans l'activer. Une fois activée, elle produit seule les écritures de vos ventes, achats et paiements, et votre travail consiste à les surveiller, pas à les saisir. Ce guide explique ce que cela change et ce qui reste à votre charge.

Résumé

La comptabilité de Genuka tient les livres de l'entreprise en partie double, automatiquement, à partir de l'activité déjà saisie : chaque vente, achat, encaissement et décaissement produit son écriture comptable sans double saisie. Le module sert ensuite à contrôler, corriger, clôturer et sortir les états attendus par un expert-comptable ou l'administration fiscale.

L'idée centrale : vous ne « faites » pas la comptabilité, vous la surveillez. Ce qui la remplit, ce sont vos commandes, vos dépenses et vos paiements.

Où la trouver

• Menu › Finances › Comptabilité : une fois la comptabilité mise en route, ce menu se déplie en Tableau de bord, Écritures, Journaux, Immobilisations, Analytique, Rapports, Tiers & Lettrage, Fiscal, Taxes, Conformité et Configuration. Avant, l'entrée mène à l'assistant de mise en route.
• Paramètres › Comptabilité & Finances regroupe les mêmes écrans sous forme de cartes (Comptabilité, Plan comptable, Écritures comptables, Journaux, Comptes tiers, Lettrage, Rapprochement bancaire…).
• Si l'entreprise a choisi ses modules à l'inscription et n'a pas activé la comptabilité, ces entrées n'apparaissent pas : le module s'active depuis le bouton Modules de Paramètres.

Le vocabulaire, en trois notions

Le compte. Une case où l'on range un type de valeur : « Caisse », « Clients », « Ventes de marchandises », « Achats ». Chaque compte porte un numéro (411 pour les clients, 401 pour les fournisseurs, 5xx pour la trésorerie…). L'ensemble des comptes est le plan comptable.

L'écriture. Un événement enregistré. Elle comporte toujours au moins deux lignes, et le total des débits égale toujours le total des crédits — c'est la partie double. Vendre 10 000 F payés en espèces s'écrit : Caisse +10 000 au débit, Ventes +10 000 au crédit. Si les deux colonnes ne s'équilibrent pas, l'écriture est refusée.

Le journal. Le classeur où l'on range les écritures selon leur nature : journal des ventes, des achats, de caisse, de banque, des opérations diverses, et le journal d'à-nouveaux pour la reprise d'un exercice.

Comment les écritures apparaissent

Trois sources, dans cet ordre d'importance :

1. Automatiquement, depuis votre activité. Une facture client validée alimente le journal des ventes ; une dépense fournisseur, le journal des achats ; un paiement encaissé ou décaissé, le journal de caisse ou de banque. C'est le cas de figure normal et la très grande majorité du volume.
2. Manuellement, pour ce que Genuka ne connaît pas : salaires, amortissements exceptionnels, régularisations, écritures conseillées par votre comptable. Voir « Saisir une écriture comptable ».
3. Par reprise, une seule fois au démarrage, en important la balance de votre ancien logiciel comme à-nouveaux.

Les comptes utilisés par l'automatisme se règlent dans Paramètres comptables (Menu › Finances › Comptabilité › Configuration › Paramètres), onglet Comptes par défaut : compte de vente, compte d'achat, compte de TVA, compte client, compte fournisseur, comptes de trésorerie. Un paramétrage juste au départ évite des centaines de corrections plus tard.

Choisir ce qui est comptabilisé, flux par flux

Tout ne doit pas forcément descendre dans les livres dès le premier jour. Dans Paramètres comptables, onglet Écritures automatiques, chaque flux — ventes, avoirs, achats, encaissements clients, décaissements fournisseurs, mouvements de stock, inventaires, avaries, trésorerie, immobilisations — se règle indépendamment sur trois positions :

Le réglage se fait au niveau de l'entreprise, et peut être surchargé par boutique ou par entrepôt : une succursale peut comptabiliser ses ventes pendant qu'une autre les laisse en brouillon le temps de fiabiliser sa saisie.

C'est le bon outil pour démarrer progressivement : on met les ventes en brouillon, on vérifie ce que ça produit, puis on bascule en comptabilisé. Et cela ne touche en rien votre exploitation : vos commandes, vos stocks et le solde de vos clients fonctionnent exactement pareil, comptabilité activée ou non.

