Créer et suivre ses comptes de trésorerie (caisse, banque, Mobile Money)

Pourquoi c'est utile

L'argent d'un commerce est éparpillé : le tiroir-caisse, le compte bancaire, le numéro Orange Money ou MTN de la boutique, l'argent que garde le livreur. Sans suivi, on ne sait pas combien il y a où, et les écarts se découvrent trop tard. Un compte de trésorerie par endroit donne un solde à jour, calculé à partir de chaque paiement, dépense et transfert enregistrés.

Résumé

Un compte de trésorerie représente un endroit où vous gardez de l'argent. C'est lui que l'on choisit comme moyen de paiement en caisse et en enregistrant un paiement. Son solde n'est jamais saisi à la main : il part d'un solde d'ouverture, puis bouge avec les encaissements, les dépenses, les transferts, les apports, les retraits et les ajustements.

Prérequis

• treasury_accounts.view pour voir les comptes et leurs mouvements.
• treasury_accounts.* pour saisir un solde d'ouverture, ajouter ou retirer de l'argent, ajuster un solde, faire un transfert, modifier ou supprimer un compte.
• payments.export pour exporter les transactions.

Où le trouver

Paramètres › Comptabilité & Finances › Comptes de trésorerie (/treasury-accounts). La page s'ouvre sur un onglet (Entreprise) pour les comptes globaux, puis un onglet par boutique. Si une boutique est sélectionnée dans le tableau de bord, seuls ses comptes s'affichent.

En haut, Vue d'ensemble de votre trésorerie : Solde total, nombre de Comptes, Comptes créditeurs et Comptes débiteurs. Chaque carte de compte montre son solde et, s'il y a lieu, la personne qui le tient (« Tenu par … »).

Étapes — créer un compte

1. Cliquez sur la carte Ajouter un compte (« Nouveau compte de trésorerie »).
2. Type de compte : Espèces, Banque, opérateur Mobile Money ou agrégateur de paiement. Le type remplit le Compte comptable par défaut (571 pour les espèces, 52 pour la banque, 538 pour les autres).
3. Nom du compte : un nom que l'équipe reconnaîtra, par exemple « Caisse boutique Akwa » ou « Orange Money principal ».
4. Boutique : la boutique du compte. Sans boutique sélectionnée dans le tableau de bord, la case Créer un compte de trésorerie global crée un compte de l'entreprise, « pour les transactions non liées à une boutique spécifique ».
5. Tenu par (facultatif) : l'employé qui garde cet argent, par exemple un livreur. Laissez « Personne — compte de l'entreprise » pour un compte ordinaire.
6. Solde d'ouverture : le montant déjà présent sur le compte quand vous commencez le suivi. « Défini une seule fois à la création. »
7. Enregistrez : la fiche du compte s'ouvre.

Lire la fiche d'un compte

• Entrées, Sorties, Flux net sur la période choisie, et Solde (le solde actuel). Si des remises d'argent attendent votre confirmation, le solde précise « dont … en attente de confirmation ».
• Onglets Paiements (encaissements et décaissements passés par ce compte), Transferts (voir « Virements entre comptes de trésorerie »), Apports & régularisations et Statistiques (détail des entrées et des sorties : encaissements clients, transferts entrants, apports, décaissements fournisseurs, transferts sortants, retraits, régularisations, solde d'ouverture).
• Le bloc Remises à confirmer apparaît quand un employé qui tient un compte (un livreur) a déclaré vous avoir remis de l'argent.

Étapes — faire bouger le solde sans vente ni dépense

Sur la fiche du compte, bouton Actions :

Le même menu propose Nouvelle vente (commande payée sur ce compte), Nouvelle dépense, Nouvelle écriture (comptabilité) et Supprimer ce compte. Le bouton Créer un transfert, à côté, déplace de l'argent vers un autre compte.

Exporter

Bouton Exporter de la liste des comptes : fenêtre Exporter les transactions de trésorerie, avec une période, un ou plusieurs comptes, les types de transactions (Paiements entrants, Paiements sortants, Inclure les transferts entre comptes), les colonnes et le format. Un gros export est préparé en arrière-plan : « Vous recevrez une notification lorsqu'il sera prêt. »

Supprimer un compte

Actions › Supprimer ce compte demande Rattacher les transactions à : le compte qui reprend les paiements, transferts, mouvements et moyens de paiement du compte supprimé. Ses transactions gardent leurs dates et le solde du compte cible augmente d'autant. Sans compte cible, les paiements ne sont plus rattachés à aucun compte de trésorerie, et le solde restant disparaît de votre vue trésorerie.

Champs & options

Cas limites & erreurs fréquentes

• « Je ne peux pas modifier le solde. » C'est voulu : le champ Solde de la fiche se calcule à partir des mouvements. Passez par Ajuster le solde.
• Ajuster vers un solde négatif est refusé : le solde réel constaté doit être positif ou nul.
• Un employé ne voit pas un compte. Chacun voit les comptes globaux et ceux des boutiques auxquelles il a accès.
• Comptes créés automatiquement. Activer une méthode de paiement en ligne crée son compte s'il n'existe pas ; le premier paiement Genuka Pay crée un compte Genuka Pay.
• Libellés en anglais. Dans la liste Type de compte, les choix opérateur Mobile Money et agrégateur de paiement s'affichent en anglais (« Mobile Money Operator », « Payment Agregator »).
• Un apport ou un ajustement ne se modifie pas. Seule sa description se corrige (icône crayon dans l'onglet Apports & régularisations) ; pour corriger un montant, enregistrez le mouvement inverse.

FAQ

Combien de comptes faut-il créer ? Un par endroit où l'argent est réellement gardé : chaque tiroir-caisse, chaque compte bancaire, chaque numéro Mobile Money de l'entreprise.

Comment saisir l'argent que j'avais déjà avant de commencer avec Genuka ? Avec le Solde d'ouverture à la création du compte. Plus tard, utilisez Ajouter de l'argent ou Ajuster le solde.

Le solde de mon compte ne correspond pas à ce que j'ai en caisse. Vérifiez d'abord les paiements de l'onglet Paiements, puis, si l'écart est réel, Actions › Ajuster le solde avec le montant compté et le motif.

Voir aussi

• Moyens de paiement (moyens-de-paiement)
• Suivre les paiements (suivi-paiements)
• Virements entre comptes de trésorerie (virements-entre-comptes)
• Ouvrir et clôturer une session de caisse (ouvrir-session-caisse)
• Préparer et suivre une livraison (preparer-livraison)