La piste d'audit

Pourquoi c'est utile

Lors d'un contrôle, il ne suffit pas d'avoir des comptes justes : il faut prouver qu'ils n'ont pas été modifiés après coup. La piste d'audit enregistre chaque opération sensible, avec son auteur et sa date, sans possibilité de l'effacer.

Résumé

La piste d'audit enregistre chaque opération comptable sensible — qui l'a faite, quand, sur quelle pièce, et ce qui a changé. Elle est en écriture seule : on ne peut ni la modifier ni l'effacer, y compris depuis un compte administrateur. C'est la pièce que réclame un contrôleur pour vérifier que les livres n'ont pas été réécrits après coup.

Ce qui y est tracé

Création et comptabilisation d'écritures, suppressions et extournes, clôtures de période et d'exercice, dépôts de déclarations fiscales, modifications de paramétrage comptable. Chaque entrée porte l'auteur, l'horodatage, la pièce concernée et les valeurs avant/après.

Les entrées sont chaînées entre elles : chacune dépend de la précédente. Retirer ou altérer une entrée casserait la chaîne et se verrait immédiatement. C'est ce qui donne sa valeur au registre — un journal qu'on pourrait éditer ne prouverait rien.

Étapes

1. Comptabilité › Piste d'audit (/accounting/audit-trail).
2. Filtrez par période, par utilisateur ou par type d'action.
3. Ouvrez une entrée pour voir le détail : la pièce concernée et les valeurs modifiées.

Cas limites & erreurs fréquentes

• Une action récente n'apparaît pas tout de suite. L'écriture au registre est asynchrone : elle est enregistrée juste après la validation de l'opération. Quelques secondes de décalage sont normales.
• Une opération annulée n'apparaît pas. Si la transaction a échoué et a été annulée, rien n'est journalisé — c'est voulu : le registre ne trace que ce qui a réellement eu lieu.
• Chercher une modification de données commerciales. La piste d'audit couvre la comptabilité. Pour l'historique d'une commande ou d'un produit, regardez la fiche concernée.

FAQ

Puis-je effacer une entrée gênante ? Non, et personne ne le peut. C'est la raison d'être du registre.

Combien de temps les entrées sont-elles conservées ? Elles ne sont pas purgées : la durée de conservation attendue par l'administration se compte en années.

Qui peut consulter la piste d'audit ? Les utilisateurs disposant d'un accès à la comptabilité. C'est un bon droit à accorder à votre expert-comptable.

Voir aussi

• Saisir, comptabiliser et corriger une écriture
• Comprendre la comptabilité Genuka
• Exercices et périodes comptables