Préparer et suivre une livraison

Pourquoi c'est utile

Sans suivi, on apprend qu'une commande n'est pas arrivée quand le client appelle, et l'argent encaissé par le livreur se règle de mémoire. Une livraison dans Genuka dit qui transporte quoi, où elle en est, et ce que le livreur a encaissé. Le statut de la commande se met à jour tout seul quand la livraison est faite.

Résumé

Une livraison se crée depuis une commande et emporte tout ou partie de ses articles. On l'assigne à un livreur, qui la fait passer de Prise en charge à En route puis à Livrée. Une commande peut avoir plusieurs livraisons (livraison en plusieurs fois). Toutes les livraisons se retrouvent dans Paramètres › Ventes › Livraisons.

Prérequis

• Une commande de type Commande (pas un devis ni un bon de commande), en mode Livraison, avec une adresse.
• deliveries.view pour voir les livraisons, deliveries.create pour en créer, deliveries.update pour assigner un livreur ou changer un statut, deliveries.delete pour en supprimer.
• Pour les livreurs : un membre de l'équipe avec le rôle Livreur (voir « Inviter un membre »).

Étapes

1. Créer la livraison depuis la commande

1. Ouvrez la commande. Dans Informations de livraison, cliquez sur Ajouter une livraison.
2. Dans Nouvelle livraison, choisissez le Mode de livraison (Route, Air, Mer, Rail, Mixte…) et, si un transporteur externe s'en charge, son nom dans Nom du transporteur.
3. Le Numéro de suivi est proposé automatiquement ; vous pouvez le remplacer. Ajoutez une URL de suivi si le transporteur en fournit une.
4. Réglez la Date prévue.
5. Dans Produits, gardez les quantités à livrer. Pour livrer en plusieurs fois, baissez les quantités : la prochaine livraison proposera le reste.
6. Cliquez sur Enregistrer. La livraison est créée avec le statut Non prise en charge, et les membres qui ont accès aux livraisons reçoivent un e-mail (et un message Telegram s'il est connecté).

2. Assigner un livreur

1. Ouvrez la livraison (lien du numéro de suivi sur la commande, ou depuis Paramètres › Ventes › Livraisons).
2. Cliquez sur Assigner la livraison, choisissez le livreur puis Appliquer. Sans accès à la liste de l'équipe, le bouton devient Me l'assigner.
3. La livraison passe à Prise en charge. Le bouton Changer, dans le bloc Livreur, permet de la confier à quelqu'un d'autre.

3. Préparer le colis

Dans Actions, Imprimer le bordereau propose deux formats : Document A4 (PDF), qui liste les articles de cette livraison, le reste à livrer et des cadres de signature pour le livreur et le client ; ou Ticket (imprimante thermique).

4. Livrer

1. Au départ, le livreur clique sur Commencer la livraison : statut En route.
2. Sur son téléphone, il peut Activer le suivi GPS : la carte de sa position s'affiche sur la page de la livraison pour toute l'équipe.
3. À la remise du colis, il clique sur Marquer comme livrée et confirme : statut Livrée.

Quand la livraison est livrée, le statut de livraison de la commande passe à Livrée si tous les articles sont livrés, sinon à Livraison partielle. Si la comptabilité est activée, l'écriture de sortie de stock est passée.

5. Encaisser et remettre l'argent

Si le livreur tient un compte de trésorerie (champ Tenu par du compte), il voit sur la livraison le bloc Argent collecté :

• Enregistrer un encaissement : le paiement du client, reçu sur son compte ;
• Remettre de l'argent, puis Déclarer la remise : l'argent qu'il rend à la caisse ou à un autre compte. La remise reste En attente de confirmation tant que la personne qui reçoit l'argent ne l'a pas confirmée dans Comptes de trésorerie (Confirmer ou Pas reçu).

6. Facturer et suivre

• Actions › Émettre une facture crée la facture de cette livraison (droit invoices.create, et seulement si la commande n'a pas déjà sa facture finale).
• Actions › Créer une dépense pour cette livraison enregistre le coût du transport, quand la livraison emporte toute la commande.
• La liste Livraisons se filtre par Statut de livraison, Affectation du livreur, Livreur, Boutique, dates (Programmée du / Au) et Facturation. Avec le droit stats.view, des indicateurs s'affichent au-dessus : reste à collecter, encaissé par les livreurs, livré non payé, en retard…

Champs & options

Cas limites & erreurs fréquentes

• Le bouton « Ajouter une livraison » n'apparaît pas. La commande est un devis ou un bon de commande, elle n'est pas en mode Livraison, tout est déjà livré, ou votre compte n'a pas deliveries.create.
• Le livreur ne voit pas « Commencer la livraison ». Ces boutons ne s'affichent que pour le livreur assigné et pour le rôle Administrateur. Un manager peut passer par la liste : cochez les livraisons, puis Changer le statut de la livraison.
• Les choix de « Changer le statut de la livraison » sont en partie en anglais (« pending shipping » = En route, « taken in charge » = Prise en charge).
• Un livreur ne peut pas se donner une livraison libre. S'assigner une livraison demande le droit deliveries.update. Sans lui, un livreur ne peut que faire avancer les livraisons qu'on lui a confiées.
• Le bloc « Argent collecté » n'apparaît pas. Il n'est visible que pour le livreur assigné, et seulement s'il tient au moins un compte de trésorerie.
• Un livreur ne voit que ses livraisons. Avec le rôle Livreur, la page devient Mes livraisons, avec les onglets À livrer et Livrées.
• Commande annulée. La livraison affiche « La commande de cette livraison a été annulée : il n'y a plus rien à livrer. »
• L'URL de suivi proposée par défaut n'est pas une page de suivi. C'est un lien vers la commande sur genuka.com. Remplacez-la par le lien de votre transporteur si vous en avez un.

FAQ

Comment livrer une commande en plusieurs fois ? Créez une première livraison avec une partie des quantités. Ajouter une livraison reste disponible et propose le reste.

Le client peut-il suivre son livreur sur une carte ? Pas aujourd'hui : la carte GPS se voit dans le tableau de bord, pas sur une page client. Voir « Suivi de livraison côté client ».

Comment savoir ce que mes livreurs me doivent ? Dans Livraisons, les indicateurs À encaisser par les livreurs, Livré non payé et En main des livreurs le montrent (droit stats.view).

Voir aussi

• Configurer les frais de livraison
• Gérer les points de retrait
• Suivi de livraison côté client
• Créer une commande
• Facturer une commande
• Comptes de trésorerie