Les comptes de tiers (clients et fournisseurs)

Pourquoi c'est utile

Savoir que vos clients vous doivent de l'argent ne suffit pas : il faut savoir lequel, combien et depuis quand. Les comptes de tiers suivent chaque client et chaque fournisseur séparément, et Genuka les crée au fil de votre activité.

Résumé

Un compte de tiers est le compte individuel d'un client ou d'un fournisseur : il porte, à lui seul, ce que cette personne vous doit ou ce que vous lui devez. Genuka les crée automatiquement sous les comptes collectifs 411 (clients) et 401 (fournisseurs) au fur et à mesure de votre activité.

Pourquoi ils existent

Le compte 411 « Clients » du plan comptable ne vous dit qu'une chose : le total dû par l'ensemble de vos clients. Utile pour le bilan, inutile pour relancer. Les comptes de tiers découpent ce total client par client : 411001 pour l'un, 411002 pour l'autre. Même logique côté 401 pour les fournisseurs.

Concrètement, c'est ce qui permet de répondre à « combien ce client me doit-il exactement, et sur quelles factures ».

Ce qu'il doit, ce qu'on lui doit : deux comptes, jamais un seul

Un même client peut être dans les deux sens à la fois : il vous doit 100 000 F sur une facture, et il vous a laissé 30 000 F d'avance. Ces deux montants ne se compensent pas en comptabilité, et c'est voulu :

L'écran vous montre un solde net par confort, mais le bilan garde les deux lignes séparées : compenser une créance et une dette du même tiers est interdit en OHADA. C'est aussi ce qui évite de croire qu'un client « ne doit rien » alors qu'il a une facture en retard et une avance dormante.

L'avance ne quitte le 419 qu'au moment où on l'impute sur une facture : elle vient alors éteindre une partie de ce que le client doit.

Le lettrage

Lettrer, c'est apparier une facture avec son règlement. Une facture de 50 000 F et un encaissement de 50 000 F : une fois lettrés, ils s'annulent et disparaissent des « en cours ». Ce qui reste non lettré, c'est exactement ce qui reste à encaisser ou à payer.

C'est l'opération qui rend le suivi des impayés fiable. Sans lettrage, le solde d'un compte de tiers additionne factures et règlements sans qu'on sache ce qui correspond à quoi.

Étapes

1. Menu › Finances › Comptabilité › Tiers & Lettrage › Comptes tiers (/accounting/third-party), ou Paramètres › Comptabilité & Finances › Comptes tiers.
2. Filtrez par type — clients ou fournisseurs.
3. Cliquez sur un tiers pour voir son compte : écritures, solde, filtre lettrées / non lettrées. Un lettrage se défait aussi depuis cet écran.
4. Le bouton de lettrage ouvre l'écran Lettrage de ce compte (/accounting/reconciliation/<compte>) : sélectionnez la facture et son règlement — débits et crédits — puis Lettrer la sélection. Si les montants ne s'équilibrent pas, faites un lettrage partiel, à compléter plus tard. Lettrage automatique apparie d'un coup les débits et crédits de même montant.
5. Les lignes non lettrées restantes constituent l'encours réel de ce tiers.

La liste de tous les comptes qui ont encore des écritures à lettrer est dans Tiers & Lettrage › Lettrage (/accounting/reconciliation). Le lettrage n'est pas le rapprochement bancaire : celui-ci confronte un relevé de banque à vos écritures de trésorerie.

Champs & options

Les comptes collectifs de rattachement (411 pour les clients, 401 pour les fournisseurs) se règlent dans Comptabilité › Paramètres comptables.

Cas limites & erreurs fréquentes

• Un même client en double. Deux fiches client distinctes produisent deux comptes de tiers, donc deux encours partiels. Fusionnez d'abord les fiches côté Clients.
• Un solde de tiers qui ne correspond pas au ressenti. Cherchez les règlements non lettrés : ils gonflent artificiellement l'encours affiché.
• Un paiement encaissé sans facture rattachée. Ce n'est pas une anomalie : c'est une avance, elle vit sur le compte 419 et attend d'être imputée. Depuis la fiche du client, imputez-la sur la facture concernée — ou restituez-la.
• Un acompte. Il s'impute partiellement sur la facture, et le solde reste dû. C'est normal.
• Une avance qui ne redescend jamais du 419. C'est le symptôme d'une commande encaissée en acompte qui n'a jamais été facturée définitivement. Tant que la facture finale n'existe pas, l'avance reste au passif. Émettez la facture, ou basculez le montant sur le compte du client.

FAQ

Dois-je créer les comptes de tiers à la main ? Non. Ils se créent automatiquement quand un client ou un fournisseur en a besoin. Vous pouvez toutefois en créer un manuellement pour un cas particulier.

Quelle différence entre le solde d'un compte de tiers et la balance âgée fournisseur ? Le compte de tiers donne le solde comptable ; la balance âgée le ventile par ancienneté (à échoir, en retard de 30, 60, 90 jours). La seconde sert à prioriser, le premier à contrôler.

Où voir simplement qui me doit de l'argent ? La fiche client affiche son encours, et la page Paiements liste les impayés. Les comptes de tiers sont la vue comptable de la même réalité.

Un client sans comptabilité activée a-t-il quand même un compte ? Oui. Le solde d'un client se calcule à partir de ses factures, règlements et avoirs — pas à partir des écritures. Une entreprise qui n'a pas activé la comptabilité voit donc parfaitement ce que ses clients lui doivent ; ce sont seulement les comptes 411/419 qui n'existent pas chez elle.

Chaque taxe peut-elle avoir son propre compte ? Oui. Une entreprise qui collecte plusieurs taxes (TVA, TSPP, retenues) peut mapper chacune sur son compte ; le compte de TVA de l'entreprise ne sert que de repli pour les taxes non paramétrées.

Voir aussi

• Le plan comptable
• Comprendre la comptabilité Genuka
• Le rapprochement bancaire
• Le compte client (ardoise) : vendre à crédit et suivre les impayés