Créer des objets et des champs personnalisés
Ce que vous aurez : Genuka suit une information propre à votre métier, avec ses champs, ses enregistrements et ses liens vers vos clients ou vos commandes.
Les données du métier quittent les cahiers et les tableurs pour vivre à côté des ventes et des clients qu'elles concernent.
Pourquoi c'est utile
Chaque métier suit des informations que Genuka ne prévoit pas d'office : les contrats d'un loueur, les véhicules d'un garage, les mesures d'un tailleur, la date d'anniversaire de mariage d'un client fidèle. Plutôt que de les garder dans un cahier ou un tableur à part, vous pouvez les ranger dans Genuka, reliées aux clients, commandes ou produits concernés.
Résumé
Deux outils, selon le besoin :
| Besoin | Outil | Où |
|---|---|---|
| Ajouter une ou deux informations à une fiche existante (client, commande, produit, fournisseur, dépense, facture) | Un champ personnalisé | Paramètres › Entreprise › Paramètres généraux, onglet de l'objet concerné |
| Suivre un nouveau type de fiche, avec sa propre liste | Un objet personnalisé | Paramètres › Intégrations › Objets personnalisés |
Prérequis
- Permission :
company.*pour créer ou modifier des objets et des champs. - Pour travailler ensuite dans les enregistrements d'un objet, chaque membre a besoin des droits de cet objet (voir « Permissions »).
Étapes : créer un objet personnalisé
- Ouvrez Paramètres › Intégrations › Objets personnalisés, puis Nouvel objet.
- Renseignez le Nom au singulier (ex. Contrat), le Nom au pluriel (ex. Contrats) et la Clé (minuscules, chiffres et tirets ; proposée à partir du nom). Choisissez une Icône si vous le souhaitez.
- Dans Champs, cliquez sur Ajouter un champ pour chaque information : un Libellé, une Clé et un Type.
- Pour chaque champ, cochez au besoin Obligatoire, Afficher dans la liste et Filtrable. Glissez les champs pour changer leur ordre.
- Cliquez sur Enregistrer. L'objet a désormais sa carte dans les Paramètres et sa page d'enregistrements.
- Ouvrez l'objet et cliquez sur Ajouter un enregistrement pour saisir votre première fiche.
Les types de champs
| Type | Usage |
|---|---|
| Texte, Nombre, Case à cocher | Valeurs simples |
| Liste | Un choix parmi des Options (Entrée pour ajouter l'option suivante) |
| Date, Date et heure | Échéances, rendez-vous |
| Relation | Un lien vers une fiche Genuka (Lié à : client, commande, produit, facture, dépense, fournisseur, collection, remise, entrepôt, avoir, campagne, étiquette) ou vers un autre objet personnalisé. Autoriser plusieurs permet plusieurs liens. |
| Média | Photos ou fichiers joints |
| Objet | Un groupe de Sous-champs, éventuellement répété (Autoriser plusieurs entrées) : par exemple les lignes d'un état des lieux |
Sur un champ Relation, Afficher sur l'objet lié ajoute une section sur la fiche liée : un client montre alors ses contrats, avec son Libellé de la section, et peut en créer un nouveau si vous cochez Autoriser la création de nouveaux enregistrements depuis là. Les listes de la fiche liée peuvent aussi être filtrées par ces enregistrements.
Gérer les enregistrements
La page d'un objet liste ses enregistrements, avec une recherche, des filtres (sur les champs Filtrable) et les actions Modifier et Supprimer. Elle permet aussi d'exporter et d'importer les enregistrements par fichier ; l'import se fait en arrière-plan et vous êtes prévenu à la fin.
Publier sur le site web
Deux options de l'objet :
- Publier sur la boutique en ligne (site web) : les enregistrements deviennent lisibles par votre site web et l'API publique. Seuls les champs cochés Public sont exposés.
- Autoriser les visiteurs du site web à créer des enregistrements : des visiteurs non connectés peuvent en créer (un formulaire de demande, par exemple), avec les champs publics uniquement.
« Boutique en ligne » désigne ici votre site web, pas une boutique physique.
Étapes : ajouter un champ personnalisé à une fiche existante
- Ouvrez Paramètres › Entreprise › Paramètres généraux.
- Choisissez l'onglet de l'objet : Commandes, Clients, Produits, Dépenses/Achats, Fournisseurs ou Lien de facture.
- Dans Champs personnalisés, ajoutez un champ : Libellé, Type (Texte, Nombre, Liste, Date, Date et heure), Valeur par défaut, Requis.
- Enregistrez. Le champ apparaît sur les fiches de cet objet.
Permissions
Chaque objet personnalisé a ses propres droits, attribuables dans les rôles : voir, créer, modifier et supprimer des enregistrements, et gérer l'objet lui-même (sa structure). Concevoir l'objet reste un acte d'administrateur ; remplir ses fiches peut être confié à l'équipe.
Cas limites & erreurs fréquentes
- « Les clés des champs doivent être uniques ». Deux champs ne peuvent pas porter la même clé.
- « Les champs liste nécessitent au moins une option » et « Les champs relation nécessitent une cible » : complétez le champ avant d'enregistrer.
- Supprimer un objet supprime tous ses enregistrements. Genuka le demande en confirmation : « Supprimer cet objet et tous ses enregistrements ? »
- Un employé ne voit pas l'objet. Son rôle n'a pas les droits de cet objet ; un administrateur peut les ajouter.
- Objet ou champ ? Si l'information n'a de sens que sur une fiche (un « numéro de carte de fidélité » sur le client), un champ personnalisé suffit. Si elle a sa propre vie, plusieurs occurrences ou des liens vers plusieurs fiches, créez un objet.
FAQ
Puis-je relier un objet personnalisé à un autre ? Oui, avec un champ Relation dont la cible est l'autre objet.
L'assistant IA connaît-il mes objets personnalisés ? Oui. Il peut lister vos objets, lire leurs enregistrements et en créer, dans la limite de vos droits.
Les objets personnalisés sont-ils accessibles par l'API ? Oui, comme les autres données de votre entreprise (voir « Générer et gérer des clés API »).
Voir aussi
- Paramètres globaux de l'entreprise
- Créer un rôle et gérer les permissions
- Installer une application
- Générer et gérer des clés API
Connectez-vous pour garder la trace des leçons terminées.
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