Mettre la comptabilité en route

Pourquoi c'est utile

Tant que la mise en route n'est pas terminée, aucune écriture n'est enregistrée et tous les états restent vides. L'assistant installe en une fois le référentiel, le premier exercice, le plan de comptes, les journaux et vos soldes de départ, pour que la suite se fasse seule.

Résumé

Un assistant unique, à parcourir une seule fois, qui installe les fondations : le mode de démarrage, le référentiel comptable et le premier exercice, le plan de comptes, les journaux, la politique comptable, la reprise de l'historique et les soldes d'ouverture. Tant qu'il n'est pas terminé, aucune écriture ne peut être enregistrée et tous les états restent vides.

Prérequis

• L'écran de l'assistant exige les droits complets sur la comptabilité (accounting.*) ; sans eux, il affiche « Accès refusé ». Le droit accounting.setup suffit côté serveur, mais pas pour ouvrir l'écran. Un administrateur accorde ces droits depuis Paramètres › Entreprise › Rôles & Permissions.
• Connaître la date de début de votre exercice comptable (souvent le 1er janvier, mais pas toujours).
• Si vous venez d'un autre logiciel : avoir sous la main sa balance de sortie.

Étapes

Ouvrez Menu › Finances › Comptabilité : tant que la comptabilité n'est pas activée, l'entrée mène à l'assistant (/accounting/setup). Il compte sept étapes.

1. Mode de démarrage. Quatre choix : Repartir de zéro ; Importer les soldes d'ouverture d'un ancien système ; Reconstruire depuis l'historique Genuka (des écritures brouillon sont générées à partir de vos opérations passées) ; ou Importer les soldes + reconstruire après, à partir d'une date. Indiquez la date officielle de début de la comptabilité et, s'il y a reconstruction, la date à partir de laquelle reconstruire.
2. Référentiel. Pays d'exploitation, référentiel — SYSCOHADA, PCG 2024 (France), PCGE (Maroc) ou personnalisé (plan importé en CSV) ; il est proposé d'après le pays —, devise de base, début et fin de l'exercice fiscal. Le référentiel détermine la structure du plan de comptes : le changer après coup est lourd, prenez une minute pour le confirmer.
3. Plan comptable. Le modèle du référentiel est chargé : activez les comptes utiles, renommez-les (double-clic), ajoutez des sous-comptes, importez ou exportez le plan en CSV. Genuka vérifie les correspondances obligatoires (créances clients, dettes fournisseurs, produits, remises accordées, retours et avoirs, taxes collectées et déductibles, caisse, banque, stocks, coût des ventes, charges, compte d'attente) à partir des comptes actifs.
4. Journaux. Les journaux obligatoires (ventes, achats, banque, caisse, opérations diverses, à-nouveaux) peuvent être renommés mais pas supprimés ; les journaux de trésorerie sont générés à partir de vos comptes de trésorerie (caisses, banques, mobile money).
5. Politique comptable. Quand les écritures naissent : déclencheur par défaut de la reconnaissance du revenu, reconnaissance du stock (à la livraison, à la commande ou manuelle), comptabilisation des paiements (à la réception ou au rapprochement), révision obligatoire des brouillons, enregistrement autorisé ou non avant la fin des correspondances.
6. Reconstruction. Si vous l'avez choisie, l'assistant analyse les commandes, factures, paiements et achats de la période, estime le nombre d'écritures et signale les problèmes — certains bloquants, à résoudre avant de générer. Il génère ensuite des écritures brouillon que votre comptable vérifie. Vous pouvez aussi ignorer cette étape et la lancer plus tard.
7. Ouverture et verrouillage. Saisissez les soldes d'ouverture (les débits doivent égaler les crédits) et, si besoin, une date de verrouillage : les écritures antérieures ne pourront plus être modifiées. Relisez le résumé et validez : l'activation s'exécute en tâche de fond, puis la comptabilité devient active.

Votre progression est sauvegardée à chaque étape : vous pouvez quitter et reprendre plus tard.

Après l'assistant : les paramètres comptables

Paramètres comptables (/accounting/settings, Menu › Finances › Comptabilité › Configuration › Paramètres) regroupe huit onglets : Exercices fiscaux, Politique comptable, Écritures automatiques, Services & revenus, Comptes par défaut, TVA, Numérotation, Paramètres généraux. Un onglet s'ouvre directement avec ?tab= (par exemple /accounting/settings?tab=revenue_types).

