Créer un fournisseur (fiche complète ou création rapide depuis une dépense)

Pourquoi c'est utile

Sans fiche fournisseur, vos achats restent des montants isolés : impossible de savoir combien vous avez acheté chez un grossiste, ni combien vous lui devez encore. Une fois le fournisseur créé, chaque dépense, chaque paiement et chaque produit acheté s'y rattache, et sa fiche affiche son solde et ses retards de paiement.

Résumé

Un fournisseur se crée de deux façons : depuis la liste Fournisseurs, avec tous ses champs, ou en quelques secondes depuis une dépense ou un achat, sans quitter l'écran. Dans les deux cas, il faut un nom (prénom ou nom) et un moyen de le joindre (e-mail ou téléphone).

Prérequis

• Permission suppliers.create pour créer, suppliers.update pour modifier, suppliers.delete pour supprimer, suppliers.view pour consulter.
• Aucune autre configuration : un fournisseur n'a pas besoin de boutique ni d'entrepôt.

Étapes — créer la fiche complète

1. Ouvrez Paramètres › Comptabilité & Finances › Fournisseurs (/suppliers).
2. Cliquez sur Créer un fournisseur. L'écran Nouveau fournisseur s'ouvre.
3. Renseignez le Nom (obligatoire sur cet écran) et, si besoin, le Prénom.
4. Renseignez l'Email ou le Téléphone : l'un des deux est obligatoire.
5. Ajoutez le Nom de l'entreprise : c'est lui qui s'affiche en titre de la fiche quand il est rempli.
6. Dans Informations légales & conditions, complétez au besoin le RCCM / N° d'immatriculation, le NIU / N° contribuable, le Délai de paiement (en jours), la Devise et la case Fournisseur actif.
7. Cliquez sur Enregistrer. Genuka ouvre la fiche du fournisseur.

Étapes — création rapide depuis une dépense ou un achat

Le champ Fournisseur des écrans Nouvelle dépense, Réception sur achat et Entrée de stock (case Ceci est un achat de marchandise cochée) permet de créer le fournisseur sur place.

1. Cliquez dans le champ Fournisseur et tapez le nom, le numéro de téléphone ou l'e-mail du fournisseur.
2. S'il n'existe pas, cliquez sur Créer un nouveau fournisseur en bas de la liste. Le texte tapé apparaît à la suite.
3. La fenêtre Ajouter un fournisseur s'ouvre, déjà remplie avec ce que vous avez tapé : un nom est réparti entre Prénom et Nom, un numéro va dans Téléphone, une adresse e-mail dans Email.
4. Complétez ce qui manque, puis cliquez sur Créer le fournisseur.
5. Le fournisseur est créé et aussitôt sélectionné dans votre dépense. Vous compléterez ses adresses et ses comptes de paiement plus tard, depuis sa fiche.

Sur téléphone, la même fenêtre s'ouvre par le bas de l'écran.

Champs & options

Après la création : la fiche fournisseur

• Nouvel achat ouvre l'écran d'entrée de stock en mode achat, le fournisseur déjà choisi (voir « Enregistrer un achat de marchandises »).
• Plus › Nouvelle dépense (facture) ouvre une nouvelle dépense pour ce fournisseur. Le même menu propose Appeler, Envoyer un email, Copier le lien de la fiche et Supprimer le fournisseur.
• Les onglets : Vue d'ensemble, Achats, Produits (les produits du catalogue rattachés à ce fournisseur, avec Lier des produits existants), Commandes, Adresses, Comptes de paiement, Statistiques, et Comptabilité si vous tenez votre comptabilité dans Genuka.
• Dans Comptes de paiement, Ajouter enregistre un compte Mobile money (opérateur, numéro) ou un Compte bancaire (banque, numéro de compte). Ces comptes sont proposés quand vous payez une dépense, dans Compte fournisseur payé. La même page permet de Verser un acompte avant de recevoir la facture.

Importer une liste de fournisseurs

La liste Fournisseurs propose l'import d'un fichier Excel ou CSV. Les colonnes reconnues sont, en français ou en anglais : prénom, nom, nom de l'entreprise, e-mail, téléphone, RCCM, NIU, devise, délai de paiement, adresse, ville, pays et étiquettes. Un fournisseur déjà présent avec le même e-mail ou le même téléphone n'est pas recréé : ses informations déjà remplies sont conservées.

Cas limites & erreurs fréquentes

• « Vous devez entrer un email ou un numéro de téléphone ». Le nom de l'entreprise seul ne suffit pas : ajoutez au moins un e-mail ou un téléphone.
• Création refusée pour doublon. Genuka refuse un second fournisseur qui porte le même prénom, le même nom et le même e-mail (ou le même téléphone) qu'un fournisseur existant. Ouvrez plutôt la fiche existante.
• Le délai de paiement ne remplit pas l'échéance de mes dépenses. Sur l'écran Nouvelle dépense, la Date de paiement prévue est préremplie à la date du jour, et c'est elle qui est enregistrée. Le délai du fournisseur ne s'applique que lorsqu'aucune date n'est fournie, par exemple pour une dépense créée par l'assistant. Corrigez la date à la main.
• Je ne trouve pas Fournisseurs dans le menu. Si votre entreprise n'affiche que les modules activés, les pages d'un module apparaissent dans le menu une fois ce module activé depuis Paramètres. Le chemin Paramètres › Comptabilité & Finances › Fournisseurs reste le plus sûr.
• Supprimer un fournisseur. Ses achats et ses paiements gardent leur historique, mais la fiche n'est plus accessible. Pour arrêter de travailler avec lui sans perdre sa fiche, décochez plutôt Fournisseur actif.

FAQ

Faut-il créer le fournisseur avant d'enregistrer un achat ? Non. Le champ Fournisseur de la dépense ou de l'achat permet de le créer sur place, en quelques secondes. Vous pouvez aussi enregistrer une dépense sans fournisseur.

Où voir ce que je dois à un fournisseur ? Sur sa fiche : les indicateurs Solde dû et En retard. Avec la comptabilité activée, l'onglet Comptabilité donne aussi la balance âgée et un relevé téléchargeable en PDF.

Un fournisseur peut-il être aussi un client ? Ce sont deux fiches distinctes dans Genuka : créez un client d'un côté et un fournisseur de l'autre.

Voir aussi

• Les articles fournisseurs (produits achetés)
• Enregistrer et suivre une facture d'achat ou une dépense
• Enregistrer un achat de marchandises qui alimente le stock
• Suivre un bon de commande fournisseur
• Les comptes de tiers (clients et fournisseurs)