Logiciel de gestion de stock en Afrique : comment choisir

Que doit faire un logiciel de gestion de stock pour un commerce en Afrique ?

Il doit dire, à tout moment, combien il reste de chaque article et à quel endroit, sans recompter à la main. Pour cela, chaque vente, chaque arrivage, chaque casse et chaque transfert doit modifier le stock au moment où il a lieu.

Les commerces d'Afrique francophone cumulent souvent plusieurs contraintes : une réserve et une ou deux boutiques, des arrivages groupés venus de l'étranger, des produits qui périment, des ventes au comptoir et sur WhatsApp, et une comptabilité au format SYSCOHADA. Un tableur tient tant qu'une seule personne le remplit. Dès qu'il y a deux points de vente ou deux vendeurs, les écarts s'installent.

Quels critères comparer pour choisir un logiciel de gestion de stock ?

Jugez un logiciel sur sa capacité à expliquer un écart, pas seulement à afficher une quantité. Cette grille s'applique à Genuka comme à tout autre outil.

Critère	Pourquoi c'est important	Question à poser à l'éditeur
Plusieurs lieux de stockage	Le stock du dépôt ne se vend pas en boutique	Peut-on séparer dépôt et boutiques, et choisir ce que chaque boutique vend ?
Lien avec la vente	Un stock saisi à part est faux le soir même	La vente retire-t-elle le stock ? Bloque-t-elle un article épuisé ?
Lots et péremption	Un produit périmé en rayon, c'est de l'argent perdu	Les lots gardent-ils leur prix d'achat et leur date ? Qu'est-ce qui sort en premier ?
Traçabilité	« Où sont passés mes cartons ? » doit avoir une réponse	Chaque mouvement est-il daté, avec son auteur et sa cause ?
Inventaire	Le stock réel s'éloigne toujours du stock enregistré	Peut-on compter, justifier et valider les écarts ?
Pertes et casse	Une perte non déclarée devient un écart inexpliqué	La perte garde-t-elle son motif et passe-t-elle par une validation ?
Valorisation	Sans prix d'achat, pas de marge ni de bilan	Le stock est-il valorisé au coût, et relié à la comptabilité ?
Reprise des données	Ressaisir un catalogue prend des jours	Peut-on importer produits et quantités depuis Excel ?

Demandez aussi ce qui fonctionne sans internet, et sur quel appareil.

Comment Genuka organise-t-il le stock ?

Dans Genuka, le stock vit dans des entrepôts, et chaque boutique vend ce qui se trouve dans les entrepôts qui lui sont liés. Une réserve, un dépôt central ou l'arrière-boutique deviennent chacun un entrepôt. Deux boutiques liées au même entrepôt partagent son stock ; un dépôt lié à aucune boutique reçoit la marchandise avant de la redistribuer.

Chaque quantité est rangée dans un lot, avec son prix d'achat et, si vous les connaissez, son numéro de lot, sa date de production et sa date de péremption. Un arrivage nommé, par exemple « Arrivage Dubaï octobre », se suit comme un tout : ce qu'il a coûté, ce qui est vendu, ce qui reste à vendre.

Le suivi se règle produit par produit. Un article dont le suivi est désactivé reste toujours vendable ; un produit suivi est refusé quand il n'en reste plus, sauf si vous autorisez les stocks négatifs. La page Inventaire & Stock présente le module.

Comment Genuka trace-t-il chaque mouvement de stock ?

Chaque variation de quantité est écrite au journal des mouvements, avec sa date, l'entrepôt, la personne et le document d'origine. Ce journal se filtre par type, par sens et par entrepôt, et s'exporte en Excel, CSV ou PDF.

Les opérations courantes laissent chacune leur trace :

entrée de stock : un bon d'entrée numéroté, une ligne par lot, ajoutée au scan ou par recherche ;
vente : la marchandise sort au moment où la commande est facturée, en caisse comme en ligne ;
transfert : du dépôt vers une boutique, avec un document PDF ; le stock ne bouge qu'au passage à « Terminé » ;
perte ou casse : la marchandise devient invendable dès la déclaration, avec son motif, puis un responsable valide ou rejette ;
inventaire : comptage lot par lot, preuve jointe obligatoire, puis validation qui corrige chaque écart.

Le guide sur la gestion du stock multi-boutiques et multi-entrepôts détaille l'organisation des transferts.

Comment éviter les ruptures et les produits périmés ?

Fixez un seuil d'alerte par article : quand la quantité d'un entrepôt l'atteint, les membres chargés du stock sont prévenus. Le seuil vaut 5 par défaut. Dans la liste du stock, un filtre affiche tous les articles à leur seuil ou en dessous, ruptures comprises.

À la vente, Genuka fait sortir d'abord le lot qui périme le plus tôt, puis le plus ancien. Chaque matin, il envoie à l'équipe chargée du stock un résumé des lots qui périment dans les sept jours et de ceux déjà périmés, par notification, e-mail et Telegram. Attention : un lot périmé reste vendable tant qu'il n'a pas été déclaré en perte.

La méthode complète, avec le point de commande et le stock de sécurité, est dans notre article pour éviter les ruptures de stock.

Le stock est-il relié à la caisse, aux achats et à la comptabilité ?

Oui : la caisse, les commandes en ligne, les achats et la comptabilité travaillent sur le même stock. Une vente en caisse retire la marchandise ; un achat de marchandises peut enregistrer en une fois la dépense, son paiement et l'entrée en stock.

Si vous tenez votre comptabilité dans Genuka, les inventaires et les pertes produisent leurs écritures. En SYSCOHADA, le référentiel comptable des dix-sept États parties de l'OHADA, Genuka passe par défaut les écarts d'inventaire entre les comptes 31 et 603, et les pertes mises au rebut au compte 658. Genuka gère aussi le PCG français et le plan marocain.

Pour démarrer, l'import d'un fichier Excel ou CSV charge le catalogue avec ses variantes et ses quantités de départ, par entrepôt et par lot. Les petits fabricants disposent aussi de nomenclatures et d'ordres de production, qui consomment les matières et créent le lot de produit fini.

Sur le terrain, GLORYCARE PHARMA, distributeur pharmaceutique au Cameroun, s'appuie sur un journal de mouvements de stock qui ne se réécrit pas, avec une comptabilité SYSCOHADA tirée des mêmes écritures. MOS MARKET répartit son stock sur trois entrepôts, visible depuis chacune de ses boutiques au Cameroun et au Gabon.

Pour qui Genuka n'est-il pas le meilleur choix ?

Genuka ne convient pas si vous devez gérer votre stock sans internet. Seule la caisse de l'application pour ordinateur (Windows, macOS, Linux) vend hors ligne et synchronise ses ventes au retour du réseau. Les écrans de stock, eux, demandent une connexion, sur ordinateur comme sur téléphone.

D'autres limites à connaître :

le stock est suivi par entrepôt et par lot, pas par emplacement à l'intérieur d'un entrepôt (allée, rayonnage) : un grand entrepôt logistique aura besoin d'un outil spécialisé ;
un transfert n'a pas d'étape de réception séparée par l'entrepôt d'arrivée ;
les étiquettes de codes-barres se téléchargent une image par article, sans planche à imprimer ;
il n'y a pas d'application Genuka sur le Play Store ou l'App Store ; sur téléphone, on l'installe depuis le navigateur ;
pour quelques dizaines d'articles vendus par une seule personne, un tableur bien tenu peut suffire.

Pour le coût, voir les tarifs.