Votre assistant IA, ce qu'il fait pour vous sur le tableau de bord et sur WhatsApp

Pourquoi c'est utile

Trouver un chiffre ou faire une tâche simple demande souvent de connaître le bon écran, le bon filtre et la bonne période. L'assistant Genuka fait ce chemin à votre place : vous écrivez votre demande en français ou en anglais, il lit vos données et répond, ou prépare l'action. Le dirigeant le consulte sur WhatsApp, l'employé l'utilise pour se repérer dans le tableau de bord.

Résumé

L'assistant Genuka est une IA qui travaille dans votre compte, avec vos droits. Il s'ouvre avec le bouton Discuter avec l'agent, en bas à droite du tableau de bord, et peut aussi répondre sur WhatsApp. Il consulte vos ventes, votre stock, vos clients, votre comptabilité ; il crée des commandes, des clients, des produits ; il demande votre confirmation avant toute modification ou suppression. Chaque réponse consomme des jetons IA.

Prérequis

• La permission agent.access (« Utiliser l'assistant Genuka (tableau de bord et WhatsApp) »). Elle est donnée par défaut à tous les rôles ; un administrateur peut la retirer.
• Des jetons IA dans le portefeuille de l'entreprise (voir « Plans, jetons IA et crédits de messagerie »).

Étapes — poser votre première question

1. Cliquez sur Discuter avec l'agent, en bas à droite. Sur téléphone, le bouton se réduit à une icône au bout de quelques secondes.
2. Écrivez votre demande dans Écrire un message…, puis Envoyer (ou la touche Entrée). Exemples : « mes ventes du mois », « meilleur client de l'année passée », « où trouver les taxes ? ».
3. L'assistant affiche les outils qu'il utilise, puis sa réponse. Il peut joindre un Graphique, un Document ou un Rapport à ouvrir ou à partager.
4. Sous chaque réponse : Copier, Bonne réponse, Mauvaise réponse.

En haut du panneau : le solde de jetons (bouton Recharger), Nouvelle conversation et Historique pour reprendre une conversation passée. La conversation reste ouverte quand vous changez de page.

Ce qu'il sait faire

Demandez-lui « que sais-tu faire ? » pour la liste complète.

Les confirmations

L'assistant ne modifie et ne supprime jamais rien sans votre accord. Pour ces actions, il affiche une carte de confirmation qui résume ce qui va se passer, avec deux boutons : Confirmer (ou Supprimer pour une suppression) et Annuler. Rien n'est fait tant que vous n'avez pas cliqué. La carte passe ensuite à Effectué, Annulé ou Action échouée.

Certaines créations qui engagent de l'argent ou le stock passent aussi par une carte : une dépense, un bon de commande, un paiement, une entrée de stock, une perte, une avance client ou fournisseur, un transfert entre comptes de trésorerie. Les créations simples (une commande, un client, un produit) sont faites tout de suite : relisez la réponse, et corrigez dans l'écran concerné si besoin.

Ses limites

• Vos droits, pas plus. L'assistant ne peut pas faire ce que votre rôle vous interdit dans le tableau de bord.
• Pas partout. Le bouton n'apparaît pas dans la Boîte de réception ni dans le Créateur de site, qui ont leur propre IA, ni pendant l'inscription ou sur la page des offres. Les comptes de rôle Livreur n'y ont pas accès.
• Il lit avant de répondre. Il va chercher vos données avec ses outils au lieu de deviner : une réponse peut donc prendre quelques secondes.

Sur WhatsApp

L'assistant répond aussi sur WhatsApp, avec les mêmes capacités et les mêmes droits. Trois conditions :

1. L'entreprise ouvre le canal : un administrateur coche Autoriser la gestion de cette entreprise depuis WhatsApp dans Paramètres › Entreprise › Paramètres généraux, onglet Assistant WhatsApp.
2. Votre compte porte un numéro de téléphone : c'est à ce numéro que l'assistant vous reconnaît.
3. Vous ouvrez le canal pour vous : Menu › Avancé › Mon compte, carte Assistant sur WhatsApp, case Me répondre sur WhatsApp depuis mon numéro de téléphone. La carte affiche le numéro auquel écrire. Un administrateur peut aussi l'ouvrir pour un membre depuis sa fiche dans Équipe.

Seuls les numéros enregistrés sur le compte d'un membre de l'équipe obtiennent une réponse. Toute modification ou suppression demandée sur WhatsApp se confirme aussi par un bouton.

Cas limites & erreurs fréquentes

• « Je ne vois pas le bouton Discuter avec l'agent. » Votre rôle n'a plus la permission agent.access, vous êtes sur une page où il est masqué, ou votre compte est un Livreur.
• L'assistant s'arrête et demande de recharger. Le portefeuille de jetons IA est vide. Le message d'erreur s'affiche aujourd'hui en anglais (« Insufficient AI token balance… »). Rechargez depuis Recharger, en haut du panneau.
• « Vous n'êtes pas autorisé à recharger. » Acheter des jetons demande le droit de gérer l'abonnement (subscription.manage) ou la messagerie (inbox.*). Demandez à un administrateur.
• « Ce canal n'est pas encore ouvert sur votre instance. » Sur WhatsApp, l'ouverture dépend aussi de Genuka : vous pouvez cocher la case, elle prendra effet quand le canal sera activé.
• L'assistant dit avoir créé quelque chose. Vérifiez dans l'écran concerné : une création simple est immédiate, mais une dépense ou un paiement attend votre clic sur Confirmer.

FAQ

L'assistant voit-il les données des autres entreprises ? Non. Il travaille uniquement dans l'entreprise active, avec vos droits.

Combien coûte une question ? Elle consomme des jetons IA, selon la longueur de l'échange. Le solde s'affiche en haut du panneau.

Dans quelle langue répond-il ? Dans la langue de votre message.

Voir aussi

• Plans, jetons IA et crédits de messagerie (plans-jetons-credits)
• Poser une question à l'assistant (demander-assistant)
• Vérifier une réponse de l'assistant (verifier-assistant)
• Piloter son entreprise depuis WhatsApp (piloter-depuis-whatsapp)
• Droits d'accès, rôles et permissions (droits-et-permissions)