Enregistrer une entrée de stock (bon d'entrée) dans un entrepôt

Pourquoi c'est utile

Tant qu'un arrivage n'est pas saisi, Genuka ne sait pas que la marchandise est là : la vente peut être refusée et la marge reste inconnue. L'entrée de stock range la marchandise dans le bon entrepôt, avec son prix d'achat et ses dates, et laisse un bon d'entrée comme preuve.

Résumé

Une entrée de stock ajoute des quantités dans un entrepôt précis, pour un ou plusieurs produits à la fois. Chaque validation produit un bon d'entrée numéroté, et chaque ligne crée un nouveau lot avec son propre prix d'achat et ses dates. En nommant l'entrée (Nom / Numéro du lot), toutes ses lignes portent ce numéro de lot : l'arrivage se suit ensuite comme un tout (vendu, restant, marge). C'est l'outil pour un arrivage, un réassort ou une correction à la hausse.

Prérequis

• Permission stocks.create : sans elle, le bouton Entrée de stock n'apparaît pas.
• Au moins un entrepôt auquel votre compte a accès.
• Les produits doivent déjà exister dans Produits & Services.

Étapes

1. Catalogue › Inventaire & Stock (/stocks), bouton Entrée de stock. Depuis la liste Entrées de stock, le bouton s'appelle Nouvelle entrée.
2. Choisissez l'Entrepôt qui reçoit la marchandise. Le premier entrepôt de la liste est présélectionné.
3. Facultatif : donnez un nom à l'arrivage dans Nom / Numéro du lot (par exemple « Arrivage Dubaï octobre »). En tapant, Genuka propose les Lots existants : en choisir un complète cet arrivage au lieu d'en créer un second. Le texte sous le champ dit s'il s'agit d'un Nouveau lot ou d'un Lot existant. Une fois le nom saisi, la case Mettre aussi dans ce lot le stock déjà présent dans cet entrepôt sans numéro de lot range dans cet arrivage le stock que ces produits avaient déjà dans l'entrepôt, sans numéro de lot. Seuls ces lots-là changent : un lot qui a déjà un numéro garde le sien, et aucune quantité ne bouge.
4. Choisissez l'affichage des lignes, en haut du tableau :
   • Variantes (par défaut) : une ligne par variante ;
   • Produits : une ligne par produit, ses variantes en colonnes, regroupées par option (Grouper les variantes par, par exemple Couleur puis Taille). Chercher un produit l'ajoute avec toutes ses variantes ; une case laissée vide n'entre rien. Une case « — » signale une variante que ce produit n'a pas. Un produit sans variante se saisit dans Qté totale. Le Prix d'achat, le Seuil d'alerte et les dates s'appliquent à toutes les variantes du produit ; pour un prix différent par variante, repassez en vue Variantes.
5. Ajoutez les produits, de deux façons :
   • scannez les codes-barres avec une douchette : chaque scan ajoute une ligne, sans champ à cliquer. Scanner deux fois le même produit augmente la quantité de sa ligne ;
   • ou tapez son nom dans la recherche et choisissez-le.
6. Saisissez les Quantités, et si vous les connaissez le Prix d'achat, le Seuil d'alerte, la Date de production et la Date d'expiration.
7. Si cette marchandise vient d'un achat à enregistrer en dépense, cochez Ceci est un achat de marchandise (voir « Enregistrer un achat de marchandises »). Sinon, laissez la case décochée.
8. Cliquez sur Ajouter le stock. Genuka ouvre le bon d'entrée créé.

Champs & options

Ce que fait l'entrée

• Un bon d'entrée est créé, avec une référence automatique, l'entrepôt, l'auteur et la date.
• Chaque ligne crée un nouveau lot dans l'entrepôt : deux arrivages du même produit restent deux lots, chacun avec son prix et ses dates.
• Si un nom d'arrivage est saisi, tous ces lots portent ce numéro de lot. Plusieurs entrées sous le même nom forment un seul arrivage.
• Sous chaque quantité saisie, En stock indique ce que la variante a déjà dans l'entrepôt choisi, avant l'entrée.
• Le Journal des mouvements enregistre une entrée de type Manuel, liée au bon.
• Si le produit n'avait pas encore de fiche de stock, elle est créée et son suivi de stock est activé.

