Créer un rôle et choisir ses permissions

Pourquoi c'est utile

Les rôles fournis par Genuka couvrent les cas courants, mais votre organisation a ses propres postes : responsable d'entrepôt, vendeur qui ne voit pas les marges, comptable externe. Un rôle personnalisé regroupe exactement les permissions d'un poste. Vous le créez une fois, puis vous l'attribuez à chaque personne qui occupe ce poste.

Résumé

Les rôles se gèrent dans Paramètres › Entreprise › Rôles & Permissions. Un rôle a un nom et une liste de permissions, groupées par module. On l'attribue ensuite à un membre depuis sa fiche dans Paramètres › Entreprise › Équipe. Pour comprendre ce que recouvre une permission, lisez d'abord « Droits d'accès, rôles et permissions ».

Prérequis

• Créer, modifier ou supprimer un rôle : permission users.* (administrateurs, et par défaut le rôle Manager).
• Consulter la liste des rôles : users.view suffit.
• Attribuer un rôle à un membre : être administrateur. Un gérant (rôle Manager) ne peut pas changer le rôle d'un membre existant.

La liste des rôles

L'écran Rôles affiche pour chaque rôle son Nom, sa Description, le nombre de Permissions, de Membres, et son Type :

• Système : Administrateur, Manager, Agent de service, Livreur, Comptable. On peut changer leurs permissions, pas leur nom, et on ne peut pas les supprimer.
• Personnalisé : les rôles que vous créez.

Étapes — créer un rôle

1. Paramètres › Entreprise › Rôles & Permissions (/settings/roles).
2. Cliquez sur Créer un rôle.
3. Renseignez :
   • Nom interne : minuscules, chiffres, _ ou -, sans espace (ex. responsable_entrepot) ;
   • Nom affiché : ce que verra l'équipe (ex. « Responsable d'entrepôt ») ;
   • Description (facultative).
4. Dans Permissions, cochez ce que le rôle doit ouvrir. Les permissions sont rangées par module (Commandes, Produits, Stocks, Comptabilité, Messagerie, Assistant IA…). Aidez-vous de :
   • Rechercher une permission… ;
   • le filtre Toutes / Accordées / Refusées ;
   • Tout ouvrir / Tout fermer et Tout sélectionner / Tout désélectionner.
5. Enregistrer. Genuka affiche « Rôle créé ».

Dans chaque module, Tout gérer (…) correspond au joker (orders.*, stocks.*…) : il donne toutes les actions du module. Voir (…), Créer (…), Modifier (…), Supprimer (…) sont les actions séparées.

Étapes — attribuer le rôle à un membre

1. Paramètres › Entreprise › Équipe, ouvrez le membre (ou Créer un compte pour un nouveau).
2. Dans Rôle, choisissez le rôle. Ses permissions se cochent dans Choisir les permissions de l'utilisateur.
3. Ajustez si besoin les permissions de ce membre, puis Enregistrer.

Quand vous changez le rôle ou les permissions d'un membre, ses sessions ouvertes sont fermées : il doit se reconnecter pour que ses nouveaux droits s'appliquent partout.

Étapes — modifier ou supprimer un rôle

1. Dans la liste des rôles, ouvrez le rôle.
2. Cochez ou décochez des permissions, puis Enregistrer (« Rôle mis à jour »).
3. Pour un rôle personnalisé, Supprimer le retire définitivement, après confirmation.

Champs & options

Cas limites & erreurs fréquentes

• « Utilisez uniquement minuscules, chiffres, underscores ou tirets. » — le Nom interne contient une majuscule, un espace ou un accent. Mettez le libellé lisible dans Nom affiché.
• « Sélectionnez au moins une permission » — un rôle vide ne s'enregistre pas.
• Vous ne pouvez accorder que ce que vous avez. Un membre qui gère l'équipe sans être administrateur ne peut cocher que des permissions qu'il détient lui-même ; les autres sont ignorées à l'enregistrement.
• Modifier un rôle met à jour les membres qui le portent. Les nouvelles permissions s'appliquent tout de suite à chaque membre qui porte ce rôle dans cette entreprise. Si vous retirez une permission, ces membres sont déconnectés et doivent se reconnecter : le retrait s'applique partout. Un membre qui travaille à ce moment-là dans une autre de ses entreprises reçoit les nouvelles permissions en revenant sur celle-ci.
• Un rôle qu'on ne peut pas supprimer — les rôles système ne se suppriment pas, ni un rôle encore attribué : « Réassignez les … membre(s) avant de supprimer. »
• Le rôle Administrateur ouvre tout, y compris la facturation, l'équipe et la suppression de données. Préférez un rôle personnalisé.

FAQ

Puis-je renommer le rôle « Agent de service » en « Vendeur » ? Non, le nom d'un rôle système est verrouillé. Créez un rôle personnalisé « Vendeur » avec les permissions voulues.

Le rôle Manager peut-il créer des rôles ? Oui, par défaut il porte users.*. Mais il ne peut y accorder que les permissions qu'il a lui-même, et il ne peut pas changer le rôle d'un membre existant.

Comment donner l'accès à l'assistant IA ? Cochez Assistant IA dans le rôle. C'est la permission agent.access, accordée d'office aux rôles et qu'un administrateur peut retirer.

Qui peut changer le modèle d'IA ? Les membres qui ont la permission ai.manage (« Choisir les modèles d'IA »). Un modèle plus puissant consomme plus de jetons IA par question : c'est une décision de dépense. Seuls les administrateurs l'ont d'office ; donnez-la à un rôle en la cochant.

Et la messagerie d'équipe de l'application Genuka Workspace ? Elle a ses propres permissions, distinctes de la Boîte de réception : chat.use (« Utiliser la messagerie »), accordée d'office à tous les rôles et qu'un administrateur peut retirer ; chat.groups.create (« Créer des groupes de discussion ») et chat.messages.delete_any (« Supprimer les messages des autres membres »), que seuls les administrateurs ont d'office : cochez-les sur le rôle qui en a besoin.

Et le Travail (tâches, notes partagées, validations) de l'application Genuka Workspace ? Il est ouvert par la permission work.use (« Utiliser le travail (tâches, notes, validations) »), accordée d'office à tous les rôles : un administrateur peut la retirer d'un rôle pour masquer le Travail à ses membres. Le gestionnaire du Travail d'une entreprise est celui qui détient le droit users.* (voir ci-dessus).

Voir aussi

• Droits d'accès, rôles et permissions (droits-et-permissions)
• Inviter un membre de l'équipe (inviter-membre)
• Politique de sécurité : PIN, mot de passe et sessions (politique-securite)