Gérer les droits utilisateurs et collaborateurs dans Genuka
En bref : dans Genuka, chaque collaborateur a son propre compte, un rôle qui fixe ce qu'il peut voir et faire, et un accès limité aux boutiques où il travaille. Bien gérer les droits utilisateurs, c'est donner à chacun juste ce qu'il faut pour son travail : un vendeur encaisse, un responsable gère le stock, le propriétaire garde la main sur les réglages et l'argent.
Pourquoi ne pas partager un seul compte avec toute l'équipe ?
Parce qu'avec un compte partagé, vous ne savez plus qui a fait quoi, et tout le monde peut tout modifier. Un prix changé par erreur, une commande annulée sans raison, un produit supprimé : impossible de remonter à l'auteur ni de corriger la cause.
Des comptes individuels avec des droits adaptés apportent trois choses :
- la sécurité : un vendeur ne voit pas la trésorerie et ne touche pas aux réglages ;
- moins d'erreurs : on ne peut pas modifier ce qu'on ne voit pas ;
- le suivi par personne : les ventes de chaque vendeur sont identifiables.
Quels rôles donner à vos collaborateurs ?
Partez du métier de chacun, pas de la confiance que vous lui accordez. Genuka propose des rôles prêts à l'emploi qui couvrent les cas les plus courants :
- Administrateur : accès complet, y compris l'équipe et les réglages. À réserver au propriétaire et, au besoin, à un associé.
- Manager : gère l'activité courante (produits, commandes, stock, clients) sans administrer le compte. Pour un responsable de boutique.
- Employé : les fonctions du quotidien, comme créer une commande ou encaisser à la caisse. Pour les vendeurs.
- Livreur : ce dont il a besoin pour ses livraisons.
- Comptable : l'accès à la comptabilité et aux pièces, sans gérer la boutique.
Si aucun rôle ne correspond, vous pouvez créer un rôle personnalisé en cochant précisément les permissions utiles, par exemple un vendeur qui peut aussi consulter le stock mais pas modifier les prix.
Comment limiter un collaborateur à une seule boutique ?
Affectez-le uniquement aux boutiques où il travaille : il ne verra que leurs ventes, leur stock et leurs commandes. C'est indispensable dès que vous avez deux points de vente, par exemple un à Douala et un à Yaoundé, avec des équipes différentes.
Un responsable régional peut, lui, être affecté à plusieurs boutiques. Pour l'organisation du stock entre sites, voir la gestion d'inventaire multi-sites.
Comment ajouter un collaborateur ?
Invitez-le depuis la gestion de l'équipe de votre tableau de bord, en trois temps :
- Saisissez ses coordonnées et envoyez l'invitation.
- Choisissez son rôle, prêt à l'emploi ou personnalisé.
- Sélectionnez les boutiques auxquelles il a accès.
Avant de lui confier la caisse, connectez-vous une fois avec lui sur son téléphone pour vérifier qu'il voit bien ce qu'il doit voir, et rien de plus.
Quelles règles appliquer pour les remises et l'argent ?
Séparez ceux qui vendent de ceux qui contrôlent l'argent. Un vendeur encaisse, mais ne devrait pas pouvoir supprimer une vente déjà payée ni accorder n'importe quelle remise. Le contrôle de la caisse en fin de journée revient à une autre personne, le manager ou vous-même.
Cette séparation des tâches est la règle de base contre les écarts de caisse, pas un signe de méfiance. Expliquez-la ainsi à votre équipe.
Que faire quand un employé quitte l'entreprise ?
Retirez son accès le jour même de son départ, avant toute autre démarche. Un ancien employé qui garde un accès actif est la faille de sécurité la plus courante dans les petites entreprises.
Même chose quand quelqu'un change de poste : un vendeur promu responsable reçoit le nouveau rôle, et on retire ce dont il n'a plus besoin. Faites une revue des accès une fois par mois dès que l'équipe dépasse trois personnes.
Et les livreurs ?
Donnez au livreur le rôle prévu pour lui plutôt qu'un compte de vendeur : il accède à ses livraisons sans voir le reste de la boutique. Le suivi de l'argent qu'il encaisse à la livraison est détaillé dans la gestion simplifiée des commandes et des livraisons.
Par où commencer ?
Listez les personnes qui utilisent aujourd'hui votre compte, notez pour chacune ce qu'elle fait vraiment, puis créez un compte par personne avec le rôle le plus restreint qui lui permet de travailler. Pour voir comment ces accès s'inscrivent dans une gestion centralisée de l'entreprise, lisez pourquoi une plateforme de gestion centralisée est essentielle.
Passez à l'action : invitez votre équipe avec les bons droits en créant votre compte Genuka.
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