Comprendre et changer le statut d'une commande (paiement, livraison, annulation)

Pourquoi c'est utile

Une boutique qui vend beaucoup doit savoir, sans ouvrir chaque fiche, quelles commandes attendent encore un paiement et lesquelles restent à livrer. Genuka suit séparément ces deux avancements, met à jour le paiement tout seul quand l'argent est enregistré, et permet de traiter des dizaines de commandes d'un coup. Annuler une commande remet aussi le stock et les paiements en ordre, sans calcul à la main.

Résumé

Une commande porte trois informations distinctes :

• son état : Devis/Proforma, Commande ou annulée ;
• son statut de paiement : En attente de paiement, Partiellement payée ou Entièrement Payée ;
• son statut de livraison : En attente de livraison, Livraison partielle ou Livrée ou récupérée.

Les deux statuts s'affichent en pastilles dans la liste Ventes › Commandes (/orders) et en haut de la fiche, à côté de Détails de la commande.

Prérequis

• orders.view pour voir les commandes.
• orders.update pour changer un statut (un par un ou en groupe).
• deliveries.create pour le bouton Marquer comme livrée ou récupérée.
• orders.delete pour annuler, restaurer et voir l'Historique de modification.

Le statut de paiement : il suit les paiements

Vous ne le choisissez pas à la main : Genuka le recalcule à chaque paiement ajouté, modifié ou supprimé.

Pour faire avancer ce statut, enregistrez le paiement sur la fiche (voir « Enregistrer un paiement »).

Le statut de livraison

Pour une commande seule : bouton Marquer comme livrée ou récupérée en haut de la fiche, puis confirmez (« Êtes-vous sûr de vouloir marquer cette commande comme livrée ou récupérée ? »). Le bouton n'existe que pour une commande (pas un devis) qui n'est pas encore livrée. Les livraisons gérées avec un livreur ont leur propre suivi (voir « Préparer une livraison »).

Changer le statut de plusieurs commandes

1. Dans Ventes › Commandes, cochez les commandes.
2. Cliquez sur Changer le statut du paiement ou Changer le statut de la livraison.
3. Choisissez le nouveau statut (« Appliquer à N éléments »), puis Appliquer.

Ce que fait le changement groupé du paiement :

• vers Entièrement Payée : Genuka enregistre, pour chaque commande, un paiement du reste dû, daté du jour, sur le compte de trésorerie de la commande ;
• vers En attente de paiement : les paiements de la commande sont retirés et rattachés à un avoir, et la commande repasse en attente.

Ce sont donc de vrais mouvements d'argent, visibles dans la trésorerie et la comptabilité. Pour un paiement partiel, ou sur un autre compte, passez par la fiche de la commande.

Annuler une commande

1. Ouvrez la commande, menu Actions › Annuler.
2. Confirmez : « Êtes-vous sûr de vouloir annuler cette commande ? ».

Plusieurs commandes s'annulent aussi d'un coup depuis la liste (bouton Annuler après sélection).

Ce que l'annulation fait :

• le stock sorti par la commande revient dans ses entrepôts ;
• les paiements déjà reçus sont remboursés par un avoir ;
• les factures encore en attente sont supprimées, les autres perdent leur caractère de facture finale ;
• la commande disparaît de la liste et des chiffres de vente.

Pour la retrouver, cochez Afficher les commandes supprimées dans les filtres de la liste.

Restaurer une commande annulée

Sur la fiche d'une commande annulée (ou après sélection dans la liste), cliquez sur Restaurer. Genuka remet la même commande dans son état d'avant (commande ou devis) et défait ce que l'annulation avait fait : stock, avoirs, écritures.

La suppression automatique des commandes non payées

Paramètres › Entreprise › Paramètres généraux, onglet Commandes, réglage Durée avant suppression automatique : « Durée en minutes avant que la commande ne soit supprimée automatiquement si elle n'a pas été payée. Permettant ainsi de libérer les stocks ».

• Vide ou 0 : rien n'est supprimé (réglage par défaut).
• Avec une durée : toute commande créée lance un minuteur ; si elle n'est pas entièrement payée à l'échéance, elle est annulée automatiquement, comme une annulation manuelle.
• Le premier paiement, même partiel, arrête le minuteur.

Les statuts de ligne (facultatifs)

Pour suivre chaque article séparément (préparé, en atelier, prêt…), définissez vos propres statuts dans Paramètres généraux › Commandes › Statuts des lignes de commande (nom, couleur, icône ; le premier est celui par défaut). Une pastille apparaît alors sous chaque produit de la fiche ; cliquez dessus pour changer le statut de la ligne. Ces statuts n'ont aucun effet sur le paiement, la livraison ou le stock.

Filtrer la liste par statut

Dans Ventes › Commandes, les filtres proposent :

Cas limites & erreurs fréquentes

• « Livraison annulée » ne fait rien. Le changement groupé du statut de livraison propose ce choix, mais il n'a aujourd'hui aucun effet : la commande garde son statut, alors qu'un message confirme le changement.
• Pastilles en anglais. Une commande annulée affiche « Canceled », une commande restaurée « Restored », même en français.
• Le message de restauration est trompeur. La confirmation annonce « nous allons créer une nouvelle commande », et le message qui suit, en anglais, dit « New order created successfully ». En réalité, Genuka restaure la commande d'origine, avec sa référence.
• Commande dont tout a été retourné. Quand toutes les quantités sont revenues par des retours, la commande n'a plus d'article : la plupart des actions disparaissent et le changement groupé est refusé.
• Une commande expirée est annulée, pas effacée. Elle se retrouve avec Afficher les commandes supprimées et peut être restaurée.

FAQ

Comment marquer une commande comme payée ? Enregistrez le paiement sur sa fiche (Enregistrer un paiement). Pour plusieurs commandes payées en totalité, utilisez Changer le statut du paiement › Entièrement Payée dans la liste : un paiement du reste dû est créé pour chacune.

Quelle différence entre annuler et supprimer une commande ? Il n'y a qu'une action, Annuler : la commande sort de la liste et des ventes, son stock et ses paiements sont repris, mais elle reste consultable et restaurable.

Pourquoi mes commandes non payées disparaissent-elles toutes seules ? Une Durée avant suppression automatique est réglée dans Paramètres généraux › Commandes. Videz-la pour arrêter.

Voir aussi

• Créer une commande (creer-commande)
• Modifier une commande (modifier-commande)
• Enregistrer un paiement (enregistrer-paiement)
• Traiter un retour (traiter-retour)
• Préparer une livraison (preparer-livraison)