Comprendre le stock — entrepôts, lots, suivi de stock et ruptures

Pourquoi c'est utile

Une vente refusée, une rupture découverte trop tard, un produit qu'on croyait avoir : la plupart de ces surprises viennent d'une notion mal comprise. Ce guide pose les bases, entrepôt, lot et suivi de stock, sur lesquelles reposent toutes les autres leçons du module.

Résumé

Dans Genuka, le stock ne vit pas dans une boutique mais dans un entrepôt. Une boutique vend ce qui se trouve dans les entrepôts qui lui sont liés. Chaque quantité est rangée dans un lot (une ligne de stock d'un entrepôt), avec son prix d'achat et, quand ils sont connus, son numéro de lot et ses dates. Le stock n'est contrôlé que pour les produits dont le suivi de stock est activé.

Les notions à connaître

Où trouver le stock

Menu Catalogue › Inventaire & Stock (/stocks). Sur mobile, l'onglet s'appelle Stocks.

• La liste affiche chaque article stocké : Nom du stock, Boutiques (Quantité) (la quantité par entrepôt), Seuil d'alerte, Produits associés.
• Au-dessus, quatre indicateurs : Articles en stock, Valeur du stock (au prix de vente), Coût du stock (au prix d'achat) et Marge brute. Ils exigent la permission stats.view et ne sont pas montrés au rôle Employé. Ils décrivent le stock tel qu'il est maintenant, sans choix de période, et suivent les filtres d'entrepôt et de lot de la liste. Le coût d'un lot est son prix d'achat, sinon le dernier prix d'achat de l'article, sinon son prix fournisseur, jamais son prix de vente. Un article qui n'a aucun de ces prix n'entre ni dans le coût ni dans la marge brute : la carte Coût du stock affiche alors « N articles sans prix d'achat ».
• Le bouton Entrée de stock et sa flèche Autres opérations de stock regroupent les actions d'écriture : Réception sur achat, Transfert entre entrepôts, Lancer un inventaire, Déclarer une perte, Nouvel article stocké. Ce bouton n'apparaît qu'avec la permission stocks.create.
• Le menu Plus d'options regroupe la consultation (Journal des mouvements, Entrées de stock, Transferts, Inventaires, Pertes & avaries), la configuration (Entrepôts) et Exporter.

Ce que vous voyez dépend de la boutique active (Changer de boutique) et des entrepôts auxquels votre compte a accès. Un entrepôt rattaché à aucune boutique n'est visible que des administrateurs et des comptes qui ont la permission global.view_all_stocks.

Suivi de stock activé ou désactivé

Le suivi se règle produit par produit, variante par variante : fiche du produit (Produits & Services), bloc Stocks, case Ajoutez des éléments de stock pour ce produit.

• Suivi activé : chaque vente facturée retire les quantités du stock. Une vente est refusée si la boutique n'a pas assez d'unités disponibles, sauf si le stock négatif est autorisé (voir plus bas).
• Suivi désactivé : Genuka ne contrôle aucune quantité. Le produit reste toujours vendable et n'apparaît pas dans la liste Inventaire & Stock.
• Quand une entrée de stock crée la fiche de stock d'un produit qui n'en avait pas, le suivi de ce produit s'active tout seul. Enregistrer la fiche d'un article stocké lié à un produit l'active aussi.
• Un produit composé (case Ce produit est composé de plusieurs stocks) n'a pas de stock propre : sa disponibilité se calcule à partir des stocks qui le composent. Genuka refuse d'ajouter du stock directement à un produit composé.

