Lots, dates de péremption et ordre de sortie du stock
Ce que vous aurez : Vous savez suivre un arrivage par son numéro de lot et repérer les produits qui vont bientôt périmer.
Les produits qui périment le plus tôt sortent en premier, et les péremptions sont signalées avant de devenir des pertes.
Avant de commencer
Connecté à Genuka, cette liste coche ce que votre compte a déjà.
Pourquoi c'est utile
Un produit périmé en rayon, c'est de l'argent perdu et parfois un client mécontent. Les lots gardent pour chaque arrivage son prix, son numéro et sa date de péremption : Genuka s'en sert pour vendre d'abord ce qui périme le plus tôt et pour vous prévenir à temps.
Résumé
Chaque quantité en stock est rangée dans un lot : une ligne d'entrepôt qui garde son prix d'achat, son numéro de lot, sa date de production et sa date de péremption. Genuka s'en sert pour choisir quelle marchandise sort en premier lors d'une vente, pour suivre ce qu'un lot a rapporté, et pour vous prévenir des péremptions proches.
D'où viennent les lots
| Opération | Ce qu'elle crée |
|---|---|
| Entrée de stock | Un nouveau lot par ligne, avec prix d'achat et dates. Le Nom / Numéro du lot saisi en haut de l'écran devient le numéro de lot de toutes les lignes. |
| Réception sur achat | Un lot par produit. Son numéro de lot est le Nom / Numéro du lot saisi sur l'écran Entrée de stock (case Ceci est un achat de marchandise), sinon la référence de la dépense. Un même numéro de lot et une même date de péremption complètent le lot existant, au prix d'achat moyen pondéré. |
| Réception d'un bon de commande | Le N° de lot et les dates se saisissent dans Options avancées. |
| Transfert terminé | À l'arrivée, un lot qui garde le numéro de lot, les dates et le prix d'achat du lot de départ. S'il existe déjà dans l'entrepôt d'arrivée (même numéro, mêmes dates), il est complété au prix d'achat moyen pondéré ; si le lot de départ n'a pas de prix d'achat, le lot d'arrivée garde le sien. |
| Inventaire validé | Un lot, si un article est trouvé dans un entrepôt où il n'en avait pas. |
| Fiche de l'article | Saisie ou correction directe : Afficher les champs avancés montre Prix d'achat, Date d'expiration et Numéro de lot. |
L'ordre de sortie à la vente
Quand une vente retire du stock, Genuka prend les lots disponibles des entrepôts de la boutique dans cet ordre :
- d'abord les lots qui périment le plus tôt (premier périmé, premier sorti) ;
- à date égale ou sans date, le lot reçu le plus anciennement (premier entré, premier sorti) ;
- les lots sans date de péremption passent après tous les lots datés.
Les transferts, eux, prélèvent les lots disponibles par ordre de réception, sans tenir compte des dates de péremption. Pour transférer un lot précis, choisissez Regrouper par › Numéro de lot dans le transfert : la ligne ne prélève alors que dans ce lot.
Chaque vente garde la trace des lots qu'elle a consommés : une annulation ou un retour rend les quantités à ces mêmes lots.
Les statuts d'un lot
| Statut | Signification |
|---|---|
| Disponible | Vendable, transférable, consommable. |
| Avarié | Marchandise abîmée mais conservée : comptée dans le stock et sa valeur, jamais vendue ni transférée. |
| Mise de côté | En attente de décision (contrôle qualité, litige) : même effet qu'Avarié. |
Une perte déclarée, quel que soit son devenir, fait passer la quantité dans un lot Avarié du même entrepôt. Le statut Mise de côté existe, mais aucun écran du tableau de bord ne permet aujourd'hui de le poser, ni de requalifier un lot à la main.
Suivre un lot
Dans Inventaire & Stock, ouvrez les filtres et choisissez un Lot (Rechercher un numéro de lot...), ou suivez le lien Suivre le lot d'un bon d'entrée. Un lot regroupe tout ce qui porte ce numéro, quel que soit le produit : c'est ainsi qu'on suit un arrivage. La liste ne montre plus que ce lot, et les indicateurs deviennent :
- Valeur d'achat : ce que le lot a coûté, vendu et restant, au prix d'achat ;
- Valeur de vente : ce qui a été facturé pour ce lot, plus le restant au prix de vente actuel ;
- Vendu : unités sorties par des commandes facturées ;
- Reste à vendre : unités encore vendables du lot.
Les unités mises de côté (avariées ou en quarantaine) comptent dans la valeur d'achat mais pas dans le reste à vendre. Voir tout le stock retire le filtre.
Les alertes de péremption
Chaque matin à 7 h, Genuka repère les lots non vides dont la date de péremption tombe dans les 7 prochains jours, ainsi que les lots déjà périmés. Il envoie un résumé (notification push, e-mail et Telegram) aux membres dont le rôle porte la permission stocks.*. Le délai de 7 jours n'est pas réglable depuis le tableau de bord.
Si la majorité de vos lots portent la même date de péremption, ce qui trahit une date saisie par défaut, l'alerte n'est pas envoyée pour votre entreprise.
Cas limites & erreurs fréquentes
- Un produit périmé reste vendable. Genuka ne bloque pas la vente d'un lot périmé ; il sort même en premier puisque sa date est la plus proche. Retirez-le en déclarant une perte avec le motif Péremption.
- Pas de numéro de lot sur mes entrées. Le champ Nom / Numéro du lot de l'écran Entrée de stock est facultatif. Pour une entrée déjà enregistrée sans lot, saisissez-le sur la fiche de l'article.
- Deux livraisons du même produit au même prix restent deux lots. C'est normal : chaque entrée de stock ouvre son propre lot. Donnez-leur le même numéro de lot pour les suivre comme un seul arrivage.
- Un arrivage coupé en deux. « Dubai » et « Dubaï » sont deux numéros de lot différents. À l'entrée de stock, choisissez le nom parmi les Lots existants plutôt que de le retaper.
- Un produit apparaît plusieurs fois dans un inventaire. Une ligne d'inventaire correspond à un lot.
FAQ
Genuka gère-t-il le FIFO ? Oui, et même mieux pour les produits datés : à la vente, le lot qui périme le plus tôt sort en premier, puis le plus ancien.
Comment savoir ce qui va bientôt périmer ? Par l'alerte quotidienne envoyée aux responsables du stock. Dans le tableau de bord, la date de péremption de chaque lot se lit sur la fiche de l'article, et l'export du stock donne une vue complète.
Existe-t-il une quarantaine ? Un lot peut avoir le statut Mise de côté, mais le tableau de bord ne permet pas de le poser à la main. Pour sortir une marchandise du stock vendable en attendant une décision, déclarez une perte avec le devenir Mise de côté.
Voir aussi
- Comprendre le stock — entrepôts, lots, suivi de stock et ruptures
- Enregistrer une entrée de stock (bon d'entrée)
- Déclarer une perte ou une avarie
- Transférer du stock entre entrepôts
- Réaliser un inventaire
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