Le cycle de vie d'une écriture

Une écriture naît en brouillon : modifiable, supprimable, sans effet sur vos états. Elle devient comptabilisée quand vous la validez — elle reçoit alors un numéro définitif, compte dans le bilan et le résultat, et ne peut plus être ni modifiée ni supprimée.

Cette rigidité n'est pas un défaut : c'est la garantie qui rend vos livres opposables. Pour corriger une écriture comptabilisée, on ne la retouche pas, on l'extourne : Genuka crée une écriture inverse, datée du jour, qui annule son effet, puis vous saisissez la bonne. Les deux restent visibles — c'est ce qu'un contrôleur attend de voir.

Le temps : exercices et périodes

L'activité est découpée en exercices (généralement 12 mois) eux-mêmes découpés en périodes (le plus souvent mensuelles). Une écriture se rattache automatiquement à l'exercice et à la période correspondant à sa date.

Un exercice ouvert accepte les écritures ; un exercice clôturé les refuse. C'est pourquoi une extourne est toujours datée du jour et non de la date d'origine : la date d'origine peut appartenir à une période déjà fermée.

Ce que vous en sortez

• Le bilan — ce que l'entreprise possède et ce qu'elle doit, à une date donnée.
• Le compte de résultat — ce qu'elle a gagné et dépensé sur une période ; la différence est le bénéfice ou la perte.
• Le flux de trésorerie — d'où l'argent est venu et où il est parti.
• La balance — le solde de chaque compte, l'outil de contrôle du comptable.
• Le grand livre — le détail de toutes les écritures, compte par compte.

Ces cinq états se génèrent sur un exercice ou sur une période libre, et s'exportent pour votre expert-comptable.

Référentiel comptable

Genuka connaît trois référentiels : SYSCOHADA (Afrique centrale et de l'Ouest — Cameroun, Sénégal, Côte d'Ivoire, Gabon, Congo, Tchad, Bénin, Burkina, Togo, Niger, Mali, Guinée…), le PCG français, et le PCGE marocain. Le choix se fait une fois, au démarrage, et détermine le plan de comptes généré.

Cas limites & erreurs fréquentes

• « Mes états sont vides. » La comptabilité n'a probablement pas été mise en route : sans plan comptable, sans journaux et sans exercice ouvert, rien ne peut s'enregistrer. Voir « Mettre la comptabilité en route ».
• « Mon écriture est refusée : non équilibrée. » Le total des débits diffère du total des crédits. Vérifiez chaque ligne ; l'erreur est presque toujours un montant saisi dans la mauvaise colonne.
• « Je ne peux pas supprimer cette écriture. » Elle est comptabilisée. C'est voulu : extournez-la.
• « Impossible d'enregistrer à cette date. » La période ou l'exercice visé est clos.
• « Ce flux ne produit aucune écriture. » Vérifiez sa position dans Paramètres comptables › Écritures automatiques : il est peut-être désactivé, ou en brouillon — ou surchargé pour cette boutique précise.
• « Les chiffres de la comptabilité ne collent pas avec mon tableau de bord. » C'est normal et attendu : le tableau de bord mesure le chiffre d'affaires commercial selon vos réglages (type de revenu, boutique, remises), la comptabilité applique des règles comptables. Deux questions différentes, deux réponses différentes.

FAQ

Dois-je être comptable pour m'en servir ? Non pour l'usage courant : vendez et dépensez normalement, les écritures se créent seules. Oui pour la clôture d'exercice, les déclarations fiscales et les écritures de régularisation — c'est là que votre expert-comptable intervient.

Faut-il tout ressaisir depuis mon ancien logiciel ? Non. On importe la balance de sortie comme à-nouveaux, et l'historique déjà présent dans Genuka peut être reconstruit en écritures depuis l'assistant de mise en route.

Puis-je activer la comptabilité pour une partie seulement de mon activité ? Oui : chaque flux se règle séparément (désactivé, brouillon, comptabilisé), et le réglage peut différer d'une boutique à l'autre. C'est la façon recommandée de démarrer.

Puis-je donner l'accès à mon comptable seul ? Oui. Invitez-le dans l'équipe (Paramètres › Entreprise › Équipe) et donnez-lui un rôle limité à la comptabilité, créé dans Paramètres › Entreprise › Rôles & Permissions.

Voir aussi

• Mettre la comptabilité en route
• Saisir une écriture comptable
• Le plan comptable
• Générer les états financiers
• Exercices et périodes comptables