Consulter le calendrier des rendez-vous et ajouter une réservation

Pourquoi c'est utile

Quand les rendez-vous arrivent par la page de réservation, le webchat, la caisse ou le téléphone, il faut un seul endroit pour savoir qui fait quoi et quand. Le calendrier de Genuka rassemble tous les rendez-vous, et chaque rendez-vous renvoie à la commande qui l'a créé.

Résumé

Le Calendrier affiche les réservations par Mois, Semaine ou Jour, avec une couleur par professionnel. Un clic sur un rendez-vous ouvre son détail ; Nouvelle réservation enregistre un rendez-vous pour un client.

Prérequis

• Le droit calendar.view.
• Des services réservables, avec leurs professionnels (voir « Configurer un service réservable »).

Étapes

1. Ouvrir le calendrier

Allez dans Paramètres › Entreprise › Calendrier. La vue Mois s'ouvre sur le mois en cours.

• Précédent, Suivant et Aujourd'hui déplacent la période affichée.
• Mois, Semaine et Jour changent la vue.
• Chaque professionnel a sa couleur.

2. Filtrer par professionnel

Les rôles Admin et Manager voient les rendez-vous de toute l'équipe. Le champ Tous les professionnels permet de n'afficher que ceux d'une ou plusieurs personnes. Les autres membres ne voient que leurs propres rendez-vous, sans filtre.

3. Lire un rendez-vous

Cliquez sur un rendez-vous. La fenêtre Réservation affiche :

• l'heure de Début et de Fin ;
• le client et le professionnel (« Ce service a été réservé par … et doit être réalisé par … ») ;
• le lien de la Facture (ou du devis), que le client peut ouvrir pour payer en ligne et suivre son service ;
• le bouton Aller à la commande, qui ouvre la commande dans un nouvel onglet.

Si le rendez-vous n'est lié à aucune commande, la fenêtre l'indique : « Aucune commande n'est liée à cette réservation. »

4. Ajouter une réservation

1. Cliquez sur Nouvelle réservation, ou directement sur un jour du calendrier (les jours passés ne réagissent pas).
2. Dans la fenêtre Réserver un service, choisissez la boutique, le client et le ou les services.
3. Pour chaque service, choisissez le ou les professionnels et l'heure de Début.
4. Choisissez le mode de paiement, puis Créer la reservation.

Le rendez-vous apparaît aussitôt dans le calendrier.

Sur téléphone

Sur un petit écran, le calendrier devient un agenda jour par jour. Les journées sans rendez-vous affichent Libre et un bouton Réserver un créneau.

Cas limites & erreurs fréquentes

• La réservation est refusée. Le professionnel est marqué indisponible ce jour-là, ou il a déjà un rendez-vous à cette heure. Le message affiché reste général et en anglais (« Failed to create booking »). Choisissez une autre heure ou un autre professionnel, ou autorisez les chevauchements (Paramètres › Entreprise › Paramètres généraux, onglet Commandes, Permettre la superpostion des heures dans les services).
• Une réservation en dehors des horaires est acceptée. Depuis le calendrier, Genuka ne vérifie pas les horaires de travail du professionnel, seulement ses absences et ses rendez-vous. Un rendez-vous hors horaires peut aussi venir de l'assignation automatique des professionnels : quand elle ne trouve aucun créneau dans les 3 jours, elle réserve le premier professionnel du service à l'heure demandée.
• Une réservation saisie ici crée une facture. Créer la reservation enregistre une commande à l'état de facture, non payée, avec la source « Website ». Encaissez-la depuis la commande.
• Pas de déplacement ni d'annulation depuis le calendrier. La fenêtre d'un rendez-vous est en lecture seule. Pour modifier un rendez-vous, passez par sa commande (Aller à la commande).
• Un rendez-vous annulé reste affiché. Le calendrier n'indique pas le statut d'un rendez-vous : un rendez-vous annulé, par exemple par le client depuis le webchat, s'affiche comme les autres.
• Je ne vois pas les locations. Une location n'est rattachée à aucun professionnel : elle n'apparaît que pour les Admin et Manager, et disparaît dès qu'un filtre par professionnel est actif.

FAQ

Un employé peut-il voir le planning de ses collègues ? Non, sauf s'il a le rôle Admin ou Manager. Un employé ne voit que ses propres rendez-vous.

D'où viennent les rendez-vous du calendrier ? De toutes les commandes qui contiennent un service réservé : page de réservation en ligne, webchat, caisse, commande saisie dans le tableau de bord ou Nouvelle réservation.

Puis-je envoyer au client le lien pour payer ? Oui. Le lien de la Facture affiché dans le détail du rendez-vous s'ouvre sans compte et permet de payer en ligne.

Voir aussi

• Configurer un service réservable
• Gérer les disponibilités de l'équipe
• Réservation avec acompte
• Créer une commande