Contrôler les écarts de caisse et l'historique des sessions

Pourquoi c'est utile

Une caisse qui ne tombe pas juste un soir est un signal ; une caisse qui tombe faux chaque semaine est un problème. Genuka calcule ce qui aurait dû se trouver dans le tiroir, le compare au comptage du caissier et garde la trace de chaque écart, de sa raison et de qui l'a validé. Le responsable sait ainsi où regarder, et le caissier sait que son comptage est pris au sérieux.

Résumé

À la clôture d'une session, Genuka compare le Solde Compté au Solde Attendu. Un petit écart est accepté tout seul ; au-delà, la session attend la décision d'un responsable, qui l'approuve ou la rejette pour faire recompter. La page Sessions de caisse donne l'historique de toutes les sessions et quatre indicateurs de précision. L'ouverture et la clôture elles-mêmes sont décrites dans « Ouvrir et clôturer une session de caisse ».

Prérequis

• Le contrôle de caisse activé (Paramètres › Entreprise › Paramètres généraux, onglet Contrôle de caisse). Désactivé, la page des sessions renvoie au tableau de bord.
• cash_registers.view pour consulter les sessions, cash_registers.close pour clôturer, cash_registers.approve_difference pour approuver ou rejeter un écart.

Comment Genuka calcule le solde attendu

Le Solde Attendu part du Solde d'Ouverture (le fond de caisse compté à l'ouverture), y ajoute les paiements reçus sur cette caisse pendant la session et en retire les paiements sortis de cette caisse pendant la session (dépense payée en espèces, remboursement).

Seuls les mouvements enregistrés sur le compte de trésorerie de la caisse, pendant que la session est ouverte, entrent dans le calcul. Une seule exception : une vente faite hors connexion sur la caisse de l'application pour ordinateur rejoint, à sa synchronisation, la session dans laquelle elle a été faite, même si celle-ci a été clôturée entre-temps (voir plus bas). La Différence est le compté moins l'attendu : positive, c'est un excédent ; négative, un manque.

Étapes — lire l'historique

1. Paramètres › Comptabilité & Finances › Sessions de caisse (page « Sessions de Caisse »).
2. En haut, quatre indicateurs, calculés sur les sessions ouvertes pendant la période choisie (cliquez sur le libellé de période pour la changer) :
   • Sessions Totales ;
   • Sessions Exactes, avec le pourcentage de précision : les sessions dont la différence est exactement zéro ;
   • Différence Totale : la somme des différences de toutes les sessions ;
   • Différence Moyenne, par session.
3. Le tableau liste chaque session : Statut, Solde d'Ouverture, Solde Attendu, Différence (en vert si nulle, en violet si excédent, en rouge si manque), Ouvert le, Ouvert par.
4. Filtrez par Statut (Toutes, Ouvertes, En attente, Fermées), par Période (Du / Au) ou par Ouvert par pour suivre un caissier.

La colonne d'action change selon la session : Fermer la Session si elle est ouverte, Examiner la Différence si elle attend une décision, Voir les détails sinon.

Étapes — comprendre un écart

1. Ouvrez la session (Voir les détails).
2. Les cartes du haut donnent le Solde d'Ouverture, le Solde Attendu, le Solde Compté et la Différence.
3. Détails de la Session : qui l'a ouverte et quand, la clôture, le Statut de la Différence, la Raison de la Différence et, le cas échéant, Approuvé par.
4. Onglet Transactions : chaque paiement entré ou sorti pendant la session. Cliquez sur une ligne pour ouvrir le Détails de la Transaction : le paiement, son auteur, le document réglé et Voir le Document Complet pour ouvrir la commande ou la dépense.
5. Onglet Historique : ouverture, clôture, approbation ou rejet, avec la personne et l'heure.

Comparez les transactions avec les tickets du tiroir : un paiement en espèces encaissé mais saisi sur un autre moyen de paiement, ou une vente encaissée en espèces sans être enregistrée, explique la plupart des écarts.

Ce que devient l'écart à la clôture

En euro ou en dollar, les seuils sont 0,50 et 50. Pour une caisse qui brasse beaucoup d'argent, ils montent avec le solde attendu (0,05 % de l'attendu pour l'acceptation, 5 % pour l'investigation).

