Gérer les horaires et les jours d'indisponibilité de l'équipe

Pourquoi c'est utile

Une page de réservation n'est fiable que si elle connaît les horaires réels de chacun. Dans Genuka, chaque membre de l'équipe a sa semaine type (les plages où il travaille) et ses jours d'absence. La page de réservation ne propose au client que les créneaux qui tombent dans ces plages, hors absences et hors rendez-vous déjà pris.

Résumé

Les disponibilités se règlent par personne, dans l'onglet Disponibilité de sa fiche. On y trouve deux blocs : Indisponibilités (des jours entiers d'absence) et Disponibilité de l'utilisateur (la semaine type, jour par jour).

Prérequis

• Pour régler les horaires d'un collègue : accès à Paramètres › Entreprise › Équipe (droit users.view).
• Pour vos propres horaires : aucun droit particulier, passez par Menu › Avancé › Mon compte.

Étapes

1. Ouvrir la fiche du professionnel

• Pour un collègue : Paramètres › Entreprise › Équipe, puis cliquez sur la personne.
• Pour vous : Menu › Avancé › Mon compte.

Ouvrez l'onglet Disponibilité.

2. Définir la semaine type

Dans le bloc Disponibilité de l'utilisateur :

1. Pour chaque jour travaillé, saisissez une heure de début et une heure de fin.
2. Ajouter un créneau ajoute une deuxième plage le même jour : c'est ainsi qu'on laisse une pause déjeuner (par exemple 08:00–12:00 puis 14:00–18:00).
3. Un jour sans plage est affiché Fermé : aucun rendez-vous n'y sera proposé.
4. Copier vers d'autres jours recopie les plages d'un jour : cochez les jours cibles (ou Tout sélectionner), puis Appliquer.
5. Cliquez sur Enregistrer. Le bouton reste grisé tant qu'une plage finit avant (ou au moment où) elle commence, ou que deux plages du même jour se chevauchent.

3. Déclarer les jours d'absence

Dans le bloc Indisponibilités :

1. Cliquez sur Ajouter des jours d'indisponibilité.
2. Sélectionnez un ou plusieurs jours dans le calendrier (les jours passés ne sont pas sélectionnables).
3. Cliquez sur Enregistrer les dates sélectionnées.

Les jours enregistrés s'affichent en pastilles. Pour en retirer un, cliquez sur sa pastille (Cliquez pour supprimer).

Comment Genuka calcule les créneaux proposés

Pour un service et un jour donnés, Genuka parcourt chaque plage du professionnel par pas de durée du service + temps tampon. Un créneau est proposé s'il tient entièrement dans la plage, s'il ne chevauche aucun rendez-vous du professionnel, et, pour aujourd'hui, s'il n'est pas déjà passé. Un jour d'indisponibilité ne propose aucun créneau.

Exemple : une plage 09:00–12:00, un service de 45 minutes et 15 minutes de temps tampon donnent les créneaux 09:00, 10:00 et 11:00.

Ces horaires servent aussi à l'assignation automatique des professionnels sur une commande saisie par l'équipe (voir « Configurer un service réservable ») : sans horaires, Genuka ne trouve aucun créneau et réserve le premier professionnel du service à l'heure demandée.

Champs & options

Cas limites & erreurs fréquentes

• Un professionnel sans horaires n'a aucun créneau en ligne. Tant que sa semaine type est vide, la page de réservation ne propose rien pour lui.
• Enregistrer remplace toute la semaine. Les plages affichées au moment d'Enregistrer remplacent les anciennes : ce que vous avez effacé disparaît.
• Pas d'absence sur une demi-journée. Une indisponibilité couvre la journée entière. Pour bloquer quelques heures, modifiez la semaine type ou réservez le créneau depuis le calendrier.
• Les réservations saisies par l'équipe ne vérifient pas les horaires. Depuis le calendrier ou une commande, Genuka refuse un professionnel absent ce jour-là ou déjà occupé, mais il accepte une heure en dehors de ses plages de travail.
• Accepter les chevauchements. Dans Paramètres › Entreprise › Paramètres généraux, onglet Commandes, la case Permettre la superpostion des heures dans les services lève ces refus pour les réservations : un professionnel peut alors avoir deux rendez-vous à la même heure, ou un rendez-vous un jour d'absence.
• Un rendez-vous annulé peut encore bloquer son créneau. Un rendez-vous annulé (par exemple par le client depuis le webchat) reste enregistré : la page de réservation publique ne repropose pas ce créneau, et une nouvelle réservation saisie par l'équipe à la même heure est refusée, sauf si les chevauchements sont autorisés.

FAQ

Un employé peut-il régler ses propres horaires ? Oui, depuis Menu › Avancé › Mon compte, onglet Disponibilité.

Les horaires sont-ils les mêmes pour tous les services ? Oui. Les horaires appartiennent à la personne, pas au service : tous les services qu'elle réalise se partagent les mêmes plages.

Comment fermer un jour férié pour toute l'équipe ? Il n'existe pas de fermeture globale : ajoutez ce jour dans les Indisponibilités de chaque professionnel.

Voir aussi

• Configurer un service réservable
• Consulter le calendrier des rendez-vous
• Inviter un membre de l'équipe
• Rôles et permissions