Traiter un retour produit, un remboursement ou un avoir

Pourquoi c'est utile

Un client qui rapporte un article, c'est trois questions : l'article revient-il en rayon, combien lui doit-on, et sous quelle forme. Traité à la main, un retour fausse le stock, le chiffre d'affaires et la caisse. Dans Genuka, le retour part de la commande d'origine : la quantité retournée est retirée de la vente, la marchandise revient en stock si elle est revendable, et un avoir est émis pour le client.

Résumé

Un retour se crée depuis une commande, passe par une approbation, puis Genuka applique ses effets : lignes de la commande réduites, stock remis selon le motif, avoir (note de crédit) émis. Par défaut, l'avoir reste sur le compte du client pour ses prochains achats ; il n'est remboursé automatiquement que si la commande n'a pas de client et a été payée.

Les retours se trouvent dans Paramètres › Ventes › Retours produits (/returns), les avoirs dans Paramètres › Ventes › Avoirs (/credits, page « Notes de crédit »).

Prérequis

• returns.view pour voir les retours, returns.create pour en créer, returns.update pour les modifier ou les soumettre, returns.approve pour les approuver, returns.delete pour supprimer un retour non confirmé.
• credit_notes.view pour consulter les avoirs.
• Une commande (pas un devis) qui contient les articles rapportés.

Étapes — créer le retour

Deux chemins mènent au même formulaire :

• depuis la commande : menu d'actions, Créer un retour ;
• depuis Retours produits : Créer un retour, puis recherchez la commande par sa référence ou le nom du client.

Ensuite :

1. Cochez les produits rapportés et la Quantité à retourner de chacun. On ne peut pas retourner plus que ce qui a été vendu, en comptant les autres retours de la même commande.
2. Raison du retour, produit par produit ou Appliquer à tous les produits : Défectueux, Non conforme, Erreur de livraison ou Insatisfaction. Un commentaire est possible.
3. Date de retour (obligatoire) et Entrepôt de retour, où la marchandise est physiquement reçue.
4. Statut : Brouillon (vous le complétez plus tard) ou En attente d'approbation (prêt à valider).
5. Créer le retour.

Étapes — approuver le retour

1. Ouvrez le retour.
2. S'il est en Brouillon : Soumettre pour approbation. Il passe En attente d'approbation.
3. Un membre qui a le droit returns.approve clique sur Approuver le retour et confirme. L'action est définitive.

Le retour devient Confirmé. Tant qu'il ne l'est pas, rien ne bouge : ni le stock, ni la commande, ni l'avoir. Un retour en brouillon ou en attente se modifie (Modifier le retour) ou s'annule (Changer le statut › Annulé).

Ce que fait l'approbation

Utiliser ou rembourser l'avoir d'un client

• Sur un prochain achat : fiche du client, onglet Compte, bloc Utiliser son crédit, Imputer sur une facture. Aucun mouvement de caisse : l'argent avait déjà été encaissé.
• En espèces : le tableau de bord n'a pas de bouton pour rembourser un avoir déjà émis (le bouton Restituer de l'onglet Compte ne concerne que les avances). Pour qu'un retour soit remboursé au lieu d'être crédité, l'entreprise peut changer son réglage par défaut (« crédit sur le compte » ou « remboursement ») en le demandant à l'assistant Genuka, avant d'approuver le retour. Ce réglage demande le droit de gérer l'entreprise ou les comptes de trésorerie.

Suivre les retours et les avoirs

• Retours produits : référence, commande, client, date de retour, statut et montant ; filtre par statut.
• Sur la commande : un encadré « Retours effectués sur cette commande » avec Voir le retour, et la carte Notes de crédit.
• Avoirs (« Notes de crédit ») : référence, commande associée, client, date d'émission, statut et montant. La fiche détaille les articles et, s'il y a eu remboursement, le Montant remboursé. Les avoirs ne se créent pas depuis cette page : ils naissent des retours.

Cas limites & erreurs fréquentes

• « Il ne reste que … de ce produit à retourner sur cette commande » : la quantité dépasse ce qui a été vendu moins ce que les autres retours de la commande reprennent déjà (brouillons compris, retours annulés exclus).
• Pas de bouton Créer un retour sur un devis : il faut d'abord convertir le devis en commande.
• Un retour confirmé est figé : il ne se modifie plus, ne change plus de statut et ne se supprime plus.
• Commande pas encore payée : l'approbation réduit déjà le montant de la commande, et un avoir du même montant est quand même émis sur le compte du client. Vérifiez avant d'imputer cet avoir, pour ne pas accorder la réduction deux fois.
• Statut « Remboursée » jamais atteint : un avoir remboursé reste affiché Validée ; le remboursement se lit dans Montant remboursé sur sa fiche.
• Taxes et remises : l'avoir reprend le prix des articles tel qu'il figure sur la ligne de commande ; les taxes et la remise globale de la commande n'y sont pas reportées depuis le tableau de bord.
• Remboursement en espèces et contrôle de caisse : un remboursement automatique sorti d'une caisse en espèces est compté dans la session ouverte de cette caisse et baisse son solde attendu.

FAQ

Le client rapporte un article : est-ce que je dois le rembourser ? Genuka propose par défaut un avoir sur son compte, utilisable sur ses prochains achats. Un remboursement automatique n'a lieu que pour une vente sans client déjà payée, ou si l'entreprise a choisi le remboursement comme règle par défaut.

L'article retourné revient-il en stock ? Oui pour les motifs Erreur de livraison et Insatisfaction. Non pour Défectueux et Non conforme : l'article abîmé reste hors du stock. Choisissez donc le motif avec soin, il décide du retour en rayon.

Quelle différence entre un retour et un avoir ? Le retour décrit la marchandise reprise et pourquoi. L'avoir est le document financier qui en découle : ce que vous devez au client.

Puis-je faire un échange ? Il n'y a pas d'échange en une opération : enregistrez le retour, puis une nouvelle commande, et imputez l'avoir du client sur sa facture.

Voir aussi

• Créer une commande (creer-commande)
• Le compte client (ardoise) (compte-client-ardoise)
• Enregistrer un paiement (enregistrer-paiement)
• Comprendre le stock (comprendre-le-stock)
• Les comptes de trésorerie (comptes-tresorerie)