Si le caissier ne choisit pas de raison, Genuka en pose une : Arrondi pour un écart jusqu'à 50, Espèces trouvées pour un excédent, Erreur système pour un manque. La fenêtre de clôture ne demande une raison et des notes qu'au-delà de 50.

Étapes — décider d'un écart

1. Sur une session En attente d'approbation, cliquez sur Examiner la Différence, dans la liste ou sur la fiche de la session.
2. La fenêtre Approuver la Différence rappelle le Solde Attendu, le Solde Compté et la Différence.
3. Choisissez :
   • Approuver, avec des Notes d'Approbation (optionnel) : la session passe Fermée et l'écart est accepté ;
   • Rejeter, avec une Raison du Rejet obligatoire : la clôture est annulée et la session redevient ouverte, pour un nouveau comptage puis une nouvelle clôture.

Un écart en investigation se traite de la même façon : c'est un signal pour enquêter avant de décider, pas un blocage.

Cas limites & erreurs fréquentes

• La Différence Totale peut cacher des écarts. Elle additionne excédents et manques : un manque de 2 000 F et un excédent de 2 000 F donnent zéro. Regardez Sessions Exactes et la liste filtrée.
• Une session en attente n'enregistre plus rien. Tant qu'elle attend une décision, les paiements en espèces sur cette caisse sont refusés (« La session de caisse n'est pas ouverte pour ce registre… »). Faites décider vite, ou ouvrez une nouvelle session pour continuer à vendre. Si vous rejetez ensuite l'ancienne, deux sessions sont ouvertes sur la même caisse et les nouveaux paiements vont dans la plus récente.
• Un paiement modifié après coup ne corrige pas la session. Il reste dans la session avec son montant d'origine.
• L'écart d'une session clôturée a changé tout seul. Une vente encaissée hors connexion sur la caisse de l'application pour ordinateur est arrivée après la clôture (la caisse a été fermée depuis un autre appareil pendant la coupure). Son paiement est ajouté à la session où la vente a eu lieu, et Genuka recalcule le Solde Attendu et la Différence par rapport au comptage déjà fait : l'argent était bien dans le tiroir. Le statut de la session, la raison et l'éventuelle approbation ne changent pas ; l'onglet Historique montre une ligne adjusted pour cette correction.
• Libellés techniques. Sur la fiche d'une session, le statut et la raison de la différence, le type des transactions et les actions de l'historique s'affichent en codes anglais (pending_approval, under_investigation, change_mistake, payment_inbound, approved…). Le badge « En attente d'approbation » de la liste s'affiche lui aussi pending_approval.
• Raison du rejet introuvable dans l'historique. L'historique montre qui a rejeté et quand, mais pas la raison saisie.
• Indicateur « Ce Mois-ci ». La mention sous Sessions Totales reste « Ce Mois-ci » même si vous avez choisi une autre période ; le chiffre, lui, suit la période choisie.
• Pas d'apport ni de retrait manuel. On ne peut pas enregistrer une mise de monnaie ou un retrait d'argent pendant la session : ils apparaîtront comme un écart au comptage.

FAQ

Qui peut approuver un écart ? Un membre dont le rôle a le droit cash_registers.approve_difference. Rien n'empêche le caissier d'approuver son propre écart s'il a ce droit : réservez-le aux responsables.

Que se passe-t-il si je rejette une clôture ? La session se rouvre. Le caissier recompte et clôture à nouveau ; Genuka recalcule l'écart.

Comment savoir quel caissier fait le plus d'erreurs ? Filtrez la liste par Ouvert par et par période, puis comparez les différences et la précision affichée.

Pourquoi le solde attendu ne correspond pas à mes ventes du jour ? Il ne compte que les paiements enregistrés sur cette caisse pendant la session : les ventes payées en Mobile Money ou en carte, ou encaissées sur un autre compte, n'y figurent pas.

Voir aussi

• Ouvrir et clôturer une session de caisse (ouvrir-session-caisse)
• Vendre depuis la caisse (utiliser-caisse-pos)
• Moyens de paiement (moyens-de-paiement)
• Les comptes de trésorerie (comptes-tresorerie)