Champs & options

Les comptes par défaut restent modifiables après coup. Attention : les modifier ne réécrit pas les écritures déjà générées, seulement les suivantes.

Ventiler le chiffre d'affaires par service

Par défaut, toutes les ventes créditent le même compte de produits. Pour distinguer les activités (marchandises, prestations, formations…), créez un service par activité dans l'onglet Services & revenus et donnez-lui son compte de produits : 701 pour les ventes de marchandises, 706 pour les prestations de services, 708 pour les commissions, etc. Chaque commande est ensuite vendue sous l'un de ces services, et l'écriture de vente crédite le compte correspondant.

Cinq niveaux de précision, du plus fin au plus général — le premier renseigné gagne :

1. Le compte posé sur une ligne de commande (menu ⋯ de la ligne, ou API).
2. Le compte du produit (onglet Comptabilité de sa fiche).
3. Le compte de sa collection (même onglet sur la fiche collection) — le bon niveau pour un comptable, qui raisonne par famille.
4. Le compte du type de produit (marchandise, prestation, numérique…), à associer une seule fois dans Services & revenus. Votre catalogue porte déjà ce type sur chaque article : c'est la ventilation qui coûte zéro saisie.
5. Le compte du service de la commande, puis le compte de ventes par défaut de l'entreprise.

Le compte est figé sur la ligne au moment où la commande est créée : re-paramétrer un produit plus tard ne réécrit jamais les écritures passées.

Même logique pour les taxes : celles posées sur un produit priment sur celles de sa collection, à défaut ce sont les taxes par défaut de l'entreprise. Elles sont appliquées quel que soit le canal (caisse, boutique en ligne, tableau de bord, agent), ce qui évite qu'un même article soit taxé différemment selon l'endroit où la vente est saisie. Et chaque taxe peut porter ses propres comptes (collectée, déductible, de règlement) dans sa fiche : sans cela, TVA, TSPP et retenues à la source atterrissent toutes sur le même compte.

Pour un résultat par boutique, ce n'est pas un compte différent qu'il faut, mais la comptabilité analytique : l'axe Boutique impute automatiquement chaque vente à sa boutique et vous donne balance et compte de résultat par boutique, sans démultiplier le plan de comptes.

Cas limites & erreurs fréquentes

• La reconstruction signale des paiements sans pièce rattachée. Ce sont des encaissements non reliés à une facture. Ce n'est pas bloquant, mais ils atterriront sur un compte d'attente : mieux vaut les rattacher avant de reconstruire.
• Des commandes sans compte affecté. Elles ne sauront pas dans quel compte de vente s'imputer. Complétez les correspondances et les comptes par défaut avant de lancer la reconstruction.
• La reconstruction est longue. Elle s'exécute en tâche de fond sur tout votre historique ; comptez plusieurs écritures par commande. Vous pouvez continuer à travailler pendant ce temps.
• Mauvais référentiel choisi. Corrigeable, mais cela implique de régénérer le plan de comptes : faites-le avant d'avoir accumulé des écritures, jamais après.

FAQ

Puis-je utiliser Genuka sans activer la comptabilité ? Oui. Ventes, stock, clients et dépenses fonctionnent indépendamment. La comptabilité est un module qu'on active quand on en a besoin.

Que se passe-t-il si je ne reconstruis pas l'historique ? Vos états ne partiront que de la date d'activation. C'est un choix valable si votre comptable tient déjà les périodes antérieures ailleurs — dans ce cas, importez plutôt sa balance en à-nouveaux.

Puis-je changer les comptes par défaut plus tard ? Oui, dans Paramètres comptables, onglet Comptes par défaut. Seules les écritures futures en tiennent compte.

Mes ventes de prestations et de marchandises tombent dans le même compte. Comment les séparer ? Créez un service par activité dans l'onglet Services & revenus et donnez à chacun son compte de produits. Les commandes suivantes sont ventilées automatiquement. Pour réaligner l'historique déjà comptabilisé, demandez une régénération des écritures au support.

Voir aussi

• Comprendre la comptabilité Genuka
• Le plan comptable
• Les journaux comptables
• Importer une balance (à-nouveaux)