Le compte client (ardoise) — vendre à crédit, encaisser une avance

Pourquoi c'est utile

Vendre à crédit fait partie du quotidien, mais un cahier tenu à la main finit par mentir : une page déchirée, un règlement oublié, une avance que personne ne retrouve. Le compte client tient ce cahier pour vous, à partir de vos factures et de vos encaissements. Vous savez à tout moment qui vous doit combien et depuis quand, et l'argent laissé d'avance par un client ne se perd plus.

Résumé

Chaque client a un compte courant chez vous : ce qu'il vous doit d'un côté, ce que vous détenez pour lui de l'autre. C'est le cahier de crédit du commerçant, tenu automatiquement. Il sert à trois choses : vendre à crédit en sachant ce qu'on risque, encaisser une avance sans commande, et utiliser cet argent sur une commande suivante.

Le solde n'est jamais un chiffre saisi à la main : il se recalcule en permanence à partir des factures, des règlements et des avoirs. Il est donc toujours justifiable pièce par pièce.

Prérequis

• Permission party_accounts.view pour consulter, party_accounts.sell_on_account pour vendre à crédit, party_accounts.deposit pour encaisser une avance.
• Un client identifié. On ne met pas une ardoise sur « client de passage » : la vente à crédit exige une fiche client. Une vente comptant, elle, reste possible sans client.

Les quatre mouvements du compte

Les deux premiers vont dans un sens, les deux derniers dans l'autre. La fiche client affiche un solde net par confort, mais les deux côtés restent séparés : un client peut très bien devoir 100 000 F et avoir 30 000 F d'avance chez vous.

Où le trouver

• Le compte d'un client : Menu › Ventes › Clients, ouvrez la fiche du client, onglet Compte — ce qu'il vous doit, ce que vous lui devez, l'ancienneté de sa dette, ses avances et son relevé.
• Tous les clients qui vous doivent de l'argent : bouton Créances de la liste des clients (/customers/receivables) — un client par ligne, avec le montant dû, la part en retard, le nombre de factures ouvertes et depuis quand il est en retard ; tri par plus gros solde, plus en retard ou plus ancien, et filtre « En retard uniquement ».

Étapes — vendre à crédit

1. Créez la commande normalement (/orders/create), avec le client renseigné.
2. Activez Vente à crédit (« Le client emporte la marchandise et paiera plus tard »).
3. Renseignez la date « Paiement attendu le », ou laissez-la vide pour qu'elle suive le délai de paiement de la fiche client.
4. Validez : la commande est facturée immédiatement, même si rien n'est encaissé. C'est cette facture qui fait apparaître la créance sur le compte du client, dans la balance âgée et dans vos états.
5. Le jour où le client paie, enregistrez un paiement sur la commande comme d'habitude.

Étapes — encaisser une avance sans commande

1. Ouvrez la fiche client, onglet Compte.
2. Encaisser une avance : montant, compte de trésorerie où l'argent entre (« Encaissé sur »), note facultative.
3. L'avance apparaît dans le crédit détenu pour ce client. Elle reste son argent tant qu'elle n'est pas utilisée.

Étapes — utiliser une avance ou un avoir

1. Depuis la fiche client, onglet Compte, bloc Utiliser son crédit : Imputer sur une facture.
2. Choisissez l'avance (ou l'avoir) et la facture à régler, puis le montant.
3. La facture est réglée d'autant. Aucune caisse n'est mouvementée : l'argent était déjà encaissé, on ne fait que le rattacher.

Champs & options

Ces réglages se font depuis la fiche client : Modifier, puis Conditions de crédit (vente à crédit) ouvre la section Conditions de crédit. L'onglet Compte de la fiche affiche ensuite l'encours autorisé et le délai de paiement.

Cas limites & erreurs fréquentes

• « La vente à crédit m'est refusée. » Trois causes possibles : pas de client sur la commande, votre rôle n'a pas le droit de vendre à crédit, ou le montant ferait dépasser l'encours autorisé du client. Un responsable disposant du droit de dépassement peut passer outre — et le dépassement est alors enregistré sur la commande, avec qui l'a autorisé.
• Une commande impayée n'est pas une vente à crédit. Une commande simplement pas encore réglée (en préparation, panier abandonné) ne rentre pas dans l'ardoise. Seule une vente explicitement marquée « à crédit » crée une créance.
• Le client a payé plus que dû. Le surplus n'est pas absorbé silencieusement : par défaut le paiement est refusé, car un surpaiement est le plus souvent une double saisie. Si le client a vraiment dit « gardez le reste », choisissez de verser l'excédent sur son compte.
• Un retour de marchandise. Il devient un avoir utilisable sur ses prochains achats, pas un remboursement en espèces. Vous pouvez toujours le rembourser explicitement — l'inverse n'est pas possible une fois la caisse ouverte.
• Un client en double. Deux fiches, deux ardoises, donc deux encours partiels. Fusionnez les fiches avant de vous fier au solde.

FAQ

Faut-il activer la comptabilité pour utiliser l'ardoise ? Non. Le solde se calcule à partir de vos commandes, factures et règlements. Si la comptabilité est activée, les écritures correspondantes se posent en plus, automatiquement.

Le solde est-il par boutique ou pour toute l'entreprise ? Par boutique par défaut : un client qui doit à une succursale n'a pas emprunté à une autre. Qui dispose du droit de vue globale peut basculer sur le consolidé entreprise.

Puis-je rendre une avance en espèces ? Oui, dans la limite de ce qu'il reste de non utilisé sur son compte.

Comment savoir qui me doit le plus, et depuis quand ? La page Créances (/customers/receivables) classe tous les clients par montant dû, retard ou ancienneté. Pour un client, l'onglet Compte de sa fiche donne l'ancienneté de la dette — non échu, 1-30, 31-60, 61-90, plus de 90 jours — et le relevé client PDF donne le détail chronologique avec le solde progressif.

Voir aussi

• Les comptes de tiers (clients et fournisseurs)
• Droits d'accès, rôles et permissions