Réaliser un inventaire (comptage et validation)

Pourquoi c'est utile

Avec le temps, le stock enregistré s'éloigne toujours un peu de ce qui est réellement en rayon. L'inventaire compare les deux, lot par lot, garde la preuve du comptage et corrige les écarts en une seule validation, avec leur trace au journal des mouvements.

Résumé

Un inventaire compare le stock enregistré dans Genuka au stock réellement présent dans un entrepôt. Vous comptez lot par lot, vous joignez une preuve, puis un responsable valide : chaque écart est alors corrigé dans le stock et, si les lots ont un coût connu, passé en écriture comptable.

Prérequis

• inventories.view pour voir les inventaires, inventories.create pour en lancer un.
• inventories.update pour saisir les comptages et ajouter des preuves.
• inventories.validate pour valider. Seul un rôle avec inventories.* peut annuler un inventaire.

Étapes

1. Catalogue › Inventaire & Stock (/stocks), flèche à côté d'Entrée de stock › Lancer un inventaire. La liste se trouve dans Plus d'options › Inventaires (/inventories).
2. Choisissez l'Entrepot à compter, la Date et le Motif : Inventaire periodique (par défaut), Inventaire tournant, Controle aleatoire, Inventaire de fin d'exercice ou Autre. Ajoutez des Notes si besoin.
3. Délimitez les Stocks a inclure :
   • Exclure les stocks a quantite zero (coché par défaut) ;
   • Filtrer par collections et Filtrer par fournisseurs pour un inventaire partiel. L'écran annonce le nombre de produits concernés, à raison d'une ligne par lot.
4. Cliquez sur Nouvel inventaire. L'inventaire est créé au statut Brouillon, avec la quantité attendue de chaque lot figée à cet instant.
5. Comptez : pour chaque ligne, saisissez la quantité trouvée dans Qte comptee, et un Commentaire si utile. La saisie s'enregistre quand vous quittez le champ, et le premier comptage fait passer l'inventaire En cours. La colonne Ecart se calcule seule. Les lignes s'affichent par pages de 50 ; Rechercher des lignes... retrouve un produit, un numéro de lot ou un commentaire.
6. Ajoutez au moins une preuve (photo de la fiche de comptage, document signé) dans la zone Preuves.
7. Cliquez sur Valider l'inventaire, cochez Je confirme que les comptages sont definitifs, puis confirmez.

Ce que fait la validation

• Chaque lot qui présente un écart prend exactement la quantité comptée.
• Si un article sans lot dans cet entrepôt a été compté avec une quantité positive, un lot est créé.
• Chaque correction apparaît au Journal des mouvements avec le type Inventaire.
• Une écriture comptable unique, dans le journal des opérations diverses (OD), enregistre les écarts valorisés : un surplus au débit du compte de stock, un manquant au crédit. Par défaut en SYSCOHADA, les comptes sont 31 (stock) et 603 (variation de stock). Les lignes sans coût unitaire n'y figurent pas, et aucune écriture n'est passée si ce flux est désactivé dans le paramétrage comptable.
• L'inventaire passe au statut Valide, avec la date et le nom du valideur. Il ne peut plus être modifié.

Champs & options

Statuts

Cas limites & erreurs fréquentes

• Validation refusée : lignes non comptées. Toutes les lignes doivent avoir une quantité comptée, même zéro, avant de valider.
• Validation refusée : aucune preuve. Ajoutez au moins un fichier dans Preuves.
• Le bouton Valider n'apparaît pas. L'inventaire est encore Brouillon (aucun comptage), ou votre rôle n'a pas inventories.validate.
• Ventes pendant le comptage. La quantité attendue est figée à la création. À la validation, un lot en écart reçoit la quantité comptée, même si des ventes ont eu lieu entre-temps. Créez l'inventaire juste avant de compter et validez juste après, idéalement boutique fermée.
• Écart sans montant comptable. Le lot n'a pas de prix d'achat : la quantité est corrigée, mais aucune valeur n'est comptabilisée pour cette ligne.
• Un produit apparaît plusieurs fois. Il a plusieurs lots dans l'entrepôt (dates de péremption ou réceptions différentes). Comptez chaque lot séparément.
• Je ne vois pas un produit dans la liste. Les lignes sont paginées par 50 : changez de page, ou tapez le nom du produit, le numéro de lot ou un commentaire dans Rechercher des lignes.... Le nombre de lignes de l'inventaire ne change pas avec la recherche.

FAQ

Puis-je exporter la fiche de comptage ? Oui : sur la page de l'inventaire, Exporter en Excel télécharge les lignes avec produit, lot, quantités attendue et comptée, écart et commentaire.

Puis-je avoir les totaux en PDF ? Oui : Exporter en PDF sur la page de l'inventaire donne les lignes et les totaux : nombre d'articles et de lignes, quantités attendues et comptées, écart, valeurs attendue et comptée, valeur des manques et des surplus. La case Inclure les lignes vides décide si les lignes pas encore comptées sont incluses (cochée par défaut).

Faut-il un inventaire pour corriger un seul produit ? Non. Un inventaire partiel est possible en filtrant par collection ou fournisseur. Pour une casse ou un vol, déclarez plutôt une perte : la cause est conservée.

Puis-je annuler un inventaire validé ? Non. Seul un inventaire Brouillon ou En cours peut être annulé.

Voir aussi

• Corriger une quantité de stock
• Déclarer une perte ou une avarie
• Lots, dates de péremption et ordre de sortie
• Consulter le journal des mouvements de stock
• Exporter le stock et les mouvements