Enregistrer un paiement, un acompte ou un paiement partiel sur une commande

Pourquoi c'est utile

Beaucoup de clients paient en plusieurs fois : un acompte à la commande, le reste à la livraison. Si ces paiements ne sont pas notés sur la commande, on ne sait plus qui doit encore combien, et l'argent n'arrive pas dans le bon compte. Enregistrer chaque paiement sur sa commande tient à jour le reste dû, la facture et le solde de vos comptes de trésorerie.

Résumé

Une commande créée depuis le tableau de bord est en attente de paiement. Le bouton Enregistrer un paiement de sa fiche ajoute un paiement : le montant reçu, le compte de trésorerie où il est arrivé, la date et, hors espèces, la référence de transaction. Un paiement inférieur au reste dû est un paiement partiel (un acompte) : la commande passe en Partiellement payée et Genuka émet une facture d'acompte pour ce montant. Le paiement qui solde la commande la passe en Entièrement Payée.

Prérequis

• payments.create pour enregistrer un paiement ; payments.delete pour en supprimer un.
• Un compte de trésorerie pour la boutique de la commande (voir « Créer et suivre ses comptes de trésorerie »).
• Avec le contrôle de caisse activé, une session ouverte sur la caisse pour un paiement en espèces (voir « Ouvrir et clôturer une session de caisse »).

Étapes

1. Ouvrez la commande (Menu › Ventes › Commandes, puis la commande).
2. Cliquez sur Enregistrer un paiement. La fenêtre Nouveau paiement s'ouvre (« Si vous avez reçu un paiement pour cette commande, remplissez les informations ci-dessous. »).
3. Méthode de paiement : le compte de trésorerie où l'argent est arrivé (la caisse, la banque, le numéro Mobile Money…). Le compte choisi à la création de la commande est proposé.
4. Hors espèces, Référence de transaction (optionnelle) : l'ID Mobile Money, la référence du virement ou le numéro de chèque. Elle aide à retrouver le paiement plus tard.
5. Montant du paiement : prérempli avec le reste dû (« sur … »). Pour un acompte, saisissez le montant réellement reçu.
6. Date du paiement : aujourd'hui par défaut ; changez-la pour un paiement reçu un autre jour.
7. Enregistrer. Message : « Le paiement a bien été enregistré ».

Le paiement apparaît dans Paiements associés, et la facture dans Factures liées. Le même bouton existe sur la page d'une facture (Paramètres › Ventes › Factures) pour payer cette facture précise.

Paiement partiel et acompte

• Premier paiement partiel : Genuka crée une facture d'acompte du montant reçu et la marque payée. La commande passe en Partiellement payée.
• Paiements suivants : ils règlent d'abord les factures déjà émises et pas encore soldées, de la plus ancienne à la plus récente, puis Genuka facture la suite.
• Dernier paiement : quand il couvre exactement le reste dû, Genuka émet la facture finale et la commande passe en Entièrement Payée. Le bouton Enregistrer un paiement disparaît.
• L'avance versée avant toute commande ne s'enregistre pas ici mais sur le compte du client (voir « Le compte client (ardoise) »).

Après l'enregistrement

Menu Actions de chaque paiement de Paiements associés :

• Imprimer le reçu ;
• Supprimer le paiement (droit payments.delete) : le reste dû et le statut de la commande sont recalculés.

Champs & options

Cas limites & erreurs fréquentes

• Le montant dépasse le reste dû. Refusé, avec un message en anglais (« Payment amount exceeds remaining amount »). Pour un client qui a donné trop, enregistrez le montant dû et rendez la monnaie, ou mettez l'excédent en avance sur son compte client.
• Référence déjà utilisée. Si la même référence de transaction existe déjà sur ce compte, Genuka le signale : Corriger la référence, ou C'est un autre paiement, l'enregistrer si c'est bien un second paiement.
• « La session de caisse n'est pas ouverte pour ce registre. » Le contrôle de caisse est activé et vous encaissez en espèces sans session ouverte. Ouvrez la session, ou choisissez un autre compte.
• Pas de bouton sur un devis. Un devis ne s'encaisse pas : convertissez-le d'abord en commande.
• Un paiement ne se modifie pas. Supprimez-le puis enregistrez-le de nouveau avec les bonnes informations.
• Le bouton a disparu après un retour. Dès qu'un retour est confirmé sur la commande, Enregistrer un paiement n'est plus proposé sur la fiche.
• « Modifier » a disparu de la commande. Une commande qui a déjà un paiement ne se modifie plus depuis le formulaire.
• Faire payer à distance. Pour que le client paie lui-même par Mobile Money, utilisez Initier un paiement (voir « Demander un paiement Mobile Money avec Genuka Pay ») : le paiement s'enregistre seul.

FAQ

Le client paie la moitié aujourd'hui et le reste à la livraison, comment faire ? Enregistrez aujourd'hui un paiement du montant reçu : la commande passe en Partiellement payée. À la livraison, enregistrez un second paiement : le reste dû est prérempli.

Où voir ce qu'il reste à payer ? Sur la fiche de la commande, le montant prérempli de Nouveau paiement est le reste dû. Sur la liste des commandes, la carte À encaisser additionne le reste dû de toutes les commandes.

J'ai enregistré un paiement sur le mauvais compte. Supprimez le paiement (Actions › Supprimer le paiement), puis enregistrez-le de nouveau sur le bon compte.

Voir aussi

• Créer une commande (creer-commande)
• Facturer une commande (facturer-commande)
• Demander un paiement Mobile Money avec Genuka Pay (initier-paiement-genukapay)
• Suivre les paiements (suivi-paiements)
• Le compte client (ardoise) (compte-client-ardoise)