Personnaliser ses factures, devis et reçus (logo, mentions, numérotation)

Pourquoi c'est utile

Une facture sans logo, sans numéro fiscal ou avec une numérotation incohérente fait douter le client et pose problème en cas de contrôle. Genuka construit ses factures, devis et reçus à partir des informations de votre entreprise : il suffit de les renseigner une fois pour que tous les documents soient à votre image. Vous choisissez aussi le format des numéros, par exemple pour repartir à 1 chaque année.

Résumé

Le tableau de bord ne propose pas d'éditeur de modèle : la mise en page, les couleurs et l'ordre des blocs sont fixes. Vous personnalisez ce qui s'y affiche :

• l'en-tête (logo, nom, contact, numéro fiscal, registre de commerce, adresse) ;
• la numérotation de chaque type de document ;
• la note destinée au client ;
• les informations en plus à l'impression (images, lots, dates…) ;
• le format des reçus, et la signature du client.

Pour des modèles de facture vraiment sur mesure, voir l'application « Invoices & Documents » (leçon app-documents).

Prérequis

• Pour l'en-tête : accès à Paramètres › Entreprise › Entreprise (company.view pour l'ouvrir).
• Pour la numérotation et la note par défaut : le droit de gérer l'entreprise (company.*), sans lequel les onglets de Paramètres généraux ne s'affichent pas.

Étapes — l'en-tête des documents

1. Paramètres › Entreprise › Entreprise (/company).
2. Ajoutez votre logo et renseignez :
   • Nom ;
   • Contact (e-mail ou téléphone) ;
   • Numéro Fiscal (NIU, TAX ID, ...) ;
   • Registre de commerce ;
   • Adresse de votre entreprise / Votre adresse, la ville et le pays.
3. Enregistrez.

Sur la facture et le devis PDF, l'en-tête reprend le logo, le nom de l'entreprise, le nom de la boutique, le contact, le numéro fiscal, le registre de commerce et l'adresse. Si une boutique a son propre logo (Paramètres › Entreprise › Boutiques), c'est lui qui s'affiche sur les documents de cette boutique.

Étapes — la numérotation des documents

1. Paramètres › Entreprise › Paramètres généraux, onglet Numéro de document.
2. Chaque type de document a son bloc. Le type s'affiche en code : ORDER (commandes), INV (factures), QUOTE (devis), PAYMENT (paiements), DLV (livraisons), RET (retours), CN (avoirs), BILL (dépenses), PO (bons de commande fournisseur), PROD (ordres de production), SE (entrées de stock), SL (pertes), GRN (affiché « Bon de réception »).
3. Pour chaque type, réglez :
   • le modèle du numéro, avec ces repères : {YEAR}, {MONTH}, {DAY}, {YY}, {MM}, {DD}, {FY} (exercice), {DOCTYPE}, {DOCTYPE_SHORT}, {COUNTER} ; exemple : FAC-{YEAR}-{COUNTER} ;
   • le nombre de chiffres du compteur ;
   • le numéro de départ du compteur ;
   • le compteur actuel : le dernier numéro émis, avec le prochain numéro affiché en dessous ;
   • la remise à zéro du compteur chaque année ou chaque mois.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Par défaut, chaque type suit le modèle #{DOCTYPE}_{COUNTER} sur 4 chiffres, à partir de 1000. Le nouveau format s'applique aux documents créés ensuite ; les numéros déjà émis ne changent pas.

L'année, le mois, le jour, l'exercice et la remise à zéro du compteur suivent le calendrier de l'entreprise, dans le fuseau horaire de l'entreprise, et non l'heure du serveur : au Cameroun, une facture faite à 00 h 30 le 1er du mois est numérotée dans le nouveau mois. Pour une vente faite hors connexion sur la caisse de l'application pour ordinateur, c'est la date de la vente qui compte, pas celle de la synchronisation.

Étapes — la note pour le client

• Note par défaut : Paramètres généraux, onglet Lien de facture, champ Note publique par défaut (« Cette note sera ajoutée à tous vos liens de factures publics pour vos clients… »), par exemple vos délais de livraison ou vos conditions. Elle s'affiche sur le lien public de chaque commande qui n'a pas sa propre note.
• Note d'une commande : sur la fiche, carte Note pour le client (publique), icône Modifier. Elle remplace la note par défaut sur le lien et s'imprime sur la facture PDF.

Étapes — choisir ce qui s'imprime

• Facture ou devis PDF : Actions › Télécharger la facture propose d'ajouter les Images du produit, la Description, la Quantité en stock, le Nom de l'entrepôt, le Numéro de lot, la Date d'expiration et la Date de production. Le choix est gardé sur cet appareil.
• Reçu : Actions › Imprimer le reçu choisit le document (Reçu de paiement ou Bon de livraison), le Format d'impression (Thermique (reçu 58/80mm) ou Matricielle (A4 — Original + Duplicata)), la Version (Complet ou Compact, ce dernier pour les imprimantes Bluetooth, USB ou série), le Nombre d'exemplaires pour la matricielle, et la connexion de l'imprimante.

La signature du client

Une fois la commande livrée et rattachée à un client, un bouton Sign Order (libellé en anglais) apparaît sur la fiche et sur le lien public : le client signe à l'écran. La signature, avec son nom et sa date, s'imprime ensuite sur la facture PDF.

Cas limites & erreurs fréquentes

• Pas de choix de modèle, de couleur ni de pied de page. Ces éléments sont fixes dans le tableau de bord. Utilisez la note publique pour vos conditions, ou l'application « Invoices & Documents ».
• La note par défaut ne s'imprime pas sur le PDF. Elle n'apparaît que sur le lien public ; seule la note publique propre à la commande est imprimée.
• La note interne affiche la note par défaut. Sur une commande sans note interne, la carte Note du client pour vous (interne) montre la note publique par défaut : ce texte n'est pas une note interne.
• Champs personnalisés de facture sans effet visible. L'onglet Lien de facture permet de créer des champs personnalisés (sa description parle à tort « de vos clients »), mais ils ne s'affichent aujourd'hui ni sur la fiche d'une facture, ni sur le PDF.
• Onglet Numéro de document peu traduit. Les types de documents s'affichent en code, et plusieurs libellés restent en anglais (« Current counter », « Reset the counter yearly », « Reset the counter monthly »). Les messages d'enregistrement sont aussi en anglais.
• Changer le compteur à la main est risqué. Revenir à une valeur plus basse peut faire réémettre un numéro déjà utilisé. Ne touchez au compteur actuel que pour un changement d'année ou une reprise d'un autre logiciel.
• Pas de création de nouveau type de document : la liste des types est fixée par Genuka.

FAQ

Comment mettre mon logo sur mes factures ? Ajoutez-le dans Paramètres › Entreprise › Entreprise. Il apparaît sur les factures, les devis et le lien public.

Comment faire commencer mes factures à FAC-2026-0001 ? Paramètres généraux › Numéro de document, bloc INV : modèle FAC-{YEAR}-{COUNTER}, compteur sur 4 chiffres, remise à zéro chaque année, puis Enregistrer.

Puis-je ajouter mes conditions générales sur la facture ? Pas dans un pied de page dédié. Mettez-les dans la Note publique par défaut (lien public) ou dans la note publique de la commande (lien et PDF).

Puis-je changer les couleurs de la facture ? Non, pas depuis le tableau de bord.

Voir aussi

• Facturer une commande (facturer-commande)
• Paramètres de l'entreprise (parametres-entreprise)
• Paramètres globaux (parametres-globaux)
• Gérer ses boutiques (gerer-boutiques)
• Application Invoices & Documents (app-documents)