Genuka Checkin, le pointage des employés par QR code et WhatsApp
Lo que tendrá: Vos employés pointent leur arrivée et leur départ avec leur téléphone, et vous suivez retards et absences depuis la console Checkin.
Les présences sont enregistrées sans badgeuse ni cahier, avec la preuve que l'employé était sur place, et les fichiers de paie sortent sans ressaisie.
Antes de empezar
Pourquoi c'est utile
Le cahier de présence se falsifie, la badgeuse coûte cher et tombe en panne. Avec Genuka Checkin, chaque employé pointe avec son propre téléphone : il scanne un QR code affiché sur le lieu de travail, Genuka vérifie qu'il est bien sur place, et le pointage est confirmé sur WhatsApp. Vous voyez en temps réel qui est à l'heure, en retard ou absent, et vous sortez les fichiers de paie à la fin du mois.
Résumé
Genuka Checkin est une application de l'App Store Genuka, ouverte dans son propre espace (checkin.genuka.com). Elle reprend vos boutiques comme lieux de pointage et vos membres d'équipe comme employés. Les employés n'installent rien : un QR code, leur navigateur et WhatsApp suffisent.
Prix
10 000 FCFA par employé et par an. L'application démarre par un essai gratuit de 7 jours, sans limite d'employés, qui commence à la fin de la configuration ou au premier vrai pointage. L'abonnement se règle dans l'application, page Abonnement ; un employé ajouté en cours d'année est facturé au prorata.
Prérequis
- Une entreprise Genuka, et le droit d'installer une application.
- Pour chaque employé : un téléphone avec WhatsApp et la localisation activée.
- Une adresse précise pour chaque lieu de pointage.
Étapes
1. Installer et ouvrir l'application
- Dans la Boutique d'applications, ouvrez Genuka Checkin. Elle est marquée Facturé dans l'application.
- Cliquez sur Installer. Vous arrivez dans Checkin, connecté avec votre compte Genuka.
- Au premier lancement, Checkin importe vos boutiques Genuka comme Localisations et vos membres d'équipe comme Employés. Une resynchronisation n'écrase pas ce que vous avez modifié dans Checkin.
2. Régler les lieux de pointage
Dans Localisations (« Sites de pointage — pré-chargés depuis vos boutiques Genuka ») :
- Sur chaque site, ouvrez Configurer et placez le point exact sur la carte. Un site marqué « position à définir » ne peut pas contrôler la présence.
- Réglez le Rayon de tolérance (distance maximale autour du point où un pointage est accepté) et le fuseau horaire du site.
- Ajoutez les Créneaux de travail, avec la Tolérance retard (15 minutes par défaut) et les pauses.
- Cliquez sur QR à imprimer, puis Imprimer / Enregistrer en PDF, et affichez l'affiche A4 à l'entrée.
+ Ajouter une localisation crée un site qui n'est pas une boutique Genuka.
3. Compléter l'équipe
Dans Employés :
- + Ajouter un employé : Prénom, Nom, Téléphone WhatsApp, Rôle applicatif (Administrateur, Manager, Employé), Département, Sites, Matricule de paie, Catégorie (permanent ou journalier).
- Importer du personnel : collez un tableau depuis Excel (Coller un tableau) ou importez un fichier CSV.
Le numéro WhatsApp est la clé : c'est lui qui identifie l'employé au moment du pointage. Seuls les administrateurs et managers ouvrent la console ; un manager ne voit que ses sites et départements.
4. Ce que fait l'employé
- Il scanne le QR code avec l'appareil photo de son téléphone.
- Il touche Autoriser ma localisation et garde la position exacte activée.
- Il saisit son numéro WhatsApp et touche Pointer.
- Un code s'affiche, valable 3 minutes : il touche Continuer sur WhatsApp et envoie le code.
- WhatsApp lui confirme le pointage, « à l'heure » ou avec la durée du retard, et lui propose d'envoyer une justification.
Au départ, il refait la même chose ; WhatsApp lui demande s'il termine sa journée ou part en pause.
Le suivi au quotidien
| Écran | Ce qu'on y fait |
|---|---|
| Tableau de bord | Qui est à l'heure, en retard, absent, en congé, et les pointages échoués à valider ou rejeter |
| Planning | Les horaires attendus de chacun |
| Absences | Enregistrer une absence prévue (congé, maladie, mission, permission, formation) |
| Anomalies | Retards, absences et justificatifs à valider ou rejeter |
| Statistiques | Les tendances de présence |
| Rapports | Présence par localisation, Fiche de présence individuelle (PDF signable), Anomalies & justifications, Export brut (audit), État de paie (permanents uniquement) |
| Réglages | Les règles de l'entreprise |
Les administrateurs et managers peuvent recevoir des notifications (absence déclarée, résumé du matin) en installant Checkin sur leur téléphone comme application web.
Options anti-fraude
- Live QR : un QR code affiché sur un écran au mur, renouvelé toutes les 90 secondes ; une photo du QR imprimé ne suffit plus.
- La borne « pointer pour une autre personne » : un employé sans smartphone pointe sur le téléphone d'un collègue avec son code PIN, avec photo obligatoire si vous l'activez.
- Un code ne peut être envoyé que depuis le WhatsApp du numéro saisi au moment du scan.
Cas limites & erreurs fréquentes
- « Vous semblez à … m du site ». L'employé est hors du rayon, ou son GPS est imprécis. Il réessaie près d'une fenêtre ou dehors ; si cela se répète, agrandissez le Rayon de tolérance.
- « Position trop approximative ». La position exacte du navigateur est désactivée sur le téléphone : l'écran de pointage explique comment l'activer.
- « Numéro non reconnu ». Le numéro n'est rattaché à aucun employé : le pointage apparaît dans la console pour que vous l'ajoutiez.
- « Code expiré, rescannez le QR ». Le code a plus de 3 minutes.
- « Pointage indisponible ». L'essai est terminé ou l'abonnement n'est pas réglé : le pointage reste coupé jusqu'au paiement.
- L'export PDF est tronqué. Au-delà d'environ 2 000 lignes, préférez l'export Excel ou CSV.
FAQ
Les employés doivent-ils installer une application ? Non. Ils scannent le QR code avec l'appareil photo, puis envoient un code sur WhatsApp.
Un employé peut-il pointer de chez lui ? Non : la position est vérifiée au moment du scan, et le code doit partir de son propre numéro WhatsApp.
Mes employés doivent-ils avoir un compte Genuka ? Non. Les membres de votre équipe Genuka sont importés automatiquement, et vous ajoutez les autres directement dans Checkin.
Voir aussi
- Installer et gérer une application
- Inviter un membre d'équipe
- Gérer les boutiques
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