Retrouver ses entrées

Inventaire & Stock › Plus d'options › Entrées de stock (/stocks/entries) liste toutes les réceptions : les Entrées manuelles (bons d'entrée) et les Réceptions d'achat. Les filtres portent sur le Type d'entrée, l'Entrepôt et la période (Du / Au).

• Cliquer sur la référence d'une entrée manuelle ouvre le bon (/stocks/entries/:entryId), avec pour chaque ligne le Produit, la Quantité, le Prix d'achat, le Lot et la Péremption. Si l'entrée porte un nom d'arrivage, le lien Suivre le lot ouvre Inventaire & Stock filtré sur ce lot (/stocks?batch_number=…).

Suivre un arrivage

Dans Inventaire & Stock, filtrez sur le Lot (ou suivez le lien depuis le bon d'entrée). Les indicateurs montrent alors la Valeur d'achat, la Valeur de vente et sa marge, le Vendu et le Reste à vendre de l'arrivage (voir « Lots, dates de péremption et ordre de sortie »). Une vente est imputée au lot dont la marchandise est sortie : celui qui périme le plus tôt, sinon le plus ancien. Si le même produit restait en stock d'un arrivage précédent, ce stock-là part en premier.

• Cliquer sur la référence d'une réception d'achat ouvre la dépense correspondante.

Cas limites & erreurs fréquentes

• Code-barres inconnu. La ligne s'affiche en rouge, Produit introuvable. Vous pouvez associer ce code-barres à un produit existant (refusé s'il appartient déjà à un autre produit), ou réessayer. Les lignes non résolues sont ignorées à l'enregistrement.
• Le scan ne fait rien. Le curseur est dans un champ de saisie : cliquez ailleurs sur la page, puis scannez.
• Produit composé. L'entrée est refusée : le stock d'un produit composé se calcule à partir de ses composants. Faites entrer les composants.
• Un arrivage coupé en deux. « Dubai » et « Dubaï » sont deux lots différents. Choisissez le nom dans la liste des Lots existants plutôt que de le retaper.
• Variantes vides en vue Produits. Elles ne sont pas enregistrées : seules les cases avec une quantité supérieure à zéro créent une ligne.
• Un bon d'entrée ne se modifie pas et ne s'annule pas. Pour corriger une erreur, déclarez une perte ou faites un inventaire, ou corrigez la ligne depuis la fiche de l'article (voir « Corriger une quantité de stock »).
• Entrepôt refusé. Vous avez choisi un entrepôt auquel votre compte n'a pas accès.

FAQ

Comment enregistrer une réception de stock pour plusieurs produits dans un entrepôt précis ? C'est exactement cet écran : Entrée de stock, choisissez l'entrepôt, ajoutez les produits par scan ou recherche, saisissez les quantités, puis Ajouter le stock. Une seule entrée peut contenir autant de produits que nécessaire.

Comment gérer mes arrivages (un nom, puis voir ce qu'il a rapporté) ? Saisissez le nom dans Nom / Numéro du lot à l'entrée de stock, puis filtrez Inventaire & Stock sur ce lot pour voir ce qui est vendu, ce qui reste et la marge.

Quelle différence avec « Réception sur achat » ? L'entrée de stock ne crée aucune dépense. Réception sur achat, ou la case Ceci est un achat de marchandise, enregistre en plus la dépense d'achat et son paiement.

Puis-je ajouter du stock directement dans la fiche du produit ? Oui, en modifiant ses lignes de stock, mais aucun bon n'est alors créé. Préférez l'entrée de stock, qui garde la trace du document et du prix d'achat.

Voir aussi

• Comprendre le stock — entrepôts, lots, suivi de stock et ruptures
• Enregistrer un achat de marchandises
• Lots, dates de péremption et ordre de sortie
• Corriger une quantité de stock
• Consulter le journal des mouvements de stock