Ce que veulent dire « disponible », « stock faible » et « rupture »

• Quantité disponible : la somme des lots au statut Disponible dans les entrepôts de la boutique qui vend. Les lots Avarié ou Mise de côté restent comptés dans le stock physique et sa valeur, mais ne se vendent pas et ne se transfèrent pas.
• Stock faible : la quantité d'un article dans un entrepôt est égale ou inférieure à son seuil d'alerte (5 par défaut). Chaque fois qu'une quantité de cet entrepôt change et reste à ce seuil ou en dessous, une alerte est envoyée aux membres dont le rôle porte la permission stocks.*.
• Rupture : il ne reste aucune unité disponible. La vente d'un produit suivi est alors refusée avec le message « La quantité demandée (…) pour … n'est pas disponible dans la boutique … Vous pouvez commander au maximum … unités. »
• Le stock n'est retiré que pour une commande à l'état facture. Un devis ne consomme pas de stock.

Vendre au-delà du stock disponible

Par défaut, Genuka bloque une vente quand la quantité demandée dépasse le stock disponible, au comptoir comme ailleurs. Pour l'autoriser :

1. Paramètres généraux (/global-settings), onglet Commandes.
2. Cochez Autoriser les stocks négatifs (« En cochant cette case, vous acceptez que des commandes soient créées même si les stocks sont insuffisants »).
3. Enregistrez. Cet onglet est réservé aux comptes qui gèrent l'entreprise (company.*).

L'autre solution, plus propre, est d'enregistrer d'abord la marchandise reçue (Entrée de stock), puis de vendre.

Cas limites & erreurs fréquentes

• « Mon produit n'apparaît pas dans Inventaire & Stock. » Son suivi de stock est désactivé, ou ses lots sont dans un entrepôt d'une autre boutique. Vérifiez la case Ajoutez des éléments de stock pour ce produit et la boutique active.
• « J'ai du stock mais la vente est refusée. » Le stock se trouve dans un entrepôt qui n'est pas lié à la boutique qui vend, ou il est dans un lot Avarié / Mise de côté. Transférez-le ou liez l'entrepôt à la boutique.
• « Le coût du stock paraît trop bas. » Beaucoup de lots n'ont pas de prix d'achat. Le coût retombe alors sur le dernier prix d'achat de l'article, puis sur son prix fournisseur. Sans aucun des deux, l'article est laissé hors du coût et de la marge, et la carte Coût du stock dit combien d'articles sont dans ce cas. Renseignez le prix d'achat lors des entrées de stock.
• Le titre d'un article stocké est unique dans l'entreprise : Nouvel article stocké refuse un titre déjà utilisé.

FAQ

Comment voir tous mes produits en rupture ? Dans Inventaire & Stock, ouvrez les filtres et choisissez Alerte quantité inférieure › En-dessous de la limite : la liste ne garde que les articles à leur seuil d'alerte ou en dessous, ruptures comprises. Il n'existe pas de filtre « rupture » distinct dans le tableau de bord, et la liste Produits & Services n'a pas de filtre de stock. Pour un état complet, exportez le stock (voir « Exporter le stock et les mouvements »).

Comment lister les produits dont le suivi de stock est désactivé ? Le tableau de bord n'a pas de filtre pour cela : ni Produits & Services ni Inventaire & Stock ne filtrent sur le suivi. Ces produits sont justement absents de Inventaire & Stock. Le réglage se lit fiche produit par fiche produit, dans le bloc Stocks.

Je veux faire une vente au comptoir alors que la quantité demandée dépasse le stock affiché. Soit vous enregistrez d'abord l'arrivage (Entrée de stock), soit un responsable coche Autoriser les stocks négatifs dans Paramètres généraux › Commandes. Sans l'un ou l'autre, la vente d'un produit suivi est refusée.

Le stock est-il commun à toutes mes boutiques ? Non. Il est rangé par entrepôt, et chaque boutique vend depuis les entrepôts qui lui sont liés. Deux boutiques partagent un stock seulement si elles sont liées au même entrepôt.

Voir aussi

• Créer et gérer des entrepôts
• Enregistrer une entrée de stock (bon d'entrée)
• Corriger une quantité de stock
• Lots, dates de péremption et ordre de sortie
• Consulter le journal des mouvements de stock
• Droits d'accès, rôles et permissions