Exercices et périodes comptables

Pourquoi c'est utile

« Impossible d'enregistrer à cette date » : ce refus vient presque toujours d'une période fermée. Comprendre les exercices et les périodes permet de dater juste ses écritures et de préparer sereinement la clôture de l'année.

Résumé

L'exercice est la tranche de temps sur laquelle on mesure le résultat de l'entreprise — le plus souvent douze mois. Il se découpe en périodes, généralement mensuelles. Toute écriture se rattache automatiquement à l'exercice et à la période correspondant à sa date, et ne peut exister que si cette période est ouverte.

Pourquoi cela conditionne tout

Un exercice a trois états :

• ouvert : il accepte les écritures, sauf dans ses périodes fermées ;
• clôturé : il n'accepte plus aucune écriture, mais la clôture peut encore être annulée avec Réouvrir ;
• verrouillé : c'est l'état définitif. Un exercice verrouillé ne se rouvre plus et ses écritures ne se modifient plus.

Les périodes ont les mêmes trois états : ouverte, clôturée, verrouillée.

C'est la raison de la plupart des refus que vous rencontrerez : « impossible d'enregistrer à cette date » signifie presque toujours que la période visée est fermée. C'est aussi pourquoi une correction d'écriture (extourne) est datée du jour et non de la date d'origine — cette date-là appartient peut-être à une période close.

Étapes — la clôture d'un exercice

La clôture est une opération lourde ; elle se prépare avec votre expert-comptable. Tout se passe dans Comptabilité › Fiscal › Exercices fiscaux (/accounting/settings, onglet Exercices fiscaux).

1. Vérifier avant de fermer : plus aucune écriture en brouillon, rapprochements bancaires à jour, comptes de tiers lettrés, amortissements de l'année comptabilisés, déclarations fiscales de la période établies.
2. Clôturer les périodes : dépliez l'exercice et cliquez Clôturer sur chaque période, dans l'ordre (une période ne se clôture que si les précédentes le sont).
3. Sur la ligne de l'exercice, cliquez Clôturer l'exercice. L'assistant de clôture fait un Diagnostic : la clôture est bloquée tant qu'une période est encore ouverte, qu'une écriture est en brouillon ou que les écritures ne sont pas équilibrées. Les écritures non lettrées ne sont signalées qu'à titre d'information.
4. Vérifiez l'Aperçu des écritures générées, puis confirmez.
5. Genuka solde les comptes de charges et de produits, affecte le résultat, et reporte les soldes de bilan en à-nouveaux sur l'exercice suivant, à condition que cet exercice existe déjà. Créez-le avant la clôture si vous voulez ces à-nouveaux.
6. L'exercice passe à l'état clôturé : plus aucune écriture n'y est acceptée.
7. Une fois tout contrôlé, Verrouiller puis Verrouiller définitivement fige l'exercice pour de bon.

Rouvrir un exercice clôturé

Tant qu'un exercice n'est que clôturé, Réouvrir (sur sa ligne, dans Exercices fiscaux) annule la clôture :

• l'écriture d'affectation du résultat est supprimée ;
• les à-nouveaux générés sur l'exercice suivant sont supprimés ;
• les écritures de l'exercice sont déverrouillées et l'exercice repasse à l'état ouvert.

Rouvrir l'exercice ne rouvre pas ses périodes : elles restent clôturées, et une écriture datée dans une période clôturée reste refusée. Le tableau de bord n'a pas de bouton pour rouvrir une période ; si vous devez saisir dans une période déjà clôturée, contactez le support. Quand vos corrections sont faites, relancez Clôturer l'exercice : le résultat et les à-nouveaux sont recalculés.

Un exercice verrouillé ne peut plus être rouvert (« Un exercice verrouillé ne peut pas être réouvert. »).

Champs & options

Cas limites & erreurs fréquentes

• « Impossible de créer des écritures dans la période clôturée. » Datez l'écriture dans une période ouverte. Le tableau de bord ne permet pas de rouvrir une période clôturée, et une période verrouillée ne se rouvre jamais.
• Clôturer trop tôt. Une facture fournisseur qui arrive après la clôture ne peut plus être enregistrée sur l'exercice clôturé. Tant qu'il n'est pas verrouillé, vous pouvez le rouvrir, mais ses périodes restent clôturées. Attendez d'avoir reçu toutes les pièces avant de clôturer, et surtout avant de verrouiller.
• Des brouillons oubliés. Ils bloquent la clôture : le Diagnostic les compte et propose Voir les brouillons. Comptabilisez-les ou supprimez-les avant de clôturer.
• Un premier exercice mal borné. Les dates du premier exercice se fixent à la mise en route ; vérifiez-les avant d'accumuler des écritures.

FAQ

Un exercice fait-il forcément douze mois ? Non. Le premier exercice d'une entreprise est souvent plus court ou plus long. Vous fixez librement les dates de début et de fin.

Puis-je rouvrir un exercice clôturé ? Oui, tant qu'il n'est pas verrouillé : Réouvrir annule la clôture (affectation du résultat et à-nouveaux supprimés, écritures déverrouillées). Ses périodes restent clôturées. Un exercice verrouillé, lui, ne se rouvre plus : toute correction passe alors par une écriture sur l'exercice en cours.

Que deviennent mes soldes après la clôture ? Les comptes de charges et de produits repartent à zéro (le résultat est calculé et affecté). Les comptes de bilan — trésorerie, clients, fournisseurs, stocks — sont reportés en à-nouveaux sur le nouvel exercice.

Voir aussi

• Comprendre la comptabilité Genuka
• Saisir, comptabiliser et corriger une écriture
• Générer les états financiers
• Importer une balance (à-nouveaux)