Ouvrir et clôturer une session de caisse (contrôle de caisse)

Pourquoi c'est utile

Sans comptage, on ne sait jamais si la caisse est juste ou si de l'argent manque, ni depuis quand. La session de caisse fixe le fond de départ, enregistre les paiements en espèces de la journée et demande un comptage à la fermeture. Genuka calcule alors ce qui devait se trouver dans le tiroir et fait valider tout écart par un responsable.

Résumé

Le contrôle de caisse oblige à ouvrir une session sur une caisse en espèces avant d'y encaisser, puis à la clôturer en comptant l'argent : Genuka compare le compté à l'attendu et fait valider les écarts. Il est désactivé par défaut : sans lui, on vend et on encaisse sans session.

Prérequis

• Activer le contrôle : droit de gestion de l'entreprise ou des comptes de trésorerie.
• cash_registers.view (voir les sessions), cash_registers.open (ouvrir), cash_registers.close (clôturer), cash_registers.approve_difference (approuver ou rejeter un écart).
• Un compte de trésorerie de type espèces (la caisse), et les coupures (billets et pièces) de votre devise configurées.

Étapes — activer le contrôle de caisse

1. Paramètres › Entreprise › Paramètres généraux (/global-settings), onglet Contrôle de caisse.
2. Cochez Activer le contrôle de caisse : « Quand activé, les utilisateurs doivent ouvrir/fermer une session de caisse ; quand désactivé, ce flux est masqué et inactif. »

Étapes — ouvrir une session

1. Depuis la caisse (/pos, bandeau en haut) ou depuis Paramètres › Comptabilité & Finances › Sessions de caisse (/cash-register-sessions) : Ouvrir une Session.
2. Choisissez la caisse (seuls les comptes en espèces sont proposés). La session est rattachée à l'entreprise et à la boutique de cette caisse ; une caisse sans boutique prend votre première boutique de l'entreprise.
3. Comptez le fond de caisse par coupures. Un fond supérieur à 0 doit être détaillé par coupures.
4. Ouvrir. Le bouton reste grisé si aucune coupure n'est configurée pour la devise.

Tant que la session est ouverte, chaque paiement encaissé sur cette caisse y est enregistré automatiquement ; un raccourci « Caisse ouverte » s'affiche dans l'en-tête du tableau de bord.

Étapes — clôturer une session

1. Fermer la Session (depuis la caisse, la liste ou la fiche de la session).
2. « Entrez le montant exact du cash compté dans la caisse » : Solde Compté, par coupures.
3. En cas d'écart, choisissez la Raison de la Différence (Arrondi, Erreur de monnaie, Reçu perdu, Erreur système, Espèces trouvées, Vol suspecté, Autre) et ajoutez des Notes. Au-delà d'un petit écart, une confirmation supplémentaire est demandée.
4. Validez.

Ce que devient l'écart

Pour une caisse qui brasse beaucoup d'argent, ces seuils augmentent avec le solde attendu : 0,05 % de l'attendu pour l'acceptation automatique, 5 % pour l'investigation, si c'est plus que les montants ci-dessus.

Le responsable (droit cash_registers.approve_difference) ouvre Approuver la Différence : Approuver ferme la session ; Rejeter (avec une « Raison du Rejet ») la rouvre pour un nouveau comptage.

Suivre les sessions

• Liste /cash-register-sessions (« Sessions de Caisse ») : filtres Toutes / Ouvertes / En attente / Fermées, et indicateurs (sessions totales, sessions exactes, différence totale et moyenne).
• Fiche d'une session : Solde d'Ouverture, Solde Attendu, Solde Compté, Différence, et onglets Transactions / Historique.
• Statuts : Ouverte, En attente d'approbation, Fermée, Rejetée.

Cas limites & erreurs fréquentes

• « La session de caisse n'est pas ouverte pour ce registre. Veuillez ouvrir la caisse d'abord. » Vous encaissez en espèces sur une caisse sans session, avec le contrôle activé. Attention : en caisse, la commande est déjà créée ; ouvrez la session puis enregistrez le paiement depuis la fiche de la commande.
• Seuls les paiements en espèces sont concernés : mobile money, carte ou banque ne demandent pas de session. Un paiement de 0 non plus.
• Ventes hors connexion (application Genuka pour ordinateur). À la synchronisation, le paiement d'une vente faite hors ligne va dans la session où la vente a été faite, même si elle a été clôturée depuis un autre appareil pendant la coupure : l'écart de cette session est alors recalculé (voir « Contrôler les écarts de caisse »). Si aucune session n'était connue et qu'aucune n'est ouverte, le paiement est quand même enregistré, sans être refusé. Les paiements faits en ligne suivent toujours la règle ci-dessus : session ouverte obligatoire.
• Pas d'entrée / sortie d'argent manuelle pendant la session (apport de monnaie, retrait) : seuls les paiements y sont enregistrés.
• Un paiement modifié après coup ne corrige pas la session. Changer son montant ou son compte de trésorerie met à jour le solde des comptes et la comptabilité, mais la transaction reste dans la session avec son montant d'origine : l'écart apparaîtra au comptage.
• Sessions indisponibles : tant que le contrôle de caisse est désactivé, Genuka refuse toute opération sur les sessions (ouverture, liste, clôture). Activez-le d'abord.

FAQ

Suis-je obligé d'ouvrir une session pour vendre ? Seulement si le contrôle de caisse est activé, et seulement pour encaisser en espèces.

Qui peut valider un écart de caisse ? Un utilisateur qui a le droit d'approuver les écarts (cash_registers.approve_difference).

Pourquoi le bouton Ouvrir est-il grisé ? Aucune coupure (billets et pièces) n'est configurée pour la devise de la caisse.

Voir aussi

• Vendre depuis la caisse (utiliser-caisse-pos)
• Moyens de paiement (moyens-de-paiement)