Suivre un bon de commande fournisseur (approbation, envoi, réception, conversion)

Pourquoi c'est utile

Quand vous commandez avant de recevoir, il faut savoir ce qui a été commandé, ce qui est arrivé et ce qui reste à livrer. Le bon de commande suit ce parcours sur un seul document, de l'approbation à la réception partielle, jusqu'à la dépense.

Résumé

Un bon de commande fournisseur est une dépense en préparation : vous le faites approuver, vous l'envoyez au fournisseur en PDF, puis vous le convertissez en dépense quand la facture arrive. Dans Genuka, un bon de commande se crée depuis le formulaire Nouvelle dépense ou en le demandant à l'assistant ; son suivi se fait ensuite sur sa page, dans Dépenses.

Prérequis

• expenses.view pour consulter les bons de commande.
• expenses.create (ou expenses.*) pour en créer un, depuis le formulaire ou par l'assistant.
• expenses.update pour approuver, envoyer, réceptionner et convertir.
• Pour l'envoi par e-mail : une adresse e-mail sur la fiche du fournisseur.

Créer un bon de commande

Deux chemins mènent à un bon de commande. Ils suivent le même parcours (Brouillon, Approuver, Envoyer au fournisseur, Convertir en dépense), mais ne traitent pas le stock de la même façon.

Depuis le tableau de bord

1. Dépenses (/bills), puis créez une dépense : la page Nouvelle dépense (/bills/create) s'ouvre.
2. Choisissez le Type de dépense, le fournisseur et les articles, comme pour une dépense.
3. Dans Statut de la dépense (« Il s'agit d'un bon de commande ou d'une dépense ? »), choisissez Bon de commande au lieu de Dépense.
4. Renseignez le moyen de paiement prévu, puis Ajouter une dépense.

Le bon est créé au statut Brouillon, avec une référence de bon de commande. Le stock n'est pas mis à jour à la création : la section Réceptions de marchandises affiche toutes les quantités à recevoir, et c'est Réceptionner qui les fait entrer en stock, en une ou plusieurs fois.

Avec l'assistant

Demandez-le à l'assistant Genuka en précisant le fournisseur, les articles, les quantités, les prix et le moyen de paiement prévu. L'assistant vous montre un récapitulatif à confirmer avant de le créer.

Avec ce chemin, le stock des articles commandés est mis à jour immédiatement, et la section Réceptions de marchandises affiche une réception Achat direct qui couvre toutes les quantités.

Les statuts

Étapes — sur la page du bon de commande

1. Dépenses (/bills), ouvrez le bon de commande.
2. Approuver : visible tant que le bon est au statut Brouillon. Genuka garde qui l'a approuvé et quand.
3. Menu Actions :
   • Bon de commande PDF télécharge le document ;
   • Envoyer au fournisseur l'envoie par e-mail, PDF en pièce jointe, et le passe au statut Envoyé au fournisseur. L'option n'apparaît que si le fournisseur a une adresse e-mail.
4. Réceptionner, dans Réceptions de marchandises, quand il reste des quantités à recevoir : choisissez l'Entrepôt de destination, saisissez les quantités réellement reçues, et au besoin, dans Options avancées, le N° de lot et les dates de Production et de Péremption. Confirmer la réception fait entrer ces quantités en stock. Le reliquat reste ouvert pour une prochaine réception.
5. Convertir en dépense quand la facture du fournisseur arrive : le bouton remplace Approuver une fois le bon approuvé, et figure aussi dans Actions tant qu'il est en brouillon.

Ce que fait la conversion en dépense

• Le bon de commande devient une dépense, avec une nouvelle référence. L'ancienne référence du bon de commande est conservée.
• Si vous tenez votre comptabilité dans Genuka, la dépense entre alors dans le journal des achats. Un bon créé par l'assistant ne passe aucune écriture avant sa conversion. Un bon créé depuis le formulaire Nouvelle dépense, lui, passe déjà une écriture d'achat à sa création : après la conversion, vérifiez le journal des achats pour que l'achat ne soit pas compté deux fois.
• Vous pouvez ensuite Enregistrer un paiement sur la dépense.

Cas limites & erreurs fréquentes

• Le bouton Réceptionner n'apparaît pas. Un bon créé par l'assistant a déjà fait entrer son stock à la création : la réception Achat direct couvre toutes les quantités et il ne reste aucun reliquat. Ne refaites pas d'entrée de stock pour la même marchandise. Un bon créé depuis le formulaire garde, lui, ses quantités à recevoir jusqu'à leur réception.
• Réception au-delà du reliquat. Refusée : on ne réceptionne pas plus que la quantité restant à recevoir sur une ligne.
• Annuler une réception. Annuler cette réception retire du stock ce qu'elle avait fait entrer, dans le lot où c'était entré. C'est refusé, sans rien modifier, si une partie de cette marchandise est déjà sortie du stock (vendue, transférée ou déclarée perdue) : le message indique les produits et les quantités qui manquent. Enregistrez alors le retour au fournisseur, ou la correction, par un ajustement de stock. Une réception Achat direct ne s'annule pas seule : supprimez le bon de commande.
• Supprimer un bon de commande. La suppression retire aussi du stock tout ce que ses réceptions avaient fait entrer, réception Achat direct comprise. Elle est refusée, sans rien modifier, si une partie de cette marchandise est déjà sortie du stock.
• Approuver un bon déjà envoyé. Refusé.
• Paiement de la dépense refusé. Le montant doit être supérieur à zéro et ne peut pas dépasser le reste à payer (le message indique ce reste). Le moyen de paiement doit être un compte de trésorerie de votre entreprise.
• Envoyer au fournisseur n'apparaît pas. Le fournisseur n'a pas d'adresse e-mail sur sa fiche.
• Une dépense ordinaire n'a pas de réceptions. Les réceptions n'existent que pour les bons de commande ; une dépense d'achat direct a fait entrer son stock à sa création.

FAQ

Comment créer un bon de commande pour mon fournisseur ? Dans Nouvelle dépense (/bills/create), choisissez Statut de la dépense › Bon de commande. Vous pouvez aussi le demander à l'assistant Genuka : « crée un bon de commande pour tel fournisseur avec tels articles ». Le suivi (approbation, envoi, réception, conversion) se fait ensuite dans Dépenses.

Le bon de commande met-il mon stock à jour ? Cela dépend de sa création. Créé depuis le formulaire, il fait entrer le stock à chaque Réceptionner. Créé par l'assistant, il le met à jour dès sa création.

Comment télécharger le bon de réception ? Dans Réceptions de marchandises, chaque réception propose Bon de réception PDF.

Voir aussi

• Enregistrer un achat de marchandises qui alimente le stock
• Enregistrer une entrée de stock (bon d'entrée)
• Lots, dates de péremption et ordre de sortie