La fiche client — historique d'achats, solde, notes

Pourquoi c'est utile

Quand un client appelle ou passe en boutique, la question est toujours la même : qui est-ce, qu'achète-t-il, nous doit-il quelque chose ? La fiche client répond sur une seule page : son historique d'achats, ce qui reste impayé, ses adresses, et les notes que l'équipe a laissées. Un vendeur qui ne connaît pas le client peut le servir comme s'il le connaissait.

Résumé

Ouvrez Menu › Ventes › Clients, puis cliquez sur le nom d'un client. La fiche affiche en haut ses chiffres clés (Total dépensé, Commandes, Panier moyen, Dernière commande, Impayés, Dernière interaction), puis des onglets : Vue d'ensemble, Commandes, Contacts & adresses, Activité, Produits les plus achetés, Notes, Marketing, Statistiques, Compte et, si la comptabilité est activée, Comptabilité.

Prérequis

• customers.view pour ouvrir une fiche ; customers.update pour la modifier et écrire des notes ; customers.delete pour supprimer un client.
• Certains onglets dépendent d'autres droits : Commandes demande orders.view ; Produits les plus achetés et Statistiques demandent customers.stats ; Compte demande party_accounts.view.

Étapes

Lire l'historique d'achats

1. Ouvrez la fiche du client.
2. Les chiffres du haut résument tout l'historique ; cliquez sur l'un d'eux pour aller à l'onglet qui le détaille.
3. La Vue d'ensemble montre les Dernières commandes (référence, date, montant, paiement, livraison), l'Activité récente et les produits qu'il achète le plus. Voir toutes les commandes ouvre l'onglet Commandes.
4. L'onglet Activité retrace dans l'ordre les commandes, paiements, retours, messages de conversation, notes, adresses ajoutées et changements d'étiquettes.

Voir ce qu'il doit

• Le chiffre Impayés donne le montant non réglé et le nombre de commandes concernées.
• L'onglet Statistiques donne le Montant payé, le Reste à payer et le Taux de recouvrement.
• L'onglet Compte est l'ardoise du client : ce qu'il doit, ce qu'il a laissé d'avance, et les actions pour encaisser ou imputer. Voir « Le compte client (ardoise) ».

Écrire une note interne

1. Onglet Notes, bouton Ajouter une note.
2. Rédigez le Contenu de la note, choisissez au besoin une Catégorie (vous pouvez en créer une, avec sa couleur) et ajoutez des Pièces jointes.
3. Cliquez sur Enregistrer la note. Elle porte votre nom et la date ; vos collègues la voient sur la fiche.

Les notes sont internes : le client ne les voit jamais. L'onglet permet de Rechercher dans les notes… et de les trier.

Modifier ou compléter la fiche

• Modifier (en haut de la fiche) ouvre l'écran Modification du client : identité, e-mail, téléphone, Date de naissance, Numéro d'immatriculation, Numéro d'identification fiscale, photo, Conditions de crédit. Cliquez sur Enregistrer.
• Dans la colonne de droite : le Contact principal, les Informations client, les Adresses, les étiquettes, les boutiques associées et les champs personnalisés.

Agir depuis la fiche

• Créer une commande ouvre une commande déjà au nom du client.
• Inbox ou Envoyer un message ouvre une conversation avec lui.
• Le menu Plus propose Appeler, Envoyer un email, Copier le lien du profil, Voir toute l'activité et Supprimer le client.

Champs & options

Cas limites & erreurs fréquentes

• Un onglet manque. Il dépend d'une permission que votre rôle n'a pas (voir Prérequis), ou de la comptabilité pour l'onglet Comptabilité.
• Le téléphone ou l'e-mail est masqué (« j*@… », « +237 6•• … »).** Votre rôle n'a pas le droit de voir les coordonnées des clients. Voir « Confidentialité des contacts clients ».
• Supprimer un client. La fiche disparaît de la liste mais n'est pas effacée : cochez Afficher les clients supprimés dans les filtres de la liste, sélectionnez-le et cliquez sur Restaurer. Ses conversations sont conservées, sauf si vous avez choisi de les supprimer avec lui.
• Un client en deux fiches. Ses achats et son solde sont coupés en deux. Dans la liste, sélectionnez les deux fiches et utilisez Fusionner les clients.

FAQ

Où voir combien un client a dépensé chez moi ? En haut de sa fiche, Total dépensé. Le classement de vos meilleurs clients se trouve sur la page de la liste des clients, bloc Top clients (visible avec la permission customers.stats).

Le client voit-il mes notes ? Non. Les notes sont réservées à votre équipe.

Comment savoir s'il nous doit de l'argent ? Le chiffre Impayés en haut de la fiche, et le détail dans l'onglet Compte.

Voir aussi

• Créer un client
• Étiqueter ses clients
• Le compte client (ardoise)
• Confidentialité des contacts clients