Les abonnements — commandes et dépenses récurrentes

Pourquoi c'est utile

Une prestation facturée chaque mois, ou un loyer payé chaque trimestre, s'oublie facilement quand il faut le ressaisir à la main. Un abonnement recrée le document à chaque échéance : vous n'avez plus qu'à l'encaisser ou le payer.

Résumé

Un abonnement Genuka répète automatiquement une commande (une vente récurrente à un client) ou une dépense (un loyer, un abonnement fournisseur) : à chaque échéance, une copie du document de référence est créée, en attente de paiement. C'est un automatisme interne au marchand : le client ne s'abonne pas lui-même en ligne.

Prérequis

• orders.view pour consulter la page Abonnements ; orders.create ou orders.update pour créer et piloter un abonnement.
• Une commande ou une dépense existante à répéter (ou à créer en même temps, voir plus bas).

Où le trouver

Il n'y a pas d'entrée dans le menu latéral : Paramètres › Ventes › Abonnements (/subscriptions), « Gérez vos commandes et dépenses récurrentes ». La recherche de pages le trouve aussi (« abonnements », « récurrent »).

Étapes — depuis la page Abonnements

1. Cliquez sur Nouvel abonnement.
2. Document à répéter : choisissez Commande ou Dépense, puis le document existant à répéter.
3. Récurrence : Fréquence (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel, Trimestriel, Semestriel, Annuel), Intervalle (ex. 2 pour « tous les 2 mois »), Date de début, et une date de fin facultative : le dernier jour facturé, inclus.
4. Créer l'abonnement. Message affiché : « Une copie de cette commande sera générée automatiquement à chaque échéance. »

Étapes — directement depuis une commande ou une dépense

1. Dans le formulaire de commande (ou de dépense), carte Abonnement, cochez Commande récurrente (ou Dépense récurrente).
2. Choisissez la Fréquence et l'Intervalle.
3. Enregistrez : « Cette commande sera automatiquement recréée chaque … à partir de la date de la commande (à l'heure de la commande). »

Ce qui se passe à chaque échéance

• Chaque jour, Genuka génère les documents des abonnements actifs arrivés à échéance.
• Commande : une copie de la commande de référence, nouvelle référence, datée du jour (à l'heure de la commande d'origine), paiement et livraison remis en attente. La copie devient la nouvelle référence.
• Dépense : une copie de la dépense, paiement en attente.
• La première copie est créée une période après la date de début : le document de référence couvre la première période.
• Si plusieurs échéances ont été manquées, un seul document de rattrapage est créé, puis le calendrier repart.
• Date de fin : aucune copie n'est créée pour une échéance qui tombe après ce jour (inclus, dans le fuseau horaire de l'entreprise). Une échéance tombant le jour même est encore générée. Le lendemain, l'abonnement passe en Expiré, qu'il soit actif ou en pause.
• Les documents générés portent la mention « Renouvellement automatique d'abonnement » avec le lien Gérer l'abonnement.

Piloter un abonnement

Menu d'actions de chaque ligne (ou en masse, jusqu'à 200 à la fois) :

Statuts : Actif, En pause, Annulé, Expiré. Les tuiles en haut de page comptent les actifs, en pause, annulés et le total.

Cas limites & erreurs fréquentes

• Générer maintenant après la date de fin : refusé avec le message « Cet abonnement a pris fin le … : aucun document ne peut être généré après sa date de fin. »
• Un abonnement expiré ne se relance pas : « Reprendre » ne concerne que les abonnements en pause. Pour continuer à facturer ce client, créez un nouvel abonnement.
• Le client n'est pas prévenu. La génération d'une commande d'abonnement n'envoie aucun message au client. Pour le prévenir, créez une automatisation déclenchée par « Une commande est créée » avec l'étape « Envoyer un message WhatsApp » (voir « Être notifié des commandes et des paiements »).
• Pas d'encaissement automatique. Chaque copie arrive en attente de paiement : encaissez-la comme une commande normale.
• Modifier la fréquence : passez par la commande ou la dépense de référence (carte Abonnement), puis enregistrez.

FAQ

Comment facturer un client tous les mois automatiquement ? Créez sa commande une première fois, puis un abonnement mensuel sur cette commande. Une nouvelle commande en attente de paiement sera créée chaque mois.

Puis-je arrêter un abonnement à une date précise ? Oui : renseignez une date de fin. Le dernier document est celui dont l'échéance tombe ce jour-là ou avant ; l'abonnement passe ensuite en Expiré. Pour l'arrêter tout de suite, utilisez Annuler.

Mes clients peuvent-ils s'abonner eux-mêmes sur ma boutique en ligne ? Non, les abonnements sont créés par le marchand depuis le tableau de bord.

Voir aussi

• Créer une commande (creer-commande)
• Être notifié des commandes et des paiements (notifications-commandes)