Inviter un membre de l'équipe et rejoindre une entreprise

Pourquoi c'est utile

Partager un seul compte entre plusieurs personnes, c'est ne plus savoir qui a vendu, qui a encaissé ou qui a modifié le stock. En donnant à chaque collaborateur son propre accès, vous voyez qui fait quoi, et vous ne lui ouvrez que ce dont il a besoin. Le jour où il quitte l'équipe, vous retirez son accès sans changer votre mot de passe.

Résumé

Depuis Paramètres › Entreprise › Équipe, Créer un compte ajoute un collaborateur avec un rôle et au moins une boutique. Trois cas :

Une invitation en attente ne donne encore aucun rôle ni aucune permission : la personne n'accède à l'entreprise qu'après avoir accepté. Chaque invitation a un lien et un code à 6 caractères (par exemple K7M-4QX), valables 7 jours.

Dans l'application Genuka Workspace, on invite aussi avec un simple numéro de téléphone (l'e-mail et le nom n'y sont pas obligatoires), et un responsable peut créer un code d'équipe que les nouveaux venus utilisent pour demander à rejoindre (voir plus bas).

Prérequis

• Voir l'équipe : permission users.view.
• Ajouter, modifier ou retirer un membre : être administrateur ou gérant (rôle Manager), ou avoir la permission users.*.
• Seul un administrateur peut créer un autre Administrateur ou supprimer un compte.
• Au moins une boutique (voir « Gérer ses boutiques »).

Étapes — inviter un collaborateur

1. Paramètres › Entreprise › Équipe (/users).
2. Cliquez sur Créer un compte.
3. Renseignez Nom et Email (obligatoires), et si besoin Prénom, Téléphone et une photo.
4. Choisissez son Rôle. Les permissions du rôle se cochent d'office dans Choisir les permissions de l'utilisateur ; vous pouvez les ajuster.
5. Cochez ses Boutiques associées : au moins une. Un administrateur reçoit automatiquement toutes les boutiques.
6. Facultatif : un Mot de passe que vous lui transmettrez vous-même. Si vous avez saisi un téléphone, c'est ce qui décide : avec un mot de passe, le compte est créé tout de suite ; sans, une invitation part.
7. Enregistrer. Genuka affiche « Le compte a bien été créé ! » ou « Une invitation a été envoyée à cet utilisateur pour rejoindre votre entreprise. »

L'onboarding propose aussi d'inviter un collaborateur (prénom, e-mail, rôle) à sa dernière étape.

Étapes — rejoindre une entreprise (côté invité)

Vous n'aviez pas de compte Genuka

1. Ouvrez l'e-mail « Invitation à rejoindre … sur Genuka ».
2. Cliquez sur Choisir mon mot de passe, choisissez-le, puis connectez-vous avec votre adresse e-mail.

Vous aviez déjà un compte Genuka

1. Ouvrez l'e-mail et cliquez sur Accepter l'invitation.
2. La page Invitation à rejoindre une entreprise montre l'entreprise, qui vous invite et votre rôle. Cliquez sur Accepter (ou Décliner).
3. Aller à la connexion, connectez-vous, puis choisissez l'entreprise. Vous passez ensuite d'une entreprise à l'autre depuis le menu de votre profil.

Vous avez été invité sur votre numéro de téléphone

1. Connectez-vous à l'application Genuka Workspace avec un code reçu sur ce numéro. Si le numéro n'avait encore servi qu'à cette invitation, votre compte est créé à ce moment-là.
2. L'invitation apparaît dans vos invitations reçues : acceptez-la. Vous pouvez aussi taper le code à 6 caractères que vous a donné la personne qui vous invite (majuscules, espaces et tirets indifférents).
3. Vous rejoignez l'entreprise avec le rôle et les boutiques prévus par l'invitation.

Étapes — rejoindre avec un code d'équipe

Pour accueillir plusieurs personnes sans les inviter une par une, un responsable (permission users.*) crée un code d'équipe dans l'application Genuka Workspace :

1. Il choisit le rôle et les boutiques proposés, et peut régler la durée de validité (7 jours par défaut, jusqu'à 90) et le nombre d'arrivées acceptées (10 par défaut, jusqu'à 100).
2. Il partage le code (ou son lien) avec les nouveaux venus.
3. Le nouveau venu, connecté à son compte, saisit le code et son prénom, puis demande à rejoindre. Les responsables de l'entreprise sont prévenus.
4. Un responsable accepte la demande (il peut alors changer le rôle et les boutiques) ou la refuse. Le nouveau venu est prévenu de la décision.

Le code seul ne donne aucun accès : rien ne se passe tant qu'un responsable n'a pas accepté. Une demande sans réponse expire au bout de 7 jours. Un code peut être désactivé, ou prolongé.

Champs & options

Cas limites & erreurs fréquentes

• L'invitation expire au bout de 7 jours. Le lien affiche alors « Cette invitation est invalide ou a expiré. » Le tableau de bord n'a pas de bouton « Renvoyer » : refaites Créer un compte avec la même adresse, l'ancienne invitation est remplacée par une nouvelle. L'application Genuka Workspace permet de renvoyer une invitation : un nouveau lien et un nouveau code partent, et les anciens ne fonctionnent plus.
• Trop de codes erronés : après 5 codes faux en 15 minutes, Genuka refuse temporairement les tentatives. Patientez quelques minutes.
• « Cet utilisateur fait déjà partie de cette entreprise. » — la personne est déjà membre : ouvrez sa fiche plutôt que de la réinviter.
• « Le compte n'est associé à aucune boutique » — cochez au moins une boutique.
• Un gérant ne peut pas créer d'administrateur, ni changer le rôle ou les permissions d'un membre existant. Passez par un administrateur.
• Le lien d'invitation n'est pas lié à une session : toute personne qui l'ouvre peut l'accepter. Ne le transférez pas.
• Retirer l'accès : sur la fiche du membre, Supprimer ce compte (administrateurs seulement). Si la personne appartient aussi à d'autres entreprises, seul son accès à la vôtre (et à vos boutiques) est retiré ; sinon son compte est supprimé.
• Le dernier administrateur ne peut être ni supprimé, ni retiré, ni passé à un autre rôle : l'entreprise doit garder au moins un administrateur (« Vous ne pouvez pas retirer le dernier administrateur de l'entreprise. »). Nommez d'abord un autre administrateur.
• Le code PIN saisi à la création n'est pas enregistré. Posez-le ensuite depuis la fiche du membre (voir « Politique de sécurité »).

FAQ

Mon employé n'a pas d'adresse e-mail, comment faire ? Le formulaire du tableau de bord demande un e-mail. Depuis l'application Genuka Workspace, invitez-le avec son numéro de téléphone : il reçoit l'invitation sur WhatsApp et l'accepte en se connectant avec un code reçu sur ce numéro. Une fois membre, il peut aussi se connecter avec le Code entreprise et un PIN à 4 chiffres (voir « Politique de sécurité »).

Comment limiter un membre à une boutique ? Ne cochez que cette boutique dans Boutiques associées.

Peut-on importer toute l'équipe d'un coup ? Oui, la liste de l'équipe propose un import depuis un fichier Excel ou CSV ; chaque ligne suit le même chemin qu'une invitation.

Voir aussi

• Droits d'accès, rôles et permissions (droits-et-permissions)
• Créer un rôle et choisir ses permissions (roles-permissions)
• Gérer ses boutiques (gerer-boutiques)
• Politique de sécurité : PIN, mot de passe et sessions (politique-securite)