Importer une balance (à-nouveaux)

Pourquoi c'est utile

Changer de logiciel ne doit pas vous obliger à ressaisir des années d'écritures. L'import de balance reprend les soldes de chaque compte à la date de bascule et donne à Genuka un point de départ juste.

Résumé

Quand vous arrivez d'un autre logiciel comptable, vous n'êtes pas obligé de rejouer l'historique : vous pouvez reprendre les soldes de chaque compte à la date de bascule. C'est l'import de balance. Il crée une écriture d'à-nouveaux (journal AN) au premier jour de l'exercice choisi et donne à Genuka un point de départ juste. Pour reprendre aussi le détail des opérations, voyez « Importer des écritures ».

Prérequis

• Droit Gérer la comptabilité (accounting.*).
• Un exercice ouvert : l'écriture d'à-nouveaux est datée de son premier jour. Elle peut être importée même si l'exercice a déjà commencé et contient des écritures.
• La balance de votre ancien logiciel (CSV ou Excel) : un compte par ligne, avec son solde. Les exports à deux lignes d'en-tête et les montants au format français (1 000 000,00) sont reconnus.

Étapes

1. Comptabilité › Fiscal › Imports, onglet Balance (/accounting/imports?type=balance). Un modèle CSV est téléchargeable.
2. Choisissez l'exercice cible et la colonne à reporter : « solde initial » pour reconstituer le début de l'année, « solde final » d'une balance après clôture pour démarrer l'exercice suivant.
3. Chargez le fichier, puis vérifiez l'association des colonnes (code et intitulé du compte obligatoires).
4. Importez. Les comptes absents du plan comptable sont créés automatiquement à partir du fichier ; les comptes existants ne sont ni renommés ni modifiés.
5. Contrôlez le résultat : sortez le bilan à la date d'ouverture, il doit reproduire celui de votre ancien logiciel. L'import apparaît dans l'historique, sous les onglets.

Cas limites & erreurs fréquentes

• Balance déséquilibrée. Total débit ≠ total crédit dans la colonne choisie : rien n'est importé. Le plus souvent, une colonne a été mal associée ou une ligne manque.
• Comptes de charges et de produits. Une reprise ne porte que sur les comptes de bilan (classes 1 à 5). Si des comptes de classes 6, 7 ou 8 ont un solde dans la colonne choisie, l'import l'importe mais avertit : utilisez plutôt une balance après clôture ou la colonne « solde initial ».
• Réimporter. Relancer l'import sur le même exercice remplace l'écriture d'à-nouveaux importée précédemment : les soldes ne sont pas doublés.
• Balance et écritures du même exercice. Si vous importez aussi les écritures de l'exercice (journal, FEC) et qu'elles contiennent déjà leurs à-nouveaux, les soldes d'ouverture seront comptés deux fois. L'aperçu de l'import d'écritures le signale.
• Confondre avec la reconstruction. L'import de balance reprend des soldes venus de l'extérieur ; la reconstruction rejoue en écritures l'historique déjà présent dans Genuka. Les deux sur la même période comptabiliseraient les mêmes opérations deux fois.

FAQ

L'exercice a déjà commencé, est-ce trop tard ? Non. L'écriture d'à-nouveaux est datée du premier jour de l'exercice choisi, quelles que soient les écritures déjà saisies, tant que l'exercice est ouvert.

Puis-je corriger après import ? Oui : corrigez le fichier et réimportez (l'à-nouveau précédent est remplacé), ou passez une écriture de régularisation en opérations diverses.

Voir aussi

• Importer des écritures
• Mettre la comptabilité en route
• Exercices et périodes comptables
• Le plan comptable