Transférer de l'argent entre comptes de trésorerie et confirmer les remises

Pourquoi c'est utile

Le soir, la recette de la caisse part à la banque ; le matin, on remet de la monnaie dans le tiroir ; le livreur rapporte l'argent encaissé chez les clients. Si ces mouvements ne sont pas notés, la caisse paraît vide et la banque trop pleine, et on ne sait plus qui a remis quoi. Un transfert déplace l'argent d'un compte à l'autre dans Genuka, sans le compter comme une vente ni comme une dépense.

Résumé

Un transfert fait passer un montant d'un compte de trésorerie (la Source) à un autre (la Destination). Fait depuis la fiche d'un compte, il est Effectué tout de suite : les deux soldes bougent ensemble. Quand c'est un employé qui tient un compte (un livreur) qui déclare remettre de l'argent, le transfert reste En attente de confirmation jusqu'à ce que quelqu'un compte l'argent reçu.

Prérequis

• treasury_accounts.* (ou transactions.*) pour créer un transfert.
• treasury_accounts.view pour voir la liste des transferts d'un compte.
• Au moins deux comptes de trésorerie (voir « Créer et suivre ses comptes de trésorerie »).

Étapes — transférer entre deux comptes

1. Paramètres › Comptabilité & Finances › Comptes de trésorerie, ouvrez le compte d'où part l'argent.
2. Cliquez sur Créer un transfert : fenêtre Nouveau transfert (« Transférez de l'argent de … vers un autre compte de trésorerie »).
3. Source : le compte ouvert, non modifiable. Pour transférer depuis un autre compte, ouvrez d'abord ce compte.
4. Destination : choisissez le compte qui reçoit. La liste montre chaque compte, sa boutique (ou « Global ») et son solde.
5. Montant, Date (aujourd'hui par défaut, modifiable) et Raison (« Raison du transfert »), par exemple « Versement de la recette du 29 ».
6. Enregistrer. Le transfert apparaît dans l'onglet Transferts des deux comptes : en vert sur le compte qui reçoit, en rouge sur celui qui donne.

Étapes — confirmer une remise d'argent d'un livreur

1. Le livreur, depuis sa livraison, utilise Remettre de l'argent puis Déclarer la remise vers un compte de l'entreprise (« Remise déclarée — en attente de confirmation »). L'argent reste sur son compte tant que personne ne l'a compté.
2. Sur la liste des comptes de trésorerie, un encadré Remises à confirmer signale les remises en attente. Sur la fiche du compte qui reçoit, le bloc Remises à confirmer (n) les liste.
3. Comptez l'argent, puis :
   • Confirmer : saisissez le Montant compté. S'il manque de l'argent, le message « Il manque … : ce montant reste dû sur … » s'affiche ; la différence reste sur le compte du livreur.
   • Pas reçu : la remise est refusée avec un Motif ; rien ne bouge et le livreur doit toujours la somme.

Peuvent confirmer : un responsable de la trésorerie (treasury_accounts.* ou transactions.*), ou la personne qui tient le compte qui reçoit. Celui qui a déclaré la remise ne peut jamais la confirmer lui-même.

Les statuts d'un transfert

Champs & options

Cas limites & erreurs fréquentes

• « Insufficient balance » (message en anglais) : le compte source n'a pas assez d'argent. Un transfert ne peut pas rendre un compte négatif ; les remises en attente au départ de ce compte sont déjà déduites de ce qui est disponible.
• Un transfert ne se supprime pas et son montant ne se corrige pas. Seule la description se modifie (icône crayon de l'onglet Transferts). Pour annuler une erreur, enregistrez un transfert dans l'autre sens : l'historique garde ainsi les deux opérations.
• Une seule devise. Un transfert est toujours dans la devise de l'entreprise, sans conversion.
• Messages en anglais : le message de réussite (« Transfer created successfully ») et les titres de colonnes « Made by » et « Reason » de l'onglet Transferts s'affichent en anglais.
• Genuka Pay : un retrait demandé depuis Genuka Pay vers votre Mobile Money n'est pas reporté automatiquement dans vos comptes de trésorerie. Enregistrez-le vous-même par un transfert du compte Genuka Pay vers le compte qui reçoit l'argent.
• Comptabilité : un transfert ne génère son écriture comptable qu'une fois Effectué ; une remise en attente ou refusée n'en génère aucune.

FAQ

Comment enregistrer le dépôt de la recette à la banque ? Ouvrez le compte de la caisse, Créer un transfert, choisissez le compte bancaire en destination et le montant déposé.

J'ai fait un transfert vers le mauvais compte, comment l'annuler ? Faites un transfert du même montant dans l'autre sens, avec une raison qui l'explique. Un transfert ne se supprime pas.

Le livreur dit m'avoir remis 50 000 F mais j'en compte 45 000. Confirmez la remise avec un Montant compté de 45 000 : les 5 000 restants restent dus sur le compte du livreur.

Voir aussi

• Créer et suivre ses comptes de trésorerie (comptes-tresorerie)
• Suivre les paiements (suivi-paiements)
• Préparer et suivre une livraison (preparer-livraison)
• Rapprochement bancaire (rapprochement-bancaire)