Piloter Genuka depuis WhatsApp avec l'assistant
Ce que vous aurez : Vous écrivez au numéro WhatsApp de Genuka et l'assistant vous répond avec vos chiffres ou agit pour vous.
Le dirigeant et l'équipe suivent et font avancer l'activité depuis leur téléphone, sans ouvrir le tableau de bord.
Avant de commencer
- Leçon « Demander à l'assistant Genuka (chiffres, rapports, actions) »
- Jetons IA disponibles
- Chaque réponse de l'IA consomme des jetons IA
Connecté à Genuka, cette liste coche ce que votre compte a déjà.
Pourquoi c'est utile
Sur le terrain, au marché ou en déplacement, ouvrir le tableau de bord n'est pas toujours possible. L'assistant Genuka répond aussi sur WhatsApp : vous écrivez à un numéro Genuka depuis votre propre téléphone, et il fait là ce qu'il fait dans le tableau de bord, avec vos droits. Vous pouvez même lui envoyer une note vocale, la photo d'un reçu ou un fichier Excel.
Résumé
L'assistant WhatsApp est le même assistant que celui du tableau de bord. Il vous reconnaît au numéro de téléphone de votre compte Genuka. Il est ouvert par défaut : il suffit que votre compte ait un numéro de téléphone et la permission agent.access, et que personne ne l'ait désactivé pour l'entreprise ou pour vous.
Prérequis
- Un numéro de téléphone enregistré sur votre compte, celui qui a WhatsApp.
- La permission
agent.access(accordée par défaut à tous les rôles). - Un solde de jetons IA.
- Le canal doit être disponible sur votre compte : si la carte Assistant sur WhatsApp n'apparaît pas dans Mon compte, il ne l'est pas encore.
Étapes
1. Vérifier que le canal est ouvert pour vous
- Ouvrez Menu › Avancé › Mon compte.
- Repérez la carte Assistant sur WhatsApp.
- Vérifiez que la case Me répondre sur WhatsApp depuis mon numéro de téléphone est cochée. Elle l'est par défaut.
- La carte indique Écrivez au (numéro Genuka) depuis le (votre numéro). Enregistrez le numéro Genuka dans vos contacts.
Si la carte affiche « Ajoutez d'abord un numéro de téléphone à votre profil », complétez votre téléphone dans le même écran, puis revenez à la carte.
2. Écrire à l'assistant
- Dans WhatsApp, ouvrez une conversation avec le numéro Genuka affiché sur la carte.
- Écrivez votre demande comme dans le tableau de bord : « ventes d'aujourd'hui », « stock du riz 25 kg », « crée une commande de 3 sacs pour Awa ».
- Pendant qu'il travaille, l'assistant réagit à votre message pour montrer où il en est, puis répond.
- Si votre numéro est rattaché à plusieurs entreprises, il vous demande d'abord de choisir l'entreprise dans une liste.
- Pour une modification ou une suppression, il envoie des boutons de confirmation : rien ne se fait sans votre clic.
3. Ouvrir ou fermer le canal (administrateur)
- Pour toute l'entreprise : Paramètres › Entreprise › Paramètres généraux, onglet Assistant WhatsApp, case Autoriser la gestion de cette entreprise depuis WhatsApp. Il faut la permission
company.*. - Pour un membre : Paramètres › Entreprise › Équipe, ouvrez le membre, carte Assistant sur WhatsApp, case Lui répondre sur WhatsApp depuis son numéro de téléphone. Il faut la permission
users.*.
Décocher l'une de ces cases ferme le canal. Les deux sont cochées tant que personne ne les a décochées.
Ce que vous pouvez envoyer
| Message | Ce que fait l'assistant |
|---|---|
| Texte | Il répond ou agit, comme dans le tableau de bord. |
| Note vocale | Il la transcrit, puis la traite comme un texte. |
| Photo ou PDF | Il le lit (reçu, facture, bon) et peut en tirer une dépense ou une commande. Un PDF scanné, qui n'est qu'une image, ne peut pas être lu comme texte. |
| Fichier Excel ou CSV | Il le lit, par exemple pour importer une liste. |
| Vidéo, autocollant | Non pris en charge : il vous le dit. |
Commandes utiles
| Commande | Effet |
|---|---|
/reset (ou /new, /start) | Démarre une nouvelle conversation, sans le contexte précédent. |
/switch (ou /changer) | Travailler sur une autre entreprise. |
/help (ou /aide) | Rappelle ce que fait l'assistant et ces commandes. |
Après plusieurs heures sans échange, un nouveau message ouvre de toute façon une nouvelle conversation.
Cas limites & erreurs fréquentes
- Aucune réponse du tout. Le numéro qui écrit ne correspond à aucun compte Genuka. Écrivez depuis le numéro enregistré sur votre compte, au bon format, et vérifiez-le dans Mon compte. Par sécurité, l'assistant ne répond jamais à un numéro inconnu.
- « L'assistant WhatsApp n'est pas activé pour votre compte. » La case a été décochée pour l'entreprise ou pour vous. Un administrateur la recoche (voir l'étape 3).
- « Votre compte n'a pas accès à l'assistant Genuka. » Votre rôle n'a plus la permission
agent.access. Un administrateur la rétablit dans Paramètres › Entreprise › Rôles & Permissions. - La carte n'apparaît pas dans Mon compte. Le canal n'est pas encore disponible sur votre compte. Dans Paramètres généraux › Assistant WhatsApp, un message l'indique aussi ; vous pouvez y préparer le réglage.
- Un numéro partagé. Le numéro fait office d'identifiant : quiconque écrit depuis ce téléphone agit avec les droits du compte. Tenez à jour les numéros de l'équipe et retirez celui d'un employé qui part.
- « Plus de crédit IA. » L'assistant consomme le même solde de jetons IA que dans le tableau de bord, y compris pour lire une photo ou transcrire une note vocale. Rechargez.
- Texte de l'écran administrateur. L'onglet Assistant WhatsApp indique qu'« il reste à ouvrir le canal membre par membre ». En réalité, chaque membre est ouvert par défaut ; la case de chaque fiche sert surtout à fermer le canal pour quelqu'un.
FAQ
Faut-il installer une application ? Non. Vous écrivez à un numéro WhatsApp, depuis votre WhatsApp habituel.
L'assistant peut-il faire plus sur WhatsApp que dans le tableau de bord ? Non. Il a les mêmes droits que votre compte, et les modifications demandent toujours une confirmation par bouton.
Mon employé peut-il l'utiliser ?
Oui, s'il a un numéro sur son compte et la permission agent.access. Il ne verra que ce que son rôle lui permet.
Est-ce que ça consomme mes crédits de messagerie ? Non : ce sont les jetons IA qui sont consommés. La conversation se passe sur le numéro de Genuka, pas sur le vôtre.
Voir aussi
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