Saisir, comptabiliser et corriger une écriture

Pourquoi c'est utile

Les ventes, dépenses et paiements produisent leurs écritures tout seuls, mais pas les salaires, les régularisations ni les ajustements demandés par votre comptable. La saisie manuelle couvre ces cas, avec un brouillon à équilibrer avant de comptabiliser.

Résumé

La plupart de vos écritures se créent seules à partir des ventes, dépenses et paiements. La saisie manuelle sert à ce que Genuka ne connaît pas : salaires, régularisations, écritures d'ajustement demandées par votre comptable. Une écriture saisie naît en brouillon, doit s'équilibrer pour être comptabilisée, et devient alors définitive.

Prérequis

• Un exercice ouvert couvrant la date de l'écriture.
• Le journal et les comptes concernés doivent exister.
• Droit de consultation des écritures pour la liste ; droit de création pour la saisie.

Étapes

1. Comptabilité › Écritures comptables (/accounting/entries), bouton Nouvelle écriture.
2. Choisissez le journal (opérations diverses pour la plupart des saisies manuelles) et la date de l'écriture.
3. Renseignez le libellé : il doit permettre de comprendre l'opération dans six mois, sans ouvrir la pièce.
4. Ajoutez les lignes. Pour chacune : un compte, un libellé, et un montant soit au débit, soit au crédit.
5. Vérifiez le total débit = total crédit affiché en bas. Tant qu'ils diffèrent, l'écriture reste en brouillon.
6. Enregistrez — l'écriture est en brouillon, encore modifiable.
7. Quand elle est juste, Comptabiliser. Elle reçoit un numéro définitif et devient intangible.

Les deux états d'une écriture

Brouillon. Modifiable, supprimable, invisible dans les états financiers. C'est un bloc-notes : rien n'y est engagé.

Comptabilisée. Numérotée, datée, présente dans le bilan, le résultat, la balance et le grand livre. Ni modifiable, ni supprimable. C'est ce qui rend vos livres crédibles vis-à-vis d'un contrôle : personne ne peut réécrire le passé.

Corriger une écriture comptabilisée : l'extourne

On ne retouche pas une écriture comptabilisée, on l'annule par une écriture inverse — l'extourne. Genuka la génère : mêmes comptes, mêmes montants, colonnes inversées, datée du jour. Vous saisissez ensuite l'écriture correcte.

Trois choses à comprendre :

• L'extourne est datée du jour, pas de la date d'origine. La période d'origine peut être close ; antidater serait justement ce qu'un contrôleur reproche.
• Les trois écritures restent visibles : l'originale, l'extourne, la corrigée. C'est le comportement attendu, pas un bug d'affichage.
• L'opération est idempotente : extourner deux fois la même écriture ne crée pas de doublon.

Champs & options

Cas limites & erreurs fréquentes

• « Écriture non équilibrée. » Débits ≠ crédits. Cherchez le montant saisi dans la mauvaise colonne — c'est la cause dans neuf cas sur dix.
• « Cette période est clôturée. » Vous datez l'écriture dans un exercice ou une période fermée. Choisissez une date dans une période ouverte, ou faites rouvrir la période.
• « Impossible de supprimer. » L'écriture est comptabilisée : extournez-la.
• Écriture générée automatiquement et fausse. Ne la corrigez pas à la main : corrigez la cause (la facture, la dépense, le paiement ou le compte par défaut mal réglé), sinon l'erreur reviendra à la prochaine opération.
• Un journal refuse d'être supprimé. Il contient des écritures. Désactivez-le plutôt.

FAQ

Quelle différence entre enregistrer et comptabiliser ? Enregistrer garde un brouillon sans effet. Comptabiliser rend l'écriture définitive et la fait entrer dans vos états.

Puis-je saisir une écriture sur l'exercice précédent ? Seulement s'il est encore ouvert. Une fois clôturé, il n'accepte plus rien — c'est le principe même de la clôture.

Où voir qui a saisi ou comptabilisé quoi ? Dans la piste d'audit, qui trace chaque opération avec son auteur et son horodatage.

Voir aussi

• Comprendre la comptabilité Genuka
• Les journaux comptables
• Le plan comptable
• Exercices et périodes comptables
• La piste d'audit