Enregistrer et suivre une facture d'achat ou une dépense

Pourquoi c'est utile

Les factures de vos fournisseurs, le loyer, l'électricité ou le transport finissent souvent dans un tiroir, et l'on découvre trop tard ce qui reste à payer. En les enregistrant dans Dépenses, vous voyez en un coup d'œil ce que vous devez, ce qui est en retard, et ce que vous avez réellement dépensé sur la période.

Résumé

Une dépense enregistre une facture reçue : son type, son fournisseur, ses lignes, sa date et sa date de paiement prévue. Elle naît En attente de paiement, puis chaque paiement enregistré la fait passer Partiellement payée, puis Payée. Une dépense créée depuis Dépenses ne fait rien entrer en stock : pour de la marchandise à revendre, utilisez l'achat de marchandises.

Prérequis

• Permission expenses.create pour créer une dépense, expenses.update pour la modifier et enregistrer un paiement, expenses.delete pour la supprimer, expenses.view pour la consulter.
• Permission stats.view pour voir les indicateurs en haut de la liste.
• Au moins un compte de trésorerie (caisse, banque, mobile money) pour enregistrer les paiements.

Étapes — enregistrer la facture

1. Ouvrez Menu › Finances › Dépenses (/bills) et cliquez sur Créer une dépense. L'écran Nouvelle dépense s'ouvre.
2. Choisissez le Type de dépense : Achat de marchandises, Loyer, Factures d'électricité, d'eau et de gaz, Frais de livraison et de transport, etc. Le reste du formulaire apparaît une fois le type choisi. Changer de type vide le fournisseur déjà choisi.
3. Vérifiez la Boutique concernée.
4. Choisissez le Fournisseur, ou créez-le sur place avec Créer un nouveau fournisseur (voir « Créer un fournisseur »). Le fournisseur est facultatif.
5. Laissez Statut de la dépense sur Dépense. L'autre choix, Bon de commande, prépare une commande au fournisseur (voir « Suivre un bon de commande fournisseur »).
6. Dans Lignes de dépense, tapez le nom de chaque ligne : choisissez un article existant, ou créez une nouvelle ligne. Saisissez le Coût et la Quantité.
7. Réglez la Date de la dépense (date de la facture) et la Date de paiement prévue (son échéance).
8. Dans Médias, ajoutez la photo ou le PDF de la facture.
9. Dans Informations de paiement, choisissez la Méthode de paiement : le compte de trésorerie qui servira à payer. Ajoutez une note si besoin, puis vérifiez le Total.
10. Cliquez sur Ajouter une dépense. Genuka ouvre la dépense créée, au statut En attente de paiement.

Étapes — enregistrer un paiement

1. Ouvrez la dépense et cliquez sur Enregistrer un paiement.
2. La fenêtre Nouveau paiement propose le montant restant à payer. Gardez-le pour tout solder, ou saisissez un acompte.
3. Choisissez la Méthode de paiement (le compte de trésorerie d'où part l'argent), la Date du paiement et, si vous l'avez enregistré sur la fiche du fournisseur, le Compte fournisseur payé. Ajoutez la Référence de transaction (optionnelle) : l'identifiant Mobile Money ou de virement.
4. Cliquez sur Confirmer le paiement. La dépense passe Partiellement payée ou Payée, et le bouton disparaît une fois la dépense soldée.

Suivre ses dépenses

• En haut de la liste Dépenses, les indicateurs Dépenses (période), À payer, En retard, À réceptionner, Nombre de dépenses et Dépense moyenne. Cliquer sur un indicateur filtre la liste.
• Les filtres croisent le Statut du paiement, le Type de document (dépense ou bon de commande), le fournisseur, la boutique, une fourchette de montant, la date de création et la date d'échéance.
• Sur la fiche d'un fournisseur, l'onglet Achats liste ses dépenses, et les indicateurs Solde dû et En retard disent ce que vous lui devez.
• Le menu Actions d'une dépense propose Modifier, Duplicate (copie la dépense dans un nouveau formulaire ; libellé encore en anglais) et Supprimer.

Champs & options

Cas limites & erreurs fréquentes

• « Vous devez entrer une adresse de facturation ». Quand le fournisseur choisi n'a aucune adresse enregistrée, Genuka bloque la création. Cochez Définir une adresse de facturation et remplissez Adresse, Ville et Pays, ou ajoutez d'abord une adresse sur la fiche du fournisseur.
• Un paiement supérieur au reste à payer est refusé. Le message « Le montant du paiement dépasse le montant restant » s'affiche. Un montant nul ou négatif est aussi refusé.
• L'échéance n'est pas calculée avec le délai du fournisseur. La Date de paiement prévue est préremplie à la date du jour : saisissez vous-même l'échéance de la facture.
• Après un premier paiement partiel, la dépense ne compte plus « En retard ». Genuka efface la date d'échéance d'une dépense dès qu'elle est partiellement payée. Suivez ces dépenses avec le filtre Partiellement payée et le montant À payer.
• La marchandise n'est pas entrée en stock. Une dépense créée depuis Dépenses ne touche pas au stock. Enregistrez la marchandise par une entrée de stock, ou utilisez l'achat de marchandises, qui fait les deux d'un coup.
• Comptabilité. Si vous tenez votre comptabilité dans Genuka, la dépense et ses paiements produisent leurs écritures selon vos réglages d'écritures automatiques. Une fois ces écritures postées, le compte comptable d'une ligne ne se modifie plus.
• Supprimer une dépense. Actions › Supprimer annule aussi ses paiements et ses écritures comptables.

FAQ

Dois-je créer une dépense pour chaque petite dépense ? Oui si vous voulez la retrouver dans vos chiffres. Pour aller vite, envoyez la photo du ticket à l'assistant Genuka sur WhatsApp : il crée la dépense pour vous.

Comment payer une facture en plusieurs fois ? Enregistrez un paiement à chaque versement, avec le montant versé. La dépense reste Partiellement payée jusqu'au dernier paiement.

J'ai payé un fournisseur avant de recevoir sa facture. Que faire ? Enregistrez un acompte depuis l'onglet Comptes de paiement de sa fiche, avec Verser un acompte.

Quelle différence avec un achat de marchandises ? L'achat de marchandises enregistre en une fois la dépense, son paiement et l'entrée en stock. La dépense seule ne gère ni le stock ni, à la création, le paiement.

Voir aussi

• Créer un fournisseur
• Les articles fournisseurs (produits achetés)
• Enregistrer un achat de marchandises qui alimente le stock
• Suivre un bon de commande fournisseur
• Enregistrer et suivre ses dépenses depuis WhatsApp