Facturer une commande — générer, télécharger et envoyer la facture

Pourquoi c'est utile

Un client professionnel, un client qui paie à distance ou un client qui veut une preuve d'achat demande une facture. Refaire ce document à la main dans un traitement de texte prend du temps et crée des écarts avec la caisse. Dans Genuka, les factures naissent des commandes et des paiements : vous n'avez qu'à les télécharger ou à envoyer le lien au client.

Résumé

Vous n'avez pas de bouton « créer une facture » à chercher : Genuka émet les factures tout seul quand une commande est encaissée (facture d'acompte pour un paiement partiel, facture finale pour le solde) ou vendue à crédit. Depuis la fiche de la commande, vous téléchargez le PDF, vous l'imprimez ou vous partagez le Lien de la facture, sur lequel le client peut aussi payer.

Prérequis

• orders.view pour ouvrir la commande et télécharger sa facture.
• invoices.view pour la liste Factures.
• orders.delete pour supprimer une facture en attente depuis la liste.
• Pour que le client puisse payer depuis le lien : au moins une méthode de paiement en ligne active (voir « Moyens de paiement »).

Quand Genuka crée une facture

Un devis n'a jamais de facture : convertissez-le d'abord en commande (voir « Créer un devis »).

Chaque facture a sa propre référence, tirée de la numérotation des factures (voir « Personnaliser les documents »).

Étapes — télécharger ou imprimer la facture

1. Ouvrez la commande (Ventes › Commandes).
2. Menu Actions › Télécharger la facture.
3. Cochez ce que vous voulez afficher en plus : Images du produit, Description, Quantité en stock (à retirer de l'inventaire), Nom de l'entrepôt, Numéro de lot, Date d'expiration, Date de production. Ces choix sont mémorisés sur cet appareil.
4. Télécharger enregistre le PDF (invoice-<référence>.pdf) ; Imprimer l'envoie directement à l'imprimante.

Le PDF porte le titre « Facture » suivi de la référence de la commande, avec votre logo, vos coordonnées, le client, les articles, les totaux, le montant payé et le reste à payer. Pour un devis, le titre devient « Devis ».

Dans le même menu : Imprimer le reçu (reçu de paiement ou bon de livraison sur imprimante ticket) et Bordereau de livraison.

Étapes — envoyer la facture au client

Trois façons :

1. Le lien de la facture. La fiche d'une commande affiche la carte Lien de la facture : « Avec ce lien … peut payer directement sa facture en ligne et suivre sa commande. » Copiez le lien et envoyez-le par WhatsApp, SMS ou e-mail. Le client y voit sa commande, peut l'Imprimer et, si une méthode de paiement en ligne est active, la Régler la facture.
2. Par e-mail. Actions › Send email notification (libellé en anglais) envoie au client un e-mail de confirmation avec le lien de sa facture, et prévient votre équipe selon ses préférences. Le client doit avoir une adresse e-mail.
3. Avec l'assistant Genuka. Demandez-lui « envoie la facture de la commande … » : il joint le PDF dans la conversation (tableau de bord ou WhatsApp) pour que vous le transfériez, ou envoie l'e-mail de confirmation au client après votre accord.

Le client reçoit aussi automatiquement cet e-mail de confirmation quand la commande devient entièrement payée, s'il a une adresse e-mail.

Retrouver ses factures

• Sur la commande : dans Informations de paiement, la rubrique Factures liées liste les factures de la commande, avec leur statut ; un clic ouvre la facture (lignes, totaux, paiements).
• Toutes les factures : Paramètres › Ventes › Factures (/orders/invoices). Colonnes : Référence, Commande, Facture finale, Facture de dépôt, Montant, Statut, Magasin. Filtres : Statut (En attente, Payée, Partiellement payée, Annulée), Type de facture (Facture finale, ou « Facture Proforma » pour une facture non finale) et Type de dépôt (acompte ou non).

Statuts d'une facture

Cas limites & erreurs fréquentes

• Ne marquez pas une facture « Payée » depuis la liste. L'action groupée Changer le statut de la facture change seulement l'étiquette : aucun paiement n'est enregistré, la commande reste à encaisser et la trésorerie ne bouge pas. Enregistrez toujours le paiement sur la commande (voir « Enregistrer un paiement »).
• Le PDF est celui de la commande. Télécharger la facture produit un seul document par commande, à sa référence, avec ce qui est payé et ce qui reste. Les factures d'acompte et la facture finale, avec leurs propres références, se consultent dans le tableau de bord mais n'ont pas de PDF séparé.
• Supprimer une facture n'est possible que si elle est en attente et que la commande n'a aucun paiement.
• Pas d'envoi WhatsApp automatique. Aucun message WhatsApp ne part seul avec la facture : partagez le lien, ou montez une automatisation (voir « Être notifié des commandes et des paiements »).
• Envoi d'e-mail en échec : une commande sans client, ou un client sans e-mail, ne peut pas recevoir la confirmation.
• Entrées absentes du menu Actions. Sur certains comptes, Imprimer le reçu, Télécharger la facture et Bordereau de livraison sont masqués par un réglage de Genuka ; contactez le support si vous ne les voyez pas.
• Titre de la page d'une facture en anglais. Sur la fiche d'une facture, le statut à côté du titre s'affiche en anglais (« Pending », « Paid »…).

FAQ

Comment faire une facture pour un client ? Créez la commande, puis enregistrez son paiement : la facture est émise. Téléchargez-la avec Actions › Télécharger la facture, ou envoyez-lui le Lien de la facture.

Le client a payé un acompte, a-t-il une facture ? Oui, une facture d'acompte du montant versé. Au solde, la facture finale reprend la commande et déduit les acomptes.

Comment envoyer la facture par WhatsApp ? Copiez le Lien de la facture depuis la fiche et collez-le dans la conversation, ou demandez à l'assistant de vous donner le PDF à transférer.

Puis-je changer le numéro de mes factures ? Oui, dans Paramètres généraux › Numéro de document (voir « Personnaliser les documents »).

Voir aussi

• Enregistrer un paiement (enregistrer-paiement)
• Personnaliser les documents (personnaliser-documents)
• Statuts de commande (statuts-commande)
• Traiter un retour (traiter-retour)
• Créer un devis (creer-devis)