Droits d'accès, rôles et permissions

Pourquoi c'est utile

Toute l'équipe ne doit pas tout voir : un caissier n'a pas besoin de la comptabilité, un comptable externe ne doit pas accorder de crédit aux clients. Les rôles et permissions de Genuka règlent ce que chacun voit et fait, module par module. Comprendre ce mécanisme vous évite aussi de croire qu'une fonctionnalité manque, alors qu'elle est simplement fermée à votre compte.

Résumé

Chaque membre de l'équipe reçoit un rôle, et chaque rôle porte une liste de permissions. Une permission ouvre un module ou une action précise : voir les commandes, créer un produit, consulter la comptabilité, exporter les données. Un utilisateur ne voit dans son menu que ce que son rôle lui ouvre.

Une page peut aussi manquer au menu pour une autre raison : si l'entreprise a choisi ses modules, une page d'un module non activé est masquée et renvoie vers Paramètres, où le bouton Modules l'active. Ce n'est pas une question de droit.

Point important : ne pas avoir accès à une fonctionnalité ne signifie pas qu'elle n'existe pas. Elle existe, elle est simplement fermée à ce compte — et un administrateur peut l'ouvrir en quelques secondes.

Comment c'est structuré

Une permission s'écrit ressource.action : orders.view (voir les commandes), expenses.create (créer une dépense), accounting.view (consulter la comptabilité). Le joker ressource.* accorde toutes les actions d'une ressource : orders.* donne tout sur les commandes.

Les administrateurs disposent de l'ensemble des droits sans avoir à les cocher un par un. Ce statut, comme tout rôle, vaut pour une seule entreprise : être administrateur de la sienne ne donne aucun droit d'administrateur dans une autre.

Genuka fournit des rôles système — Administrateur, Manager, Agent de service (employé), Livreur, Comptable — dont on peut modifier les permissions mais pas le nom, et l'on peut créer des rôles personnalisés. Trois droits sont accordés d'office à tous les rôles : agent.access, l'accès à l'assistant IA, chat.use, la messagerie d'équipe de l'application mobile Genuka Workspace, et work.use, le Travail (tâches, notes, validations) ; un administrateur peut les retirer à un rôle. Dans cette messagerie d'équipe, créer un groupe de discussion (chat.groups.create) et supprimer les messages des autres membres (chat.messages.delete_any) se cochent rôle par rôle ; chacun peut toujours supprimer ses propres messages. Choisir le modèle d'IA de chaque usage demande ai.manage, que seuls les administrateurs ont d'office : un modèle plus puissant consomme plus de jetons.

Certains modules ont des permissions granulaires. La comptabilité, par exemple, se découpe finement : accounting.entries.view, accounting.journals.view, accounting.reconciliation.view, accounting.fixed_assets.view, accounting.export, accounting.setup. Cela permet de donner à un expert-comptable exactement ce dont il a besoin — souvent la consultation et l'export, sans le paramétrage.

Connecter les comptes Meta de l'entreprise — Instagram, Pages Facebook, comptes publicitaires Facebook Ads, pixel — demande meta.connections. Ce droit confie des données Meta à Genuka : seuls les administrateurs le portent d'office, et il s'accorde ensuite à la main, rôle par rôle. Il ne concerne pas WhatsApp, qui a ses propres droits.

Ce que voit chacun dans la messagerie

inbox.view ouvre la Boîte de réception, mais pas tout son contenu. Sans inbox.conversations.view_all, un membre ne voit que les conversations qui lui sont assignées. Et chaque numéro WhatsApp — comme chaque compte Instagram connecté — a sa propre permission : sans elle (ou inbox.connections.*, qui les donne toutes), il ne voit rien de ce qui arrive sur ce numéro ou ce compte. Un compte Instagram fraîchement connecté n'est donc visible d'emblée que par ceux qui portent inbox.connections.* ; aux autres, il s'accorde dans l'éditeur de rôles, rubrique « Comptes de messagerie ».

Une conversation peut aussi être rendue privée : seuls les membres qu'on y inscrit la voient. Contrairement aux droits ci-dessus, cette restriction s'impose à tout le monde, administrateurs et propriétaire compris : qui n'est pas membre ne la retrouve ni dans la liste, ni dans la recherche, ni dans les notifications ou les mentions, et l'assistant IA ne la lui montre pas davantage. Elle n'est pas non plus transmise aux applications installées ni aux automatisations. Il faut la permission inbox.conversations.make_private pour rendre une conversation privée ; ensuite, seul un de ses membres peut changer la liste des membres ou la rendre de nouveau visible par l'équipe. La personne à qui la conversation est assignée doit être l'un des membres. Être membre ne remplace pas les droits ci-dessus : il faut toujours inbox.view, l'accès au numéro WhatsApp concerné et inbox.conversations.view_all (ou que la conversation vous soit assignée). Le client concerné, lui, reste visible dans la liste des clients.

Les droits sur le compte client (« ardoise »)

Accorder du crédit, dépasser un plafond ou encaisser une avance engagent de l'argent : chacun de ces gestes a sa propre permission, séparée de customers.*.

Les administrateurs les ont d'office. Pour les autres rôles, ne présumez de rien : vérifiez dans l'éditeur de rôles ce que porte le rôle de chacun, et cochez ces droits au cas par cas. Le partage recommandé : le gérant vend à crédit et peut dépasser un plafond ; l'employé voit le solde au comptoir mais n'accorde pas de crédit ; le comptable lit tout, impute et passe en perte, mais ne décide pas qui obtient du crédit.

Étapes — ouvrir un droit à un collaborateur

Réservé aux comptes qui gèrent l'équipe (users.*) : les administrateurs, et par défaut les gérants (rôle Manager).

1. Paramètres › Entreprise › Rôles & Permissions (/settings/roles).
2. Ouvrez le rôle concerné, ou Créer un rôle.
3. Cochez les permissions à accorder : elles sont groupées par module, avec une recherche et un filtre Accordées / Refusées.
4. Enregistrez : le changement s'applique tout de suite aux membres qui portent ce rôle et travaillent dans cette entreprise. Si vous avez retiré un droit, leurs sessions sont fermées et ils doivent se reconnecter.
5. Vérifiez l'affectation du collaborateur dans Paramètres › Entreprise › Équipe (/users).

Cas limites & erreurs fréquentes

• « Cette page n'apparaît pas dans mon menu. » Le rôle ne porte pas la permission correspondante — ou le module de la page n'est pas activé (Paramètres › Modules). La page existe bien.
• « J'ai le droit de voir mais pas de modifier. » C'est normal : view et update sont deux permissions distinctes. C'est même l'usage recommandé pour un comptable externe.
• « Je vois le solde du client mais je ne peux pas lui vendre à crédit. » Également normal : consulter (party_accounts.view) et engager l'entreprise (party_accounts.sell_on_account) sont deux droits différents, et le second n'est pas donné aux employés par défaut.
• Un gérant n'accorde que ce qu'il détient. Un membre qui gère l'équipe sans être administrateur ne peut cocher sur un rôle que des droits qu'il porte lui-même. Un joker qu'il détient couvre les droits plus fins de la même ressource (avec products.*, il peut accorder products.view), jamais au-delà (products.* ne permet pas d'accorder company.view). Les droits qu'il ne détient pas sont ignorés à l'enregistrement, et il ne peut pas attribuer à un collaborateur un rôle plus large que le sien : vérifiez le rôle après coup, ou passez par un administrateur.
• Donner le rôle administrateur pour aller vite. Cela ouvre tout, y compris la facturation, l'équipe et la suppression de données. Préférez un rôle taillé au besoin.
• Un changement qui ne semble pas pris en compte. Côté serveur il s'applique dès l'enregistrement ; c'est le menu affiché qui date de l'ouverture de la page. Demandez au collaborateur de la recharger. S'il travaille à ce moment dans une autre de ses entreprises, ses droits seront recalculés quand il reviendra dans celle-ci.
• Un rôle qu'on ne peut pas supprimer. Les rôles système ne se suppriment pas, et un rôle encore porté par des membres non plus : réassignez-les d'abord.

FAQ

Puis-je donner accès à la comptabilité seule ? Oui, et c'est le cas d'usage typique de l'expert-comptable : un rôle avec les permissions de consultation et d'export comptables, rien d'autre.

Les droits sont-ils les mêmes sur toutes mes entreprises ? Non. Le rôle — administrateur compris — et ses permissions sont définis par entreprise : un même utilisateur peut être administrateur sur l'une et simple vendeur sur l'autre. Le propriétaire d'une entreprise invité comme employé dans une autre n'y a que les droits d'employé. À chaque changement d'entreprise, ses droits sont recalculés d'après le rôle qu'il a dans l'entreprise choisie : l'accès administrateur de la première ne le suit pas, et il le retrouve en y revenant.

Peut-on limiter un utilisateur à une boutique ? Oui, l'affectation de boutique se fait sur le membre de l'équipe et vient s'ajouter aux permissions du rôle.

Voir aussi

• Comprendre la comptabilité Genuka
• Le compte client (ardoise) : vendre à crédit et suivre les impayés