Enregistrer un achat de marchandises qui alimente le stock

Pourquoi c'est utile

Acheter de la marchandise, c'est trois choses à la fois : une dépense, un paiement et du stock en plus. Saisies séparément, elles finissent par ne plus concorder. L'achat direct les enregistre ensemble et met à jour le prix d'achat de vos produits.

Résumé

Quand vous achetez de la marchandise à revendre, Genuka peut enregistrer en une seule fois la dépense d'achat, son paiement et l'entrée en stock. C'est l'« achat direct » : la marchandise est considérée comme reçue et payée dès l'enregistrement.

Prérequis

• Permission stocks.create pour accéder aux écrans d'achat depuis le stock.
• Permission expenses.create pour créer la dépense.
• Un moyen de paiement (compte de trésorerie) et un entrepôt existants.

Deux façons de faire

Étapes — Réception sur achat

1. Catalogue › Inventaire & Stock (/stocks), flèche à côté d'Entrée de stock › Réception sur achat.
2. Ajoutez les articles achetés dans la section Nouveau stock, avec quantité et prix d'achat.
3. Choisissez le Fournisseur (facultatif) et la boutique concernée.
4. Dans Informations de paiement, choisissez la Méthode de paiement : le compte de trésorerie d'où part l'argent.
5. Joignez la facture du fournisseur si vous l'avez, ajoutez une note.
6. Cliquez sur Créer une dépense & Mettre à jour le stock. Genuka ouvre la dépense créée.

Étapes — depuis une entrée de stock

1. Inventaire & Stock › Entrée de stock.
2. Choisissez l'Entrepôt, nommez l'arrivage si vous le souhaitez (Nom / Numéro du lot), puis scannez ou recherchez les produits et saisissez quantités et prix d'achat.
3. Cochez Ceci est un achat de marchandise, puis renseignez le fournisseur, le paiement, les pièces jointes et la note.
4. Cliquez sur Enregistrer l'achat. Genuka ouvre la dépense créée.

Depuis la fiche d'un fournisseur, un raccourci ouvre directement cet écran en mode achat, le fournisseur déjà choisi.

Ce que fait un achat direct

• La dépense est créée et marquée payée pour son montant total, depuis le moyen de paiement choisi.
• Le stock entre immédiatement : une ligne par produit, dans un lot dont le prix d'achat est celui de la ligne. Son numéro de lot est le Nom / Numéro du lot saisi sur l'entrée de stock, sinon la référence de la dépense.
• Le Journal des mouvements enregistre un mouvement Achat lié à la dépense, et l'achat apparaît comme Réception d'achat dans Entrées de stock.
• Le prix payé devient le dernier prix d'achat connu du produit : il préremplira le prix de vos prochaines entrées et de vos prochains achats.

Cas limites & erreurs fréquentes

• Achat à crédit. L'achat direct est toujours enregistré comme payé. Pour une facture fournisseur à régler plus tard, créez la dépense dans Dépenses et enregistrez la marchandise par une Entrée de stock : une dépense créée depuis Dépenses ne met pas le stock à jour. Réglez-la ensuite avec Enregistrer un paiement : un montant nul, négatif ou supérieur au reste à payer est refusé, et le moyen de paiement doit être un compte de trésorerie de votre entreprise.
• Supprimer la dépense retire aussi la marchandise du stock. Genuka annule ses écritures comptables et ses paiements, et sort du stock les quantités achetées, dans les lots où elles étaient entrées. Le Journal des mouvements enregistre un mouvement Ajustement lié à la dépense, et la réception disparaît des Entrées de stock. Le lot reste visible, à zéro, comme un lot épuisé. Une deuxième suppression ne retire rien de plus.
• Suppression refusée : une partie de la marchandise est déjà sortie du stock. Si une partie a déjà été vendue, transférée ou déclarée perdue, Genuka refuse la suppression et ne modifie rien : ni le stock, ni la dépense, ni son paiement. Le message indique, pour chaque produit, combien d'unités reçues ne sont plus en stock. Gardez alors la dépense et enregistrez le retour au fournisseur, ou la correction, par un ajustement de stock (voir Corriger une quantité de stock).
• Modifier la dépense ne corrige pas le stock. Changer les quantités d'une dépense déjà enregistrée ne touche pas au stock. Pour une erreur de saisie, supprimez la dépense tant que rien n'a été vendu, puis refaites l'achat.
• Dépense enregistrée avant juillet 2026. Une dépense d'achat enregistrée avant l'apparition des réceptions d'achat n'en a pas : sa suppression ne retire rien du stock. Corrigez le stock à part.
• La marchandise est arrivée dans le mauvais entrepôt. Réception sur achat utilise le premier entrepôt de la boutique choisie. Pour choisir l'entrepôt, passez par Entrée de stock, ou faites ensuite un transfert.
• Achat refusé faute d'entrepôt. Créez d'abord un entrepôt et liez-le à la boutique.

FAQ

Quelle différence avec une simple entrée de stock ? L'entrée de stock n'enregistre ni dépense ni paiement. L'achat direct enregistre les trois : la dépense, son paiement et le stock.

J'ai saisi une mauvaise quantité, comment corriger ? Supprimez la dépense : la marchandise ressort du stock avec elle. Refaites ensuite l'achat avec la bonne quantité. Si une partie de la marchandise a déjà été vendue, la suppression est refusée : corrigez alors le stock par un ajustement.

Puis-je saisir un numéro de lot fournisseur ? Oui depuis une entrée de stock en mode achat : le Nom / Numéro du lot devient le numéro de lot de toutes les lignes. Réception sur achat n'a pas ce champ : le lot y prend la référence de la dépense, modifiable ensuite sur la fiche de l'article, dans Afficher les champs avancés.

Voir aussi

• Enregistrer une entrée de stock (bon d'entrée)
• Suivre un bon de commande fournisseur
• Lots, dates de péremption et ordre de sortie
• Comprendre le stock — entrepôts, lots, suivi de stock et ruptures
• Corriger une quantité de stock