Clôturer un exercice comptable, pas à pas

Pourquoi c'est utile

Tant qu'un exercice reste ouvert, n'importe quelle écriture peut encore modifier le résultat de l'année, et le nouvel exercice démarre sans soldes d'ouverture. La clôture fige l'année : elle calcule et affecte le résultat, reporte les soldes du bilan sur l'exercice suivant et verrouille les écritures. C'est l'étape qui rend vos comptes présentables à l'expert-comptable, à la banque et à l'administration.

Résumé

La clôture se fait dans Paramètres comptables, onglet Exercices fiscaux, avec un assistant en quatre étapes : Diagnostic, Aperçu, Confirmation, Terminé. Avant de la lancer, il faut que l'exercice suivant existe, que toutes les périodes soient clôturées, qu'aucune écriture ne soit en brouillon et que les écritures soient équilibrées. Un exercice Clôturé peut encore être rouvert ; un exercice Verrouillé, jamais.

Prérequis

• La comptabilité est activée et configurée dans Genuka.
• Permission accounting.fiscal_years.close (ou accounting.*) pour clôturer, rouvrir et verrouiller ; accounting.fiscal_years.* pour créer l'exercice suivant.
• Le travail de fin d'année est fait avec votre expert-comptable : rapprochements bancaires à jour, amortissements de l'année comptabilisés, déclarations fiscales établies, dernières factures reçues.

Étapes

1. Créer l'exercice suivant

1. Ouvrez Menu › Finances › Comptabilité › Configuration › Paramètres (/accounting/settings), onglet Exercices fiscaux.
2. Si l'exercice suivant n'existe pas, cliquez sur Créer un exercice, saisissez son Nom, sa Date de début et sa Date de fin, puis validez. Ses périodes sont créées automatiquement.

Sans exercice suivant, la clôture se fait quand même, mais sans écritures d'à-nouveau : le nouvel exercice démarrerait sans soldes d'ouverture.

2. Clôturer les périodes une à une

1. Dans la liste, cliquez sur la ligne de l'exercice à clôturer pour afficher ses périodes.
2. Cliquez sur Clôturer en face de la première période encore Ouverte. Le bouton n'apparaît que sur la plus ancienne période ouverte : les périodes se ferment dans l'ordre.
3. Recommencez jusqu'à la dernière période de l'exercice.

3. Lancer l'assistant de clôture

1. Sur la ligne de l'exercice, cliquez sur Clôturer l'exercice.
2. Diagnostic : Genuka vérifie que l'exercice est ouvert, que Toutes les périodes sont clôturées, qu'il n'y a Aucune transaction en brouillon et que Toutes les écritures sont équilibrées. Il affiche aussi le Résultat net (bénéfice ou perte), les Produits, les Charges, le nombre d'écritures non lettrées (pour information) et l'exercice qui recevra les à-nouveaux. Les liens Fermer les périodes et Voir les brouillons mènent directement à ce qui bloque. Le bouton Suivant reste grisé tant qu'un contrôle échoue.
3. Aperçu : relisez les écritures qui seront créées, compte par compte, avec leur débit et leur crédit :
   • Affectation du résultat, dans le journal des opérations diverses : chaque compte de charges (classe 6) et de produits (classe 7) est soldé, et le résultat est porté au compte 121 s'il s'agit d'un bénéfice, au compte 129 s'il s'agit d'une perte ;
   • Écritures d'à-nouveau (A-Nouveau), dans le journal d'à-nouveaux, datées du premier jour de l'exercice suivant : chaque compte de bilan (classes 1 à 5) y reprend son solde.
4. Confirmation : cochez Je confirme que les données sont correctes et que l'exercice peut être clôturé, puis cliquez sur Clôturer l'exercice.
5. Terminé : Voir les écritures générées ouvre l'écriture d'affectation du résultat ; Retour aux paramètres ramène à la liste des exercices.

4. Verrouiller, quand tout est validé

Quand votre expert-comptable a validé les comptes, cliquez sur Verrouiller sur la ligne de l'exercice clôturé, puis sur Verrouiller définitivement. Ce verrouillage est irréversible.

Ce que fait la clôture

Les statuts d'un exercice

Cas limites & erreurs fréquentes

• « Aucun exercice suivant — les écritures d'à-nouveau ne seront pas générées ». Créez l'exercice suivant avant de clôturer. Si la clôture est déjà faite, Réouvrez l'exercice, créez l'exercice suivant, puis clôturez à nouveau.
• « X période(s) encore ouverte(s) ». Fermez-les dans l'ordre depuis l'onglet Exercices fiscaux. Une période Verrouillée ne peut plus être rouverte, et le tableau de bord ne propose pas de rouvrir une période fermée : vérifiez vos écritures avant de fermer.
• « X transaction(s) en brouillon à traiter ». Comptabilisez ou supprimez chaque brouillon de l'exercice. La clôture est impossible tant qu'il en reste un.
• « Écritures déséquilibrées — écart : … ». Le total des débits et des crédits de l'exercice ne concorde pas. Cherchez l'écriture en cause avec votre comptable avant d'aller plus loin.
• Écritures non lettrées. Ce contrôle est informatif : il ne bloque pas la clôture, mais un compte de tiers ou de banque non lettré mérite d'être revu avant.
• Le compte de résultat utilisé. Genuka porte le résultat en 121 (bénéfice) ou 129 (perte), quel que soit votre référentiel. Si votre expert-comptable attend d'autres comptes, il passera une écriture de reclassement sur l'exercice suivant.
• Une facture de l'année arrive après la clôture. Réouvrir l'exercice ne rouvre pas ses périodes, et le tableau de bord ne permet pas de rouvrir une période fermée : la facture s'enregistre donc sur l'exercice en cours. Attendez d'avoir reçu toutes les pièces avant de fermer les dernières périodes.

FAQ

Puis-je annuler une clôture ? Oui, tant que l'exercice n'est pas verrouillé : Réouvrir supprime les écritures d'affectation du résultat et d'à-nouveaux, et déverrouille les écritures de l'exercice : elles redeviennent de simples écritures comptabilisées. Après un verrouillage, ce n'est plus possible.

Dois-je clôturer pour commencer à saisir dans le nouvel exercice ? Non. Le nouvel exercice reçoit des écritures dès qu'il existe. La clôture sert à figer l'ancien et à reporter ses soldes.

Où retrouver les écritures créées par la clôture ? L'affectation du résultat est dans le journal des opérations diverses, à la date de fin de l'exercice, sous la référence « CLOSE- » suivie du nom de l'exercice. Les à-nouveaux sont dans le journal d'à-nouveaux de l'exercice suivant, sous la référence « AN- » suivie du nom de cet exercice.

Voir aussi

• Exercices et périodes comptables
• Saisir, comptabiliser et corriger une écriture
• Le rapprochement bancaire
• Immobilisations et amortissements
• Générer les états financiers
• La piste d'audit