Créer une automatisation (workflow)

Pourquoi c'est utile

Remercier un client après un gros achat, relancer une facture impayée, répondre à un premier message : ces gestes comptent, mais on les oublie quand la boutique est pleine. Une automatisation les fait à votre place, à chaque fois, selon les règles que vous fixez une fois pour toutes.

Résumé

Une automatisation (Genuka dit aussi « workflow » ou « flux ») commence par un déclencheur (un événement, ou une heure planifiée), puis enchaîne des étapes : conditions, attentes, actions sur vos données, messages WhatsApp, étapes d'IA. Elle se construit dans Paramètres › Intégrations › Automatisations et ne tourne qu'une fois publiée.

Prérequis

• Permissions : workflows.view pour voir, workflows.create et workflows.update pour créer et modifier.
• Pour envoyer des messages WhatsApp : un numéro WhatsApp connecté, et des crédits de messagerie pour les messages modèles.
• Pour les étapes d'IA : des jetons IA.

Étapes

1. Ouvrez Paramètres › Intégrations › Automatisations (page Workflows & Automatisations).
2. Cliquez sur Créer un workflow, ou sur Automatisations prêtes pour partir d'un modèle (voir « Exemples d'automatisations »).
3. En haut, saisissez le Nom du workflow et une description courte.
4. L'éditeur s'ouvre en vue Liste (la vue Canevas est disponible sur ordinateur). Cliquez sur Choisir un déclencheur : « Qu'est-ce qui doit démarrer ce flux ? ». Choisissez un objet (commande, client, produit, paiement…) puis l'événement, ou un déclencheur WhatsApp, ou À intervalle programmé.
5. Ajoutez les étapes une à une avec Ajouter une étape (ou Insérer une étape ici entre deux étapes).
6. Configurez chaque étape. Dans un champ, vous pouvez reprendre une donnée d'une étape précédente (le téléphone du client, le montant de la commande…).
7. Facultatif : Tester cette étape. Attention, l'étape s'exécute réellement : les messages partent et les fiches sont écrites.
8. Cliquez sur Enregistrer pour garder un brouillon, puis sur Publier pour la mettre en service.
9. Suivez l'onglet Exécutions de l'automatisation.

Les déclencheurs

Un flux n'a qu'un seul déclencheur.

Les étapes

Attendre propose trois modes : Durée (à partir de maintenant), Relatif à une date (avant ou après une date de la donnée) et À une date précise.

Suivre et corriger

• La liste des automatisations affiche leur statut : Actif ou En pause. Mettre en pause arrête une automatisation publiée, Réactiver la relance. Dupliquer crée une copie, en pause.
• L'onglet Exécutions montre le Taux de succès, la durée moyenne, les exécutions en échec et Bloquées, puis la liste des exécutions avec leur statut (En file, En cours, En pause, Réussie, Échouée, Arrêtée…). Voir détaille chaque étape avec son entrée et sa sortie. Rejouer relance une exécution, Arrêter interrompt celle en cours.
• Quand vous publiez une correction, Appliquer aux exécutions en cours fait terminer les exécutions déjà lancées sur la nouvelle version.

Cas limites & erreurs fréquentes

• Rien ne se passe. L'automatisation n'est pas publiée, ou elle est En pause. Un brouillon enregistré ne s'exécute jamais.
• Un message WhatsApp en texte libre échoue. WhatsApp n'accepte un message libre que dans les 24 heures qui suivent le dernier message du client. En dehors, choisissez le type modèle et un modèle approuvé ; chaque envoi de modèle consomme 1 crédit de messagerie.
• Après une étape Attendre, les données sont anciennes. Les étapes suivantes reçoivent les informations telles qu'elles étaient au déclenchement. Pour décider sur l'état actuel (commande payée entre-temps ?), ajoutez une étape Trouver une commande après l'attente.
• La planification se décale d'une heure. Sans Fuseau horaire renseigné, la planification suit le fuseau du serveur, pas celui de votre boutique.
• « Un workflow ne peut avoir qu'un seul déclencheur ». Supprimez le déclencheur existant avant d'en choisir un autre.
• « La forme de ce flux nécessite la vue canevas ». Un flux avec boucle, aiguillage multiple ou branches qui se rejoignent ne se modifie qu'en vue Canevas, sur un écran large.
• Des étapes d'IA consomment des jetons. Le panneau des exécutions affiche les crédits IA consommés par exécution et sur 30 jours.

FAQ

Faut-il savoir coder ? Non. Les étapes se choisissent dans une liste et se règlent par des champs. Seules les étapes Avancé demandent des notions techniques.

L'assistant IA peut-il créer une automatisation pour moi ? Oui, demandez-lui ; il la crée en brouillon et vous la relisez avant de la publier.

Une automatisation peut-elle écrire dans mes données ? Oui : les étapes Créer, Mettre à jour et Supprimer agissent réellement. Testez sur un cas réel maîtrisé avant de publier.

Voir aussi

• Exemples d'automatisations prêtes à l'emploi
• Configurer un webhook
• Créer un modèle de message WhatsApp
• Comprendre les crédits de messagerie