Masquer le téléphone et l'e-mail des clients à certains employés
Ce que vous aurez : Les employés de votre choix travaillent avec vos clients sans voir leur numéro ni leur e-mail complets.
Votre fichier client reste à l'entreprise, même quand un employé part.
Avant de commencer
- Leçon « Créer un rôle et choisir ses permissions »
- Membres de l'équipe invités
Connecté à Genuka, cette liste coche ce que votre compte a déjà.
Pourquoi c'est utile
Votre fichier client est l'un des biens les plus précieux de l'entreprise. Un vendeur qui part avec la liste des numéros peut emmener vos meilleurs clients avec lui. Genuka permet de laisser un employé servir les clients, prendre leurs commandes et leur répondre dans la Boîte de réception, sans lui montrer leurs coordonnées complètes.
Résumé
La permission Voir les coordonnées des clients (email, téléphone) (customers.contacts.view) décide qui voit les coordonnées en clair. Sans elle, un membre voit j***@gmail.com au lieu de l'adresse, et +237 6•• •• •• 90 au lieu du numéro, partout dans le tableau de bord et dans ses exports. Les données ne sont pas modifiées : seul l'affichage change, pour ce membre.
Prérequis
- Gérer les rôles : permission
users.*(administrateurs, et par défaut le rôle Manager). - Avoir au moins un membre dans l'équipe.
Étapes
- Ouvrez Paramètres › Entreprise › Rôles & Permissions.
- Ouvrez le rôle des employés à restreindre (par exemple Employé, ou un rôle personnalisé « Vendeur »). Les rôles système se personnalisent aussi : seuls leur nom et leur suppression sont bloqués.
- Dans le groupe Clients, décochez Voir les coordonnées des clients (email, téléphone).
- Enregistrez. Le masquage s'applique aux membres qui portent ce rôle, dès leur prochain chargement de page.
Pour l'inverse — montrer les coordonnées à un rôle — cochez la même permission.
Ce qui est masqué
| Endroit | Effet sans la permission |
|---|---|
| Fiche client, liste des clients | E-mail et téléphone partiellement masqués ; les boutons Appeler et Envoyer un email disparaissent. |
| Contacts & adresses du client | Téléphones et e-mails des contacts masqués. |
| Commandes | Téléphone et e-mail de facturation et de livraison masqués. |
| Exports (clients, commandes) | Colonnes e-mail et téléphone masquées dans le fichier. |
| Destinataires d'une campagne | Numéros masqués. |
| Boîte de réception | Coordonnées masquées dans le panneau du client. Un membre qui n'a même pas customers.view n'y voit ni le nom de famille, ni l'e-mail, ni le téléphone. |
Le format masqué garde le début et la fin : la première lettre et le domaine de l'e-mail, les 4 premiers et les 2 derniers chiffres du téléphone. Assez pour reconnaître un client, pas assez pour le recopier.
Cas limites & erreurs fréquentes
- Par défaut, tout le monde voit les coordonnées. À son arrivée, la permission a été donnée à tous les rôles qui voyaient déjà les clients, pour que personne ne perde l'accès. Le masquage ne s'active donc que si vous retirez la permission.
- Les rôles Comptable et Livreur voient toujours les coordonnées masquées, même si la permission est cochée : c'est une règle fixe de Genuka.
- L'employé peut toujours écrire au client. Répondre dans la Boîte de réception ou envoyer une campagne ne demande pas de connaître le numéro : le masquage ne bloque pas le travail.
- Évitez de faire modifier les fiches clients par un rôle masqué. Aujourd'hui, enregistrer une fiche depuis un compte masqué peut réécrire le téléphone ou l'e-mail du client avec sa version masquée. Réservez la modification des fiches (
customers.update) aux rôles qui voient les coordonnées. - Les clients ne sont jamais concernés. Un client qui consulte sa propre commande ou sa facture voit ses coordonnées en entier.
FAQ
Le masquage efface-t-il le numéro de la base ? Non. Le numéro reste entier dans Genuka ; seuls les membres sans la permission voient la version masquée.
Un employé masqué peut-il chercher un client par son numéro ? Oui. La recherche porte sur les vraies coordonnées, mais le client trouvé s'affiche avec son numéro masqué. Un employé qui connaît déjà le numéro d'un client peut donc le retrouver, sans pouvoir lire celui des autres.
Comment vérifier ce que voit un employé ? Ouvrez son rôle dans Paramètres › Entreprise › Rôles & Permissions et regardez si Voir les coordonnées des clients (email, téléphone) est cochée.
Voir aussi
- Créer un rôle et choisir ses permissions
- Droits d'accès, rôles et permissions
- La fiche client
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