Créer une commande (avec ou sans client, à une date antérieure)

Pourquoi c'est utile

Une vente notée dans un cahier ou dans une conversation WhatsApp ne met à jour ni le stock, ni le chiffre d'affaires, ni ce que le client doit encore. En la saisissant comme commande, vous gardez au même endroit le client, les produits, le paiement et la livraison, et vous retrouvez la vente en quelques secondes.

Résumé

Le formulaire Nouvelle commande (/orders/create) sert à saisir une vente depuis le tableau de bord : produits, client (facultatif), source, date, paiement et livraison. Une commande peut être créée sans client et à une date antérieure. Pour une vente rapide au comptoir, la caisse (/pos) fait la même chose en moins de clics.

Prérequis

• Permission orders.create (création), orders.update (modification), payments.create (enregistrer un paiement).
• orders.change_user pour attribuer la vente à un autre vendeur que vous.
• party_accounts.sell_on_account pour vendre à crédit.

Étapes

1. Ventes › Commandes (/orders), puis Nouvelle commande (/orders/create).
2. En-tête :
   • Type de commande : le type de revenu généré (utile pour la comptabilité).
   • Boutique : n'apparaît que si vous avez plusieurs boutiques ; la dernière utilisée est proposée.
   • Client : facultatif (voir plus bas).
   • Vendeur : « Le membre de l'équipe qui crée cette commande » ; visible seulement avec orders.change_user.
3. Contenu de la commande : cherchez et ajoutez les produits (ou scannez leur code-barres). Un nom inconnu peut devenir un nouveau produit via « Créer un produit pour cette commande » ; ce produit est créé en brouillon.
4. Source (« D'où vient la commande ? ») : WhatsApp, Téléphone, Facebook… (voir « Les sources de commande »).
5. Statut de la commande : Commande (par défaut) ou Devis/Proforma (voir « Créer un devis »).
6. Date de la commande (« Quand la commande a-t-elle été passée ? ») : maintenant par défaut, modifiable.
7. Informations de paiement : Méthode de paiement (obligatoire, choisie parmi vos comptes de trésorerie) ; case Vente à crédit si le client paiera plus tard.
8. Informations de livraison : Livraison, Retrait en boutique ou En ligne. En livraison, l'adresse, la ville, le pays et le montant des frais sont obligatoires.
9. Vérifiez le récapitulatif (sous-total, réductions, frais, taxes, total), puis Créer.
10. Encaisser : la commande est créée en attente de paiement. Sur sa fiche, cliquez sur Enregistrer un paiement (fenêtre « Nouveau paiement ») : méthode de paiement, référence de transaction (sauf espèces), montant (prérempli avec le reste dû) et Date du paiement. Les paiements partiels sont acceptés.

Vendre sans client (client de passage)

Le champ Client est facultatif : laissez-le vide (ou utilisez Retirer le client) et la commande est enregistrée sans client. Genuka ne crée pas de fiche « client de passage » automatique.

Exception : une vente à crédit exige un client identifié (« Choisissez d'abord un client : une ardoise a besoin de quelqu'un à qui l'attribuer »). Voir « Le compte client (ardoise) ».

Créer une commande à une date antérieure

Changez la Date de la commande avant de cliquer sur Créer. Aucune limite n'est imposée : une date passée (ou future) est acceptée, et elle reste modifiable ensuite depuis Modifier sur la fiche.

Ce que la date change, et ce qu'elle ne change pas :

Champs & options

Cas limites & erreurs fréquentes

• Pas de note à la création. La note interne (« Note du client pour vous (interne) ») n'apparaît qu'une fois la commande créée, en modification.
• « Modifier » a disparu. Une commande qui a déjà un paiement enregistré ne peut plus être modifiée depuis le formulaire.
• Stock insuffisant. Si un produit suit son stock et que la quantité dépasse le disponible, la création est refusée, sauf si Autoriser les stocks négatifs est coché (Paramètres généraux › onglet Commandes).
• Vendeur refusé. Sans orders.change_user, choisir un autre vendeur est rejeté : la commande est à votre nom.
• Dupliquer. Sur la fiche d'une commande, Dupliquer la commande préremplit une nouvelle commande identique.

FAQ

Puis-je créer une vente sans client ? Oui, le client est facultatif, au comptoir comme dans le formulaire. Seule la vente à crédit exige un client.

J'ai oublié d'enregistrer une vente d'hier, comment l'antidater ? Dans le formulaire, changez la Date de la commande, puis, en enregistrant le paiement, changez aussi la Date du paiement. La facture et l'écriture comptable seront datées du jour de leur création.

La commande est créée mais apparaît « en attente de paiement ». C'est normal : enregistrez le paiement depuis la fiche (Enregistrer un paiement). En caisse, le paiement est saisi dans la foulée.

Voir aussi

• Créer un devis et le convertir (creer-devis)
• Appliquer une remise ou un code promo (appliquer-remise-commande)
• Les sources de commande (sources-commande)
• Vendre depuis la caisse (utiliser-caisse-pos)
• Le compte client (ardoise) (compte-client-ardoise)
• Être notifié des commandes et des paiements (notifications